Jak stworzyć harmonogram projektu - Asystentka Level Master
Menu Zamknij

Harmonogram projektu – jak go stworzyć (na przykładzie wdrożenia lead magnet)

Jak stworzyć harmonogram projektu

Zaprosiłam Magdę Nicgorską z narudo.pl, naszą specjalistkę od zarządzania projektami, do napisania kolejnego wpisu gościnnego. :) Tym razem przeczytacie o tym jak przygotować harmonogram projektu bazując na jednym z często zlecanych zadań wirtualnym asystentkom, czyli wdrożenie u klienta lead magnet.


Ostatni rok przyniósł wiele zmian w biznesach, zwłaszcza on-line. Kto mógł – przeniósł swoje działania do sieci. Kto już tam był – intensyfikował swoją obecność, korzystając z wielu dostępnych sposobów. Jednym z zauważalnych trendów jest popularyzowanie wiedzy przez szkolenia i e-booki, zarówno te płatne, jak i darmowe. Popularnym działaniem mającym na celu budowanie społeczności oraz tzw. listy odbiorców jest przygotowanie bezpłatnego materiału, często w postaci PDF, który można pobrać na stronie internetowej w zamian za dołączenie do listy mailingowej.

Przykładem takiego działania jest np. poradnik dotyczący tworzenia harmonogramu, który możesz pobrać na końcu tego wpisu. :) Nazywa się to strategią „lead magnet”.

Przygotowanie dla klienta takiego produktu i kompleksowa konfiguracja są zadaniem bardzo często zlecanym wirtualnym asystentkom. Z pozoru brzmi to jak dość prosta sprawa jednak przygotowanie dobrze konwertującego lead magnetu, wraz z podpięciem go na stronie internetowej, przygotowaniem zapisu i konfiguracją platformy mailingowej to już całkiem złożony projekt. Często jeszcze zlecenie obejmuje działania promocyjne wokół tego.

W prawdziwym świecie prawdopodobnie nikt nie rozpisuje tak szczegółowo etapów związanych z tym tematem. Jednak wdrożenie lead magnetu jest naszym zdaniem bardzo „wdzięcznym” przykładem, żeby pokazać, jak przejść od ogółu do szczegółu i zamienić pomysł w plan. :) Na przykładzie takiego zlecenia chcemy dzisiaj pokazać, jak rozpisać sobie harmonogram projektu w 7 prostych krokach.

No dobrze, to od czego zacząć? Zacznijmy od poznania tych kroków:

harmonogram projektu

Harmonogram projektu w kolejnych krokach

Krok 1. Cel projektu

Coś, o czym warto pomyśleć, zanim zaczniemy działać. Cel pozwoli nam zrozumieć, po co to robimy i co chcemy osiągnąć. Czasami zaczynamy jakiś projekt i w początkowej euforii zapominamy zastanowić się nad celem. A to ważne, żebyśmy znali cel – nasz jako project managera oraz cel, jaki chce osiągnąć nasz klient.

W naszym przykładzie cel to wdrożenie lead magnet na stronie klienta.

Krok 2. Zakres projektu

Zakres projektu jest czymś niezmiernie ważnym, zwłaszcza jeśli pracujemy w relacji klient – dostawca. Określa on co dokładnie ma być zrobione, a co za tym idzie, za co chcemy otrzymać od klienta wynagrodzenie. Zakres jest swego rodzaju kontraktem między klientem a osobą realizującą zadanie. Często podkreślam, że ustalenie zakresu jest istotne dla obu stron. Jest to pierwszy moment, w którym możemy wyłapać rozbieżności w ocenie tematu przez nas i naszych klientów. Jest to też zarazem najlepszy moment na doprecyzowanie. Przecież szkoda by było, jakby w dniu oddania projektu okazało się, że klient liczył, że nasza praca obejmuje też działania związane z promocją, a nie tylko przygotowaniem lead magnetu, prawda? Albo, że e-book do pobrania miał być przygotowany jeszcze w formatach na czytniki? Bez dobrze określonego zakresu projektu harmonogram projektu będzie niekompletny.

Projekt obejmuje przygotowanie pliku *.pdf do pobrania, zmiany na stronie klienta umożliwiające zapis i konfigurację platformy mailingowej.

Krok 3. Kamienie milowe

Zanim zabierzemy się za rozpisanie szczegółowych zadań naszego projektu polecam określić grube kroki, tak zwane kamienie milowe naszego projektu.

1. Przygotowanie pliku PDF
2. Zmiany na stronie – formularz zapisu
3. Konfiguracja platformy mailingowej

Krok 4. Zadania w kolejnych krokach

W zależności od projektu poziom szczegółowości będzie mniejszy lub większy.

1. Przygotowanie pliku PDF
a) treść
b) korekta
c) oprawa graficzna
d) weryfikacja przez klienta
e) poprawki
f) akceptacja
2. Konfiguracja platformy mailingowej
a) wybór platformy mailingowej
b) założenie konta
c) integracja z formularzem na stronie lub wygenerowanie formularza do osadzenia
d) konfiguracja wysyłki
e) przygotowanie maili
3. Zmiany na stronie
a) osadzenie formularza zapisu na stronie

Krok 5. Zależności między zadaniami

Przy ustalaniu zależności najlepiej popatrzeć na zadania „od tyłu”. Żeby uzyskać finalny plik PDF, zaakceptowany przez naszego klienta, musimy mieć treść, poddać ją korekcie oraz złożyć plik graficznie. Zadania związane z samym plikiem zależą od siebie mniej więcej tak, jak je wypisałam.

Określając zależności możemy zidentyfikować, które zadania mogą odbywać się równolegle, a które muszą czekać na zakończenie innych zadań. Analizując nasz przykład można zauważyć, że równolegle z pracami nad plikiem do pobrania można przygotować zaplecze techniczne, czyli konfigurację platformy mailingowej.

Zależności między zadaniami najlepiej przedstawić w formie wykresu z pomocą narzędzi do zarządzania projektami. Chociaż pewnie w prostych projektach wystarczy tabelka i ponumerowane zadania. Przykładowa tabelka mogłaby wyglądać jak poniżej. Czasem zależności są na tyle nieistotne (np. dlatego, że zadania wykonuje się dokładnie jedno po drugim i nie ma możliwości ich zrównoleglenia), że krok ten się pomija i przyjmuje się umownie, że „lecimy od góry”.

harmonogram projektu tabelka
Schemat tabeli do rozpisania harmonogramu projektu

Krok 6. Czas trwania zadań

Jest to bardzo istotny atrybut. Czas realizacji niektórych zadań można skrócić angażując do ich wykonania więcej osób. Bardzo często jednak pewnych rzeczy „nie da się przeskoczyć” i nawet zwiększenie ilości osób realizujących zadanie w niczym nam nie pomoże. Czasem to czas dostępny na realizację zadania zdeterminuje nam zasoby, ale będą również sytuacje odwrotne, gdy to dostępne zasoby zdeterminują nam czas ich realizacji. W przypadku naszego lead magnetu może to być np. dostępność grafika lub korektora.

Chcesz przeczytać więcej o zarządzaniu projektami? Sprawdź pozostałe wpisy Magdy TUTAJ.

Krok 7. Zasoby

Zasoby w projekcie to przede wszystkim osoby, które realizują poszczególne zadania. Ale nie tylko! Pamiętajmy o określeniu fizycznych zasobów. Przykładem zasobów niezbędnych do realizacji zadania może być np. sprzęt do nagrania bezpłatnego odcinka podcastu. Ale innym przykładem może być też rezerwacja sali na szkolenie, czy materiały budowlane w projekcie budowy domu.

Magda Nicgorska, Zdalny Manager

Zamieniam problemy na rozwiązania. Pomagam małym firmom w organizacji pracy i prowadzeniu projektów. Pomogę Ci dobrać odpowiednią do możliwości metodykę, narzędzia oraz rozplanować zadania tak, by każdy wiedział, co ma robić. Mogę też poprowadzić dla Ciebie cały projekt.
Zajmuję się tym, na co zazwyczaj brakuje czasu, tak byś mógł skupić się na swoim biznesie.

W międzyczasie chętnie dzielę się wiedzą, więc jeśli interesuje Cię tematyka zarządzania, koniecznie zajrzyj na mojego bloga o zarządzaniu dla początkujących.

Znajdziesz mnie też na Instagramie i Facebooku.

Powiązane Wpisy

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *