Jak efektywnie pracować zdalnie?

Według raportu opracowanego przez Instytut Kantar Public 8 na 10 Polaków chciałoby pracować zdalnie. W dobie Internetu i rozwijających się coraz to nowszych technologii już nie musimy wychodzić do biura. Możemy zająć się swoimi obowiązkami służbowymi zostając w domu. Praca zdalna ma mnóstwo plusów i daje wiele możliwości – sami ustalamy kiedy i gdzie chcemy pracować. Mamy też większą swobodę w planowaniu wyjazdów i życia prywatnego. Z drugiej strony, aby nie wpaść w pułapkę prokrastynacji, taki tryb wymaga od nas dobrej organizacji i samozaparcia. Przestrzegaj kilku prostych zasad, a wyciągniesz z tego to, co najlepsze!

Stwórz osobne miejsce do pracy

Pierwszym krokiem, aby Twoja praca zdalna była efektywna, powinno być stworzenie przestrzeni, w której zajmujesz się tylko pracą. Leżąc w łóżku, czy siedząc na kanapie, na której zwykle oglądasz wieczorem seriale, ciężko będzie Ci się zmobilizować do realizacji obowiązków. Z czasem przestaniesz rozróżniać przestrzeń biurową od strefy relaksu. Nie musi to być osobny pokój. Nieraz wystarczy wygodny fotel i biurko z dobrym oświetleniem (zwłaszcza, jeśli lubisz pracować wieczorami). Żeby utrzymać efektywność pracy, zadbaj też o to, aby ta przestrzeń była uporządkowana i znalazły się w niej tylko najpotrzebniejsze rzeczy. Dzięki temu zaoszczędzisz czas i nie będziesz musiała biegać po całym domu szukając słuchawek potrzebnych na spotkanie z klientem, czy długopisu, żeby zanotować pojawiające się pomysły. W tak zagospodarowanej przestrzeni, zasiadając przy biurku, Twój umysł natychmiast otrzyma sygnał, że „przyszedł czas na obowiązki”.

Ustal grafik

Jedni najefektywniej pracują rano, inni wieczorami lub… nocą. Największą zaletą pracy w domu jest to, że możesz pracować wtedy, kiedy podpowiada Ci Twój zegar biologiczny. Jednak nie zapominaj o ustaleniu grafiku i celów, których będziesz się trzymał/a. Nie pozwól sobie na przeglądanie mediów społecznościowych czy innych „rozpraszaczy”, które nie są związane z pracą. Najlepiej załóż sobie osobny profil na komputerze, przeznaczony tylko do pracy. To ograniczy „przypadkowe” otworzenie się strony z Facebookiem. ;)

Określ sobie godziny, w których zajmujesz się pracą i staraj się ich trzymać. Nie musisz pracować ciurkiem przez kilka godzin. To nie sprzyja efektywności. Ustal sobie bloki czasowe, w których pracujesz w pełnym skupieniu. Jeśli jesteś najbardziej efektywny/a w godzinach porannych, czyli np. od 8.00-11.00, to na te godziny zaplanuj sobie najtrudniejsze zadania. Jeśli w godzinach popołudniowych czy wieczornych jesteś najbardziej twórczy/a, to na te godziny zostaw sobie zadania kreatywne. Grunt, to ustalić sobie plan działania na dany dzień i się go trzymać.

Jak to wygląda u mnie?

Sama od kilku miesięcy pracuję według koncepcji 12-tygodniowego roku opisanego w książce „12-tygodniowy rok. Osiągnij w 12 tygodni więcej niż inni w 12 miesięcy” autorstwa Michael’a Lennington’a i Brian’a P. Moran’a. A tak wygląda mój harmonogram pracy rozpisany w kalendarzu Google, utworzonym osobno w moim głównym firmowym kalendarzu.

Codziennie przeznaczam dwa bloki (tzw. bloki buforowe) po jednej godzinie na krótkie, proste zadania. W tym czasie sprawdzam skrzynkę mailową i odpisuję na wiadomości, które nie wymagają ode mnie przeznaczenia większej ilości czasu niż kilka minut. W ramach tych bloków sprawdzam też swoje zadania w Asanie oraz odpisuję na pytania i komentarze od zespołu. Poranny blok buforowy to również czas na rozgrzanie mojego mózgu do pracy w dany dzień. :) Natomiast blok zaplanowany na koniec dnia to moment na przejrzenie zadań, które udało mi się zrealizować i upewnienie się, czy wszystkie ważne tematy (zwłaszcza te od klientów) zostały dopięte.

Bloki pracy głębokiej, to czas kiedy:

• realizuję najważniejsze/najpilniejsze zadania od klientów
• dopinam swoje własne tematy, które wymagają największej koncentracji

Na te bloki przeznaczam zwykle do dwóch, czasem do trzech godzin dziennie. A idealne dla mnie godziny to w okolicach 11:00-13:00. Jest to mój czas największego skupienia i wydajności. Często w tych godzinach wyciszam całkowicie telefon i wyłączam niepotrzebne zakładki w przeglądarce, żeby nic mnie nie rozpraszało. Dodatkowo często w takich momentach odpalam sobie moje tak zwane „wygłuszanie”. :) Czyli zakładam słuchawki i albo uruchamiam Noisli, albo specjalną listę na moim koncie na Spotify, gdzie mam zebrane dźwięki z zakresu white noises. Osobiście świetnie mi się pracuje przy dźwiękach imitujących jazdę pociągiem, czy przy dźwiękach padającego deszczu. Nie każdemu natomiast takie dźwięki będą odpowiadały i warto sobie znaleźć swój „szum”, który sprawdzi się idealnie do pracy.

I są jeszcze dwa inne bloki – blok pracy strategicznej i blok zapewniający odmianę. Z tym ostatnim miałam najwięcej problemów przy wdrożeniu, bo jego koncepcja zakłada, że w tym czasie robimy coś innego, niż praca. Tylko przy moich skłonnościach do pracoholizmu pojawiło się w głowie takie „Ale jak to? Mam nie pracować w godzinach mojej pracy?!”. ;) Zwykle kończę swoje tematy zawodowe w granicach godziny 17:00-18:00. I nie mam problemu z zamknięciem laptopa i odcięciem głowy od listy kolejnych zadań, które mnie czekają na najbliższe dni. Jednak taka „przerwa” od pracy, zaplanowana w moich standardowych godzinach, gdy realizuję swoje zadania, była trudna przeze mnie do przebrnięcia. Dlatego zdecydowałam, że w tych godzinach staram się zrobić coś, co mnie rozwija. Przeglądam w tym czasie ciekawe artykuły, które zebrałam w ciągu ostatnich dni, odpalam czytnik i czytam książki rozwojowe, lub przeznaczam ten czas na przerobienie lekcji jakiegoś kursu na Udemy, czy innej platformie.

Ostatni blok, czyli blok strategiczny, to trzy godziny, przeważnie raz w tygodniu, podczas których skupiam się na zaplanowanych wcześniej czynnościach, które mają znaczenie strategiczne dla rozwoju mojej firmy oraz na moje zarobki. W tych godzinach również uruchamiam pełną koncentrację. I jest to czas na twórcze działania i nowe pomysły na dalszy rozwój agencji VAssistance.

Jeśli interesuje Cię podniesienie efektywności swojej pracy o kilka leveli wyżej, to zdecydowanie polecam Ci zapoznanie się z tą książką i wdrożenie wiedzy, która została tam zawarta. Warto. Jestem tego przykładem. :)

Rób przerwy

Podczas pracy przy komputerze warto robić przerwę co godzinę. Krótki spacer (choćby po mieszkaniu), ćwiczenia rozciągające, czy zrobienie sobie herbaty? Zdecydowanie pomogą oczyścić umysł i wrócić do zadań z nowym spojrzeniem. Jeśli jednak czujesz, że wpadasz we flow, nie rezygnuj z niego. Daj się ponieść, bo być może to najefektywniejszy moment Twojego dnia. Ale pamiętaj o umiarze. Jeśli czas przelatuje Ci przez palce, może warto ustawić sobie alarm na komputerze, który przypomni Ci, że pora odpocząć? ;)

Ustal zasady z domownikami

Ustal swój grafik i jasno komunikuj domownikom, że w tych i w tych godzinach pracujesz i nie wolno Ci przeszkadzać. Na początku może to być dla nich trudne, bo pewnie będą wychodzili z założenia, że skoro jesteś w domu i siedzisz przy komputerze… to się obijasz. ;) Ale praktyka czyni mistrza – jeśli będą próbowali Ci wejść na głowę – podkreślaj zdecydowanie, że teraz pracujesz i kropka. Zobaczysz, że wkrótce wszyscy zaczną to respektować.

Dobrym patentem może być zakładanie sobie słuchawek (puszczanie muzyki nie jest konieczne ;)). Sprawdzało się to u nas z moim partnerem, kiedy oboje pracowaliśmy w domu. Jednak jak się pracuje we dwoje, to często jest ta potrzeba odezwania się do drugiej osoby, zapytania o coś, zaproponowania kawy. :) Jeśli któreś z nas zakładało słuchawki, to dla drugiej osoby był to sygnał, że jest to czas pełnej koncentracji i nie ma zmiłuj. Słuchawki przypominały też o tym, że ta druga osoba robi coś, co wymaga dużego skupienia i dzięki temu nie przeszkadzaliśmy sobie w kluczowych momentach.

Pracować zdalnie i mieć życie prywatne

Postaraj się rozgraniczać życie prywatne od spraw zawodowych. Mieszkanie i praca w tej samej przestrzeni, używanie tych samych urządzeń do rozrywki i wykonywania obowiązków może tę granicę zatrzeć, przez co będziesz odnosił/a wrażenie, że ciągle jesteś w pracy i nie będziesz w stanie w pełni się od niej odciąć i zrelaksować. Rozwiązaniem jest wspomniana wcześniej osobna „przestrzeń” – zarówno w mieszkaniu, jak i na komputerze. Bardzo dobrym rozwiązaniem jest także używanie dwóch telefonów – prywatnego i firmowego. Przy czym ten drugi możesz ustawić tak, by sam się wyciszał w określonych godzinach (są do tego specjalne aplikacje, natomiast smartfony z nowszym Androidem mają taką funkcję już wbudowaną). Wtedy masz pewność, że podczas wykonywania obowiązków prywatne wiadomości nie zaprzątają Ci głowy – wystarczy na ten czas wyciszyć wszystkie powiadomienia. A w czasie wolnym twój firmowy telefon nie będzie Ci przypominał o pracy.

Praca zdalna w domowym zaciszu czy innym, wybranym przez Ciebie miejscu ma wiele zalet. Nie musisz się stresować towarzystwem współpracowników, za którymi nie przepadasz, porannymi korkami, czy dojazdem do biura na drugim końcu miasta. Jeśli tylko opanujesz sztukę organizacji i wyznaczysz sobie cele, z pewnością zdalna praca przyniesie Ci wiele korzyści i satysfakcji.

ZAPISZ SIĘ NA MASTEROWY NEWSLETTER