Menu Zamknij

BEZPŁATNY MINI-KURS MAILOWY

DLA POCZĄTKUJĄCYCH WIRTUALNYCH ASYSTENTEK

LEKCJA 6:

Dlaczego myślenie schematami prowadzi donikąd?

Główną cechą asystentek, i to nie tylko tych wirtualnych, powinna być umiejętność szukania alternatywnych rozwiązań. Na pewno nie raz w swojej pracy otrzymasz zadanie, które z pozoru będzie nie do zrealizowania. Oczywiście, możesz poinformować klienta, że “nie da się” i odpuścić szukanie innych opcji. Ale Asystentki Level Master tak nie robią :)

SZUKANIE ALTERNATYWNYCH ROZWIĄZAŃ TO TO, CO TYGRYSKI... ZNACZY... ASYSTENTKI LUBIĄ NAJBARDZIEJ :)

Świetną asystentkę poznasz po tym, że jeśli stwierdzi, że nie uda jej się zrealizować zadania, to ZAWSZE szuka innego rozwiązania. Dostarcza klientowi opcje. 

Owszem, informuje, że zadanie nie może być zrealizowane w 100% tak, jak tego oczekiwał, ale ma przygotowany plan B… a nawet C i D, jeśli sytuacja tego wymaga.

Przykład:

Klient potrzebuje wynająć salkę na szkolenie 2 dni przed terminem i nie ma już wolnych miejsc nigdzie w danej lokalizacji, a spotkanie musi się odbyć, bo specjalnie ktoś przylatuje z innego kraju. 

Na domiar złego szkolenie – powiedzmy – ma być gdzieś za miastem, gdzie psy szczekają… wiesz czym… ;)). 

Jakie mamy opcje?

A. Znajdujesz, możliwie blisko lokalizacji kawiarnię, bar mleczny, remizę strażacką – dzwonisz i próbujesz zorganizować miejsce na spotkanie. W międzyczasie załatwiasz wypożyczenie projektora, aby klient mógł wyświetlić przygotowywaną przez dwa tygodnie prezentację. Informujesz klienta, że salki nie udało się załatwić, ale masz już ogarnięte inne miejsce i projektor, gdyby nie dało się przełożyć szkolenia.

B. Znajdujesz wolną salkę gdzieś w najbliższej położonym mieście i informujesz klienta, że tam, gdzie chciał – może być problem, ale są dwie inne wolne salki, które w 100% spełniają jego oczekiwania.

Klienci bardzo doceniają takie proaktywne podejście. Wierz mi. 

Ale… ustal z nimi na początku współpracy, czy zgadzają się, byś szukała im alternatywnych rozwiązań. Jeśli osoba, z którą pracujesz, nastawiona jest na efekt, to dla niej koszt Twojej pracy będzie miał drugorzędne znaczenie.

Są różne sposoby na to, by nauczyć się kreatywnego myślenia

Jednym z nich jest ćwiczenie mięśnia kreatywności, o którym pisze Marcin Osman w swojej książce “Biznes Ci ucieka”

Ćwiczenie polega na odpowiadaniu sobie na różne – czasem nawet absurdalne – pytania, np. 130 sposobów na wstawanie z łóżka wcześniej.

Chodzi tutaj właśnie o ilość odpowiedzi. 10 czy 20 propozycji może być jeszcze stosunkowo łatwo wymyślić, ale im dalej, tym trudniej o kolejne. I o to właśnie chodzi w tym ćwiczeniu – by przekraczać swoje granice i moment, gdy myślimy, że doszliśmy do ściany.

Takie ćwiczenia, robione regularnie, nastawiają mózg na szukanie alternatywnych rozwiązań. Tych, które nie pojawiają się na początku, tych nieoczywistych. Możliwe, że większość z odpowiedzi będzie absurdalna, albo nie do wdrożenia. To nic. Gdyż wśród tych “odjechanych”, bardzo często będziesz w stanie znaleźć perełki.

W JAKI SPOSÓB ĆWICZENIE KREATYWNOŚCI PRZYCZYNIŁO SIĘ DO ROZWOJU MOJEJ FIRMY I ZWIĘKSZENIA PRZYCHODÓW?

Jakiś czas temu, zainspirowana metodologią Getting Things Done, o której już wspominałam wcześniej, wykorzystałam część wiedzy zaczerpniętej z książki, aby stworzyć swoją metodę pracy z klientem, która pozwala zwiększyć dwu- a nawet trzykrotnie ilość zadań, która jest nam zlecana!!!

Przykład I:

Tomek, jeden z naszych klientów, jest świetny we współpracy, ale miał duży problem ze znalezieniem zadań, które mógłby nam delegować. 

Po przeprowadzeniu z nim rozmowy i zadaniu serii opracowanych przeze mnie pytań, stało się coś, czego nawet nie podejrzewałam!

Wcześniej Tomkowi ciężko było zlecić więcej niż 4-5h pracy miesięcznie. Obecnie, przeprowadzając raz na jakiś czas taką rozmowę, miesiąc w miesiąc dostaję od niego tyle zadań, że zawsze wystawiam fakturę na przynajmniej 15h – a często na zdecydowanie więcej. 

Przykład II:

Agnieszka z kolei miała od początku współpracy opory przed zlecaniem nam zadań związanych z jej osobistym życiem. Krępowało ją to, że tyle czasu poświęca prowadzeniu firmy, że dzieje się to kosztem jej prywatnych spraw. 

Po pierwszej rozmowie z użyciem mojej metody, miałyśmy długą listę zadań, które klientka zawsze odkładała “na kiedyś”. Teraz miała wszystko spisane i zdecydowała się delegować nam kolejne kwestie, którymi dotychczas nie miała możliwości się zająć. 

Nie zdradzę Wam co to były za zadania, bo obowiązuje mnie tajemnica zawodowa, ale klientce kamień spadł z serca, bo niektóre tematy czekały nawet kilka lat

Od chwili, gdy zaczęłam stosować moją metodę regularnie, przestałam narzekać na brak zadań ze strony klientów, a mój zespół zaczął się sukcesywnie powiększać. 

Ponieważ coraz więcej wirtualnych asystentek, które zapisały się na pierwszą edycję tego mini-kursu, dopytywały o wspomnianą przeze mnie metodę, postanowiłam ją ostatecznie spisać. I tak powstał poradnik, do którego link znajdziesz poniżej. Jeśli temat Cię zainteresował, kliknij po więcej szczegółów.

Ok, to mam dla Ciebie ciekawe ćwiczenie. Spróbujemy poszukać alternatywnych rozwiązań! :)

ĆWICZENIE NA DZISIAJ:

Zadanie: Klientka zamówiła przesyłkę z materiałami biurowymi do paczkomatu niedaleko swojego biura. Niestety w międzyczasie okazało się, że w terminie, w którym przyjdzie paczka, nie będzie mogła jej odebrać, ponieważ wyjeżdża do innego miasta.

Pytania:

  1. Jakie możliwości rozwiązania sytuacji zaproponowałabyś klientce, aby paczka nie wróciła do nadawcy, a jednocześnie, aby jak najmniej angażować  klientkę w ten temat?
  2. Dodatkowo, co zaproponowałabyś klientce, aby takie sytuacje w przyszłości nie występowały?

Jeśli jesteś ciekawa moich rozwiązań lub chciałabyś przedyskutować swoje pomysły, napisz do mnie na kontakt@asystentkalevelmaster.pl lub odpowiadając na maila, którego ode mnie dostałaś. :)

No dobrze, na dzisiaj to wszystko. W kolejnym mailu otrzymasz jeszcze kilka dobrych rad na start oraz mały prezent. :> 

Do przeczytania!

O AUTORCE

Ela Zielińska, właścicielka marki VAssistance – od 2017 roku z powodzeniem prowadzi swój biznes jako wirtualna asystentka, pomagając przedsiębiorcom w odzyskiwaniu ich wolnego czasu. Oprócz zamiłowania do pracy lubi dzielić się wiedzą, dlatego od sierpnia 2019 roku prowadzi bloga na temat pracy zdalnej, wspierając początkujące WA w ich rozwoju. 

Prywatnie fanka rozwoju osobistego i pianistka-amatorka.

AsystentkaLevelMaster.pl

Mamao Sp. z o.o., ul. Szlak 77 / 103, 31-153 Kraków

NIP: 676 254 12 00