Jak być efektywnym jako przedsiębiorca – rozmowa z Agatą Gąsiorowską, trenerką efektywności

W tym wywiadzie z Agatą Gąsiorowską, trenerką efektywności, dzielimy się praktycznymi wskazówkami na temat organizacji małego biznesu. Agata opowiada, jak efektywnie zarządzać czasem, delegować zadania i unikać pułapki nadmiernej produktywności. Sprawdź, jakie zmiany warto wprowadzić, aby nie zagubić się w bieżących zadaniach.

Wolisz słuchać? Wskakuj na YouTube…

… lub odpal podcast

Ela: Cześć Agata, bardzo mi miło powitać Cię na moim kanale!

Agata: Cześć, dzień dobry Elu! Też jestem bardzo szczęśliwa, że mam okazję dzisiaj gościć tutaj u Ciebie.

Ela: Powiedz mi, skąd wzięło się określenie „trenerka efektywności” i skąd pomysł na taki kierunek działania?

Agata: Myślę, że droga dojścia do roli trenerki efektywności była dość długa. Ogólnie, kiedy ostatnio próbowałam zebrać swoje kompetencje i zastanowić się, w czym czuję się dobrze oraz jak działam zarówno ze sobą, jak i z moimi klientami, przejrzałam, jak różni ludzie nazywają siebie w tym kontekście. Znalazłam m.in. osoby, które są trenerami produktywności, trenerami organizacji, czy mentorami, ale żadne z tych określeń nie oddawało w pełni kompleksowości tego, czym chcę się zajmować w kontekście właśnie efektywności osobistej i efektywności małych biznesów.

Ela: Okej, bo tak patrząc na social media i osoby, które zajmują się tworzeniem treści, to raczej mówi się o produktywności, niekoniecznie o efektywności. Czym to się różni?

Tylko że produktywność bardzo często staje się pułapką, w którą ja też sama wpadłam, ponieważ prowadzi to do zatracenia się w tej gonitwie. Prowadzi do dążenia do czegoś, co tak naprawdę nie zawsze jest osiągalne. I wtedy, kiedy zauważyłam, że sama produktywność tu nie wystarcza, żeby czuć się dobrze i dostarczać efekty, pojawił się u mnie termin efektywności. Chodzi o to, żeby robić rzeczy, ale robić je dobrze, skutecznie, i skupiać się na tym, nie na ilości rzeczy do zrobienia, ale na tym, jak je zrobić. Żeby te działania dawały nam efekty, na przykład w postaci odciążenia czasu i głowy, żeby w przyszłości po prostu pracowało nam się lżej.

Ela: No więc właśnie, bo ta produktywność w pewnym momencie wchodzi na taki etap, że my się bardziej skupiamy na tym, żeby być produktywnym, niż mam wrażenie, na realizacji zadań i wyborze tych najważniejszych obszarów, które mają być odpowiednie w danym momencie.

I właśnie to też dla mnie była inspiracja, żeby sprawdzić, co jest trochę pośrodku, bo z jednej strony wiem, że chcę robić fajne projekty, lubię pracować, lubię dużo pracować, lubię też czuć satysfakcję, i ta ambicja zawsze jest. Ale z drugiej strony miałam poczucie, że to ciągłe gonienie to nie jest jedyne, na czym chcę się skupić. Potrzebuję czasu dla siebie, przestrzeni w głowie, żeby mieć czas na kreatywność, pomysły, na stworzenie strategii, a nie tylko jej realizację. Żeby mieć przestrzeń mentalną na skupienie się na tym. I właśnie z tego szukania wyważenia powstała nazwa mojego profilu, teraz mojej marki, którą tworzę – slow.fast.life. To połączenie ambicji, projektów, sprawczości, ale z uważnością na siebie, swoją mentalność, przestrzeń w głowie, a także relacje z innymi i budowanie społeczności.

Ela: Okej, czyli twoim celem jest pokazanie tego balansu między szybkim życiem, prowadzeniem biznesu i tą dużą ilością zadań, która się w biznesie może pojawić, a tym spokojem i znalezieniem równowagi między tymi dwoma obszarami.

Agata: Powiem ci, że chyba nawet nie do końca nazwałabym to balansem w sensie takim, że wydaje mi się, że bycie w takim idealnym środku, czyli określenie tego balansu, jest bardzo trudne. Owszem, on się co jakiś czas pojawia. Myślę, że idealnie porównałabym to do koncepcji wahadła. Kiedy chcemy być w tym balansie, to, kiedy jest wahadło, ono jest gdzieś tam idealnie pośrodku, co jakiś czas się pojawia, a ten środek na chwilkę się pojawia. Natomiast mamy częściej te koncepcje wychyleń. Albo jesteśmy bardzo wychyleni w stronę dowożenia, bycia, robienia projektów, i wtedy pojawia nam się największy rozwój. To właśnie wtedy ciśniemy i czujemy, że te rzeczy się dzieją, że one dają nam efekty. Ale co jakiś czas dobrze jest, żeby to wahadło wróciło na stronę zatrzymania, bycia ze sobą, skupienia się na swojej głowie. I właśnie kiedy myślę o tym, w jaki sposób slow.fast.life przedstawia tę koncepcję, to pokazywałabym to bardziej w kontekście wahadła, czyli przepinania się pomiędzy jedną stroną a drugą co jakiś czas, a nie zawsze bycia po środku. Bo mam wrażenie, że szukanie idealnego środka czasami powoduje, że będziemy ciągle stać w miejscu. Tylko czasami te wychylenia dają nam największy efekt, który daje nam satysfakcję.

Ela: No i gdzieś nasuwa mi się ryzyko, że jeśli wpadamy w taki etap ciągłej pracy i koncentracji wyłącznie na realizacji swoich celów, to w pewnym momencie przychodzi nam taka sytuacja, że doświadczamy wypalenia zawodowego. No bo trzeba to wprost powiedzieć.

Ela: No i właśnie znalezienie takiego miejsca, żeby nie dążyć ciągle do nadmiaru zadań, tylko właśnie znaleźć moment na wyciszenie, jest o tyle ważne, przynajmniej w moim spojrzeniu, że kiedy mamy za dużo pomysłów i rzeczy do zrobienia, tworzy się w naszej głowie chaos. Właściwie nie wiemy, w którym kierunku powinniśmy pójść. Jest dużo pomysłów, chcemy zrobić wszystko naraz, a przedsiębiorcy często zbierają te pomysły, zapisują je w jednym miejscu, ale w pewnym momencie pojawia się przytłoczenie tą ilością tematów. Jest ich tyle, że pojawia się prokrastynacja i wszystko staje w miejscu.

Agata: Zgadza się, tak, to też bardzo częsty objaw.

Ela: No właśnie, i teraz, wracając do tematu, jakie symptomy, oprócz tych, które już dotychczas omówiłyśmy, wskazują na to, że to już jest ten moment, kiedy warto by było coś zacząć układać w swoim biznesie?

Agata: Tak, więc tutaj wspomniałyśmy o kwestii wypalenia, o poczuciu, że moglibyśmy więcej, ale coś nas cały czas blokuje i powstrzymuje. Myślę, że nazwałabym to również poczuciem zmęczenia swoim biznesem. Kiedy myślimy o nim, pojawia się w nas dyskomfort. To już nie jest coś, co nas cieszy, że robimy coś, wstajemy z ekscytacją, bo jest kolejna fajna rzecz do zrobienia. Praca, która jest przede mną, bardziej mnie przeraża niż ekscytuje. Wydaje mi się też, że pojawia się to, kiedy widzimy, że pracujemy po 10-12 godzin dziennie i to jest nasz standard. To nie jest coś, co się zdarza raz na jakiś czas, bo mamy ważny temat do dowiezienia, ale to już nasza codzienność. Godziny liczymy w dziesiątkach, a nie jednostkach. Pojawia się kwestia wyrywania chwil na ludzkie przyjemności, jak spacer czy czas dla rodziny – to muszą być rzeczy, które są wyrywane z tego czasu. I to, że jedziemy na urlop, ale ten urlop nie jest spokojny, bo mamy co chwilę telefony, bo pojawia się pożar do zagaszenia, który tylko ja jestem w stanie rozwiązać. I to ciągłe bycie w bieżączce – z jednej strony wiem, że strategia jest ważna, że muszę ją mieć, żeby iść dalej, rozwijać się, ale z drugiej strony jestem tak zagoniona w tym, co robię na co dzień, że nie mam przestrzeni, żeby siąść, pomyśleć i ją stworzyć, zaplanować.

Ela: No więc właśnie, bo ty pracujesz głównie z kobietami?

Agata: Tak, aczkolwiek do tej pory pracowałam w takiej typowo męskiej branży, w świecie IT. Ostatnie moje 5 lat to była praca głównie w środowisku męskim, aczkolwiek teraz, ze względu na to, że moim kanałem, na którym najczęściej jestem, jest Instagram, to najczęściej pracuję właśnie z kobietami.

Ela: I co utrudnia kobietom wykonanie tego pierwszego kroku, żeby sobie ten biznes uporządkować? Na przykład, patrząc po mnie, jednym z problemów jest to, że wszystko chciałabym robić sama, że to, co będę robiła sama, zawsze będzie wykonane lepiej, czyli syndrom Zosi Samosi. Jak tak patrzę po swoim biznesie, czy współpracując jako wirtualna asystentka z innymi przedsiębiorcami, to jest temat, który najczęściej się powtarza, zwłaszcza w małych firmach.

Agata: Myślę, że taki moment, kiedy działam sam, działam sama, to jest taki moment, kiedy my bardzo rzadko myślimy o tym, że w przyszłości będziemy chcieli komuś coś oddać. Na ten moment jestem na etapie, kiedy wszystko jest w mojej głowie, mam nad tym kontrolę, wiem, co trzeba robić, jak to zrobić, więc szkoda mi czasu, żeby to przekładać na instrukcje, checklisty, pewne standardy, których sama się trzymam, bo wydaje mi się, że wszystko wiem. Tylko tu mamy dwie pułapki, w które wpadamy. Po pierwsze, warto przygotować się do tego, że kiedyś będziemy chcieli coś komuś oddać, nawet w kwestiach administracyjnych. Jako wirtualna asystentka też wiele razy się z tym spotkałam. Kiedy zaczynałam współpracować z kimś 1:1, to dopiero wtedy ta osoba oddelegowywała mi procesy. Najczęściej ustnie, pokazywała, co jak robi, dopiero żebym mogła się tym zająć. Tylko ten proces wymagał czasu, co sprawiało, że była to inwestycja. Natomiast w momencie, kiedy zadanie byłoby wcześniej odrobione – na przykład, mam proces przygotowywania dokumentów dla księgowości, który wiem, że nie chcę wykonywać, bo to będzie mój czas stracony. I w tym momencie, kiedy to robię po raz trzeci, piątym, dziesiątym, mam już spisaną instrukcję, krok po kroku, jak to zrobić. Dzięki temu przyspieszam swój czas pracy kolejnym razem, bo już nigdy nie zastanawiam się, gdzie mam wszystkie faktury, jak je nazwać, jak je wysłać. Mój proces zrealizowania tego, powiedzmy, z dwóch godzin skraca się do 30 minut za każdym razem. To pierwszy benefit, a po drugie, kiedy wchodzi osoba, której chcę to oddelegować, to mamy już ten element, że: „Okej, chcę, żebyś to zrobiła tak. Jeśli będziesz uważała, że jest jakiś lepszy, fajniejszy pomysł, zapisz to, porozmawiamy o tym później, ale w tym momencie to jest mój standard, którego chciałabym, żebyśmy się trzymali.” Po pierwsze oszczędność czasu, bo ta osoba jest wdrożona praktycznie po godzinie, po pierwszym wykonaniu tego zadania samodzielnie z moją instrukcją. Za pierwszym razem jasne, zajmie jej to trochę dłużej, zanim się oswoi z procesem, ale na pewno o wiele krócej, niż gdyby sama musiała to rozkładać, zastanawiać się, jak to zrobić. Więc to jest taka kwestia, że wydaje nam się, że jak działamy sami, to tego nie potrzebujemy. Ogólnie też wydaje mi się, że kwestia przytłoczenia tymi tematami, jeśli tego odpowiednio nie zorganizujemy, nie poukładamy, po pewnym czasie pojawia się po prostu tyle, że nawet nas samych to przytłacza.

Ela: No i właśnie, odnośnie tworzenia procedur, to przedsiębiorcy bardzo często odkładają ten temat na później, bo nie mają na to czasu, ale tak naprawdę jest kilka prostych metod, które można zrobić od razu i stworzyć tę procedurę. Można to zrobić zupełnie przy okazji. Jednym z przykładów jest chociażby włączenie aplikacji do nagrywania ekranu i przejście przez proces, nagranie go tak, żeby pokazać, co się w danym momencie robi. Czasami nagranie takiego filmu zajmuje tyle, co realizacja tego zadania, i mamy od razu gotową procedurę.

Agata: Tak, to jest mega super tip, żeby, kiedy mamy z tyłu głowy, że na przykład kiedyś będziemy chcieli komuś coś oddać, nagrywać rzeczy, które robimy regularnie, cyklicznie, mówić do siebie. Mamy od razu gotową podkładkę, żeby zrobić to mega efektywnie.

Ela: Jakie są jeszcze inne długofalowe skutki nieuporządkowywania tych procesów na bieżąco?

Właściciel zaczyna mieć poczucie, że nikt nie zrobi tego lepiej niż ja, wszystko muszę zrobić sama. No i tu pojawia się kwestia przytłoczenia tą bieżączką, braku przestrzeni na pracę koncepcyjną. Także to jest kwestia ze skalowaniem, ale myślę, że też kwestia tego, że ten chaos wewnętrzny doprowadza do obniżenia jakości, którą czują klienci. Kiedy mamy duże nakłady na marketing, mamy świetny Instagram, przyciągamy klientów, oni przychodzą do nas, ale to, co zastają, jakość współpracy, nie daje im satysfakcji, nie daje efektu wow. Za dużo rzeczy nie działa jak powinno. Klient przychodzi, kupuje, ale prawdopodobnie nie wróci już drugi raz, nie poleci nas dalej, bo nie czuł płynności w tym, co się dzieje, nie miał kogo zapytać, były niedomówienia w procesie, błędy, które musiał sam wyjaśniać, pisać do obsługi firmy. Jeśli nie mamy uporządkowanego procesu onboardingu, komunikacji, oferty, tego jak współpracować z klientem, to nawet najlepszy lead, który do nas przyjdzie, nie zamieni się w lojalnego klienta, który później pomoże firmie rosnąć, poleci nas dalej, przyjdzie po kolejną usługę. W ten sposób ten chaos doprowadza do tego, że przeciekają nam pieniądze.

Ela: No więc właśnie, bo nawet ten banalny efekt wow na początku, gdzie wszystko gra i klient jest zaopiekowany, to on, nawet jeśli jeszcze dobrze nie zaczął korzystać z usługi czy produktu, już chętnie poleca, bo sama obsługa była dla niego na tyle wartościowa, że będzie polecał dalej. Natomiast jeśli ta obsługa i wszystko się sypie od samego początku czy na kolejnych etapach, no to niestety, ale tracimy klienta.

Okej, to załóżmy, że jestem taką kobietą, która prowadzi swój biznes, widzi chaos i wie, że potrzebuje pomocy. I co teraz? Co dalej?

Agata: Myślę, że pierwszą rzeczą, którą trzeba sobie uświadomić, jest to, że nie ma takiego idealnego triku, super pigułki, jednego rozwiązania, które ktoś nam przekaże i powie: „Okej, u ciebie to zadziała.” Po pierwsze, dlatego że sytuacja każdej firmy jest trochę inna. Każdy biznes, niezależnie od tego, czy to jest osoba działająca solo, czy masz już jakiś zespół, inaczej funkcjonuje, ma inaczej zbudowaną koncepcję. Ale to, co jest podwaliną, tego jak można zacząć działać i układać, udało mi się odzwierciedlić w piramidzie efektywności biznesu, którą stworzyłam. To była moja koncepcja kompleksowości, patrząc na mały biznes, jakie klocki tam trzeba poukładać, żeby ten efekt końcowy był jak najbardziej zadowalający. I chyba tutaj jest taki moment, gdzie mogę udostępnić i pokazać, odnieść się do tej piramidy. Myślę, że będzie nam trochę łatwiej na nią sobie zerknąć.

Kolejnym kluczowym elementem jest praca nad mentalnością: jakie mamy przekonania, dlaczego prokrastynujemy, czy jesteśmy asertywni i umiemy odmawiać. Potem przechodzimy do organizacji – jak mamy poukładane tematy, które do nas wpływają, czy mamy system, który podpowiada nam, kiedy musimy być np. u lekarza. Następnie skupiamy się na skuteczności – pracy w skupieniu, nawykach i tym, co sprawia, że nasza praca staje się bardziej efektywna. Dopiero na końcu przychodzi zarządzanie czasem i zadaniami – układanie list zadań, wprowadzanie ich w system, tworzenie bloków czasowych.

Bardzo często odwracamy tę piramidę i zaczynamy od trików, jak wcisnąć jak najwięcej, ale zaczynanie od podstaw daje największą skuteczność.

Odpowiadając na pytanie, od czego zacząć: zacznij od siebie, zadbaj o przestrzeń na pracę nad swoim biznesem. Następnym krokiem jest praca nad efektywnością zespołu, w tym organizacja – wiedza, gdzie co mamy, czy zespół wie, gdzie co ma, oraz stosowanie standardów, które oszczędzają czas. Potem przychodzi efektywność procesów – jak zrobić rzeczy szybciej, łatwiej, czy możemy coś zautomatyzować. Kolejne etapy to usprawnianie procesów, aż w końcu zyskujemy przestrzeń na strategię. Efektywność niższych poziomów daje przestrzeń na planowanie i raportowanie, a na końcu wisienka na torcie – jest efektywność zespołu. To trudny element, bo zespół może mieć opory, ale jeśli rozumie misję i wizję, praca nad jakością wykonania pojawia się naturalnie.

Pierwsza rzecz, od której trzeba zacząć, to organizacja cyklicznych zadań. Często trzymamy je w głowie, ale nasza głowa nie jest do tego stworzona. Zbyt dużo tematów do zapamiętania powoduje przegrzanie, a nasza podświadomość non-stop nad nimi pracuje. Najczęściej przypominamy sobie o różnych rzeczach w najmniej dogodnych momentach. Dlatego polecam aplikację do zarządzania zadaniami, nieważne, która to będzie – Asana, Todoist, Clickup – wybierz to, co Ci odpowiada. Dzięki temu zapisujemy wszystko, co robimy cyklicznie, np. faktury dla księgowości. Kiedy mam spisane, jak je zebrać i wysłać, robię to praktycznie automatycznie, nie poświęcając na to energii. Fizyczny kalendarz też nie jest dobrym rozwiązaniem, bo musimy przepisywać zadania na kolejny dzień, a aplikacja pozwala szybko przepiąć je na później. Dużym game changerem dla mnie było zapisanie urodzin rodziny i przyjaciół. Teraz zawsze wiem, że nie zapomnę, a moja głowa jest lżejsza.

Ela: Więc Asana ma także funkcję cyklicznych zadań, że kiedy zaplanujesz zadanie i ustawisz datę, wystarczy, że je odklikasz, a ono automatycznie odświeża się na kolejny termin. To jest naprawdę przydatne, bo nie każda aplikacja do zarządzania zadaniami ma takie rozwiązanie. Dlatego ja osobiście korzystam z Asany na co dzień i na chwilę obecną nie widzę powodu, żeby zmieniać tę aplikację.

Kończy się to tym, że cały dzień spędzamy na mniej ważnych zadaniach, bo nasz mózg wybiera te najprostsze, żeby poczuć szybką dopaminę po ich realizacji. To powoduje brak satysfakcji, bo nie robimy tego, co naprawdę ważne. Dlatego tworzę zamkniętą listę rzeczy, które naprawdę chcę zrobić w danym dniu – 5-6 zadań o różnych wartościach energetycznych. Często zaczynam od najtrudniejszego zadania, bo kiedy czuję dyskomfort, to wiem, że to jest zadanie, które powinnam zrobić. Czasami jednak wolę zacząć od prostszych rzeczy, by poczuć satysfakcję.

Drugi element to poranna rutyna, w której wypisuję listę do zrealizowania w danym dniu i na wybieram priorytet, najważniejsze zadanie. To pozwala mi uporządkować chaos.

Trzeci tip, który powinnam powiedzieć na początku, ale sama o nim długo zapominałam, to „płać najpierw sobie”. Zasada znana z finansów: kiedy przychodzi wypłata, odłóż część na oszczędności. Jeśli tego nie zrobisz, pieniądze na koniec miesiąca zostaną przejedzone. To samo dotyczy czasu. Jeśli nie zaplanujemy czasu dla siebie, najprawdopodobniej się on rozfrunie, a na koniec dnia nie będziemy mieć energii na to, by ćwiczyć, zjeść zdrowo czy odpocząć. Dlatego ja zaczynam dzień od czasu dla siebie – medytacji, ćwiczeń, spaceru, dbam o dobre śniadanie. W dłuższym cyklu planuję przerwy, urlop, czas na siłownię i znajomych, bo jeśli tego nie umieszczę w kalendarzu, ten czas po prostu zniknie.

Ela: No i tak patrząc nawet po sobie, to właściwie od ciebie się nauczyłam, że „najpierw wpisuj sobie urlop do kalendarza, bo później braknie ci na niego czasu”. I to się sprawdza, bo jeśli nie zaplanujesz tych przerw, to nie ma szans – zawsze znajdą się jakieś ważniejsze rzeczy, które ci ten czas wypełnią.

Agata: Dokładnie tak.

Ela: Okej, ostatnie pytanie – gdybym była osobą, która potrzebuje uporządkowania własnego biznesu, to jak można cię znaleźć?

Agata: Na ten moment moim głównym kanałem jest Instagram, więc tam odsyłam – slow.fast.life, albo wystarczy wpisać po prostu Agata Gąsiorowska w wyszukiwarkę. Myślę, że będę tą pierwszą, która się znajdzie na liście wyszukiwań. Tam zapraszam, jest też sporo wiedzy, głównie na temat efektywności osobistej. Jeśli czujesz, że potrzebujesz zacząć od poukładania swojej listy zadań, skupienia się trochę na sobie, to tam znajdziesz dużo darmowych treści na co dzień.

Ela: Super, ja też oczywiście pod filmem te wszystkie informacje podlinkuję, więc bez problemu będzie można cię znaleźć. Super, Agata, to bardzo mi miło i cieszę się, że miałyśmy okazję się spotkać. Myślę, że do zobaczenia następnym razem.

Agata: Dziękuję bardzo za zaproszenie i też mam nadzieję do zobaczenia.

Agata Gąsiorowska

Trenerka efektywności, założycielka marki slow.fast.life, która pod taką nazwą prowadzi swoje konto na Instagramie. 

Pasjonatka tematyki efektywności osobistej, od 8 lat zajmująca się organizacją małych biznesów. Na co dzień dzieli się wiedzą o tym, jak działać sprawnie, dowozić efekty i nie gubić się w gąszczu codziennych tematów. 

Współpracuje z soloprzedsiębiorcami, markami osobistymi i właścicielami małych firm, pomagając im organizować to, co dzieje się wewnątrz ich biznesów, usprawniać procesy i uwalniać czas na to, co najważniejsze. 

Jej misją jest to, aby nawet małe firmy budowały profesjonalne oblicze, zadowoleni klienci wracali sami bez konieczności ogromnych inwestycji w marketing, a właściciele odzyskiwali poczucie kontroli, przestrzeń na rozwój i życie poza firmą. 

ZAPISZ SIĘ NA MASTEROWY NEWSLETTER