BEZPŁATNY MINI-KURS MAILOWY

DLA POCZĄTKUJĄCYCH WIRTUALNYCH ASYSTENTEK

LEKCJA 5:

Jak ja ogarnę te wszystkie zadania?

Uważam, że każda wirtualna asystentka powinna mieć narzędzie do organizowania swoich zadań – zarówno tych dla klientów, jak i własnych. Może to być fizyczny planner czy kalendarz, choć moim zdaniem nie są one zbyt efektywne przy tej ilości zadań, które otrzymujemy.

JAK PLANOWAĆ, ŻEBY NIE ZWARIOWAĆ?

Wraz z zespołem korzystamy od samego początku z Asany. To nasze centrum zarządzania (światem ;)). 

Świetnie sprawdza się w planowaniu projektów, zadań, ustalaniu priorytetów, ale też w komunikacji. Nie wyobrażam już sobie pracy bez niej. Próbowałam innych systemów, ale nie. W organizacji zadań – jest najlepsza. I to zarówno w pracy zespołowej, jak i samodzielnej.

Oczywiście nie namawiam do korzystania akurat z Asany. Jeśli przypadnie Ci do gustu inne narzędzie, to super. Ważne, żeby dobrze (czyt. efektywnie) Ci się na nim pracowało.

Ale odpowiednie narzędzie to nie wszystko, aby nasza praca szła sprawnie i trafiało się jak najmniej fuckup’ów. 

PLANOWANIE CODZIENNE, TYGODNIOWE I DŁUGOTERMINOWE

Wiem, że czasem w natłoku pojawiających się na bieżąco spraw, często zapominamy o planowaniu swoich zadań z wyprzedzeniem. Niestety w naszym zawodzie jest to wręcz niezbędne.

U mnie planowanie stało się nawykiem, z którym bardzo dobrze się czuję. Jest więc nawyk codziennego porannego ustalania priorytetów, jest też zwyczaj cotygodniowego przeglądania i porządkowania swoich zadań na Asanie oraz planowanie długoterminowe.

USTALANIE PRIORYTETÓW W CYKLU DZIENNYM

Przy wyborze spraw priorytetowych na dany dzień zwykle wyznaczam sobie trzy grupy zadań:

  • takie, które muszą być wykonane danego dnia – czyli wszystkie te tematy, które są “wrażliwe czasowo” i muszą być zrealizowane w terminie, jak na przykład wystawienie faktur klientom na początku miesiąca, przygotowanie i wysłanie newslettera, który wychodzi u mnie co tydzień, przygotowanie raportu z czasu pracy pracowników i ustawienie im przelewów wynagrodzeń, itp.
  • takie, które są ważne, ale nie muszą być wykonane w określonym terminie (lub nie mają z góry narzuconego terminu ze strony klienta), czyli na przykład skontaktowanie się z określonymi osobami i poproszenie ich o wycenę jakiejś usługi, zrobienie researchu w sieci i przygotowanie na jego bazie zestawienia w arkuszu kalkulacyjnym, zebranie materiałów pod nowy artykuł na bloga, itd.
  • pozostałe zadania, czyli takie, które ani nie muszą być zrobione danego dnia, ani nie są specjalnie ważne, ale dobrze byłoby się nimi zająć, jeśli starczy na to czasu, na przykład przejrzenie prasówki i wybranie nowych ciekawych artykułów do wysłania w moim newsletterze, odświeżenie oprawy wizualnej bloga, zrobienie porządków w firmowych procedurach. Do tej grupy zadań nie trafiają tematy zlecone przez klientów – te zawsze będą dla mnie zadaniami wrażliwymi czasowo lub ważnymi. 

Drugi etap planowania dziennego to ustalenie sobie, które tematy zajmą mi niewiele czasu, a które będą wymagały ode mnie większego skupienia. Potem biorę się kolejno za realizację. 

Przy ustalaniu tego, czym zajmę się w pierwszej kolejności, świetnie sprawdza się metoda pochodząca z książki Getting Things Done Davida Allena, o której wspominałam już w poprzedniej lekcji. Zasada mówi o tym, że jeśli jakieś zadanie możesz wykonać w czasie 2 min, zrób je od razu. 

Wydłużyłam sobie ten umowny czas do 5 minut i te najkrótsze tematy odhaczam w pierwszej kolejności. Dzięki temu już na początku dnia mogę sobie odznaczyć część pozycji jako zrealizowane i od razu lista robi się krótsza i przyjemniej się na nią patrzy. :)

Potem przychodzi czas na dłuższe i trudniejsze zadania, które wymagają skupienia. I te najlepiej planować w godzinach, kiedy nasza efektywność jest najwyższa. I to już jest kwestia bardzo indywidualna. 

W moim przypadku są to 2 pory w ciągu dnia: między 10.00 – 12.00 – wtedy jestem najbardziej wypoczęta i logicznie myśląca, oraz około 22.00 – 24.00 – w tych porach mam pełną ciszę – telefon nie dzwoni, a moja Druga Połowa już śpi. 

U Ciebie może to być na przykład bardzo wcześnie rano lub o określonych godzinach w ciągu dnia. Dlatego to ważne, żebyś odkryła, która pora jest dla Ciebie możliwie optymalna, żeby wykorzystać maksimum swojej efektywności. :)

Przydatna rada:

Planując harmonogram dnia, zawsze zostaw sobie rezerwę na nieprzewidziane sytuacje, takie jak niezapowiedziany dłuższy telefon od klienta czy… awaria drukarki.

PLANOWANIE W CYKLU TYGODNIOWYM

Planowanie najbliższego tygodnia zostawiam sobie zwykle na piątek (pod warunkiem, że wcześniej udało mi się zrealizować wszystkie zadania ważne i wrażliwe czasowo) lub na niedzielę wieczorem. 

Wtedy siadam do komputera w ciszy i spokoju i najpierw robię sobie w głowie szybkie podsumowanie minionego tygodnia. Analizuję, ile udało mi się zrealizować, zarówno z tematów osób, z którymi współpracuję, jak i swoich, firmowych. W tym czasie porządkuję też taski na Asanie, zamykam te, które czekały w ciągu tygodnia na feedback ze strony klientów, sprawdzam jakie zadania mam do zrealizowania w nadchodzącym tygodniu.

Oprócz zadań, które muszę wykonać dla klientów, ustalam sobie też cele związane z rozwojem mojego biznesu. Wszystkie pomysły, które przychodzą mi do głowy, wpisuję na bieżąco do Asany. Dzięki temu robiąc sobie tygodniowe podsumowanie, mam wszystko w jednym miejscu i mogę sprawnie decydować o tym, które kolejno pomysły chcę wprowadzić w życie.

Podsumowanie tygodnia to też czas na weryfikację, które pomysły okazały się trafione, a które powinnam usunąć ze swojej listy zadań.

PLANOWANIE DŁUGOTERMINOWE

To już jest temat na długi artykuł na bloga, a nawet na ebooka. :) 

Tutaj jest miejsce na plany bardziej ogólne. Na najbliższe miesiące, a nawet lata. To ustalanie tego, gdzie chcę być za kilka miesięcy, za rok, za dwa. Co chcę osiągnąć? O czym pisać na blogu? Jaki kolejny poradnik dla wirtualnych asystentek chcę wydać? :) Ile chcę zarabiać? Gdzie chcę mieszkać? W co inwestować? Czego się nauczyć?

Wszystko, co jest mi potrzebne do podjęcia decyzji, również zapisuję sobie w Asanie. Są to również książki, które chcę przeczytać, kursy, które chcę odbyć. To miejsca, które chciałabym odwiedzić. To tematy, które chciałabym poruszyć na blogu. To również pomysły na dalszy rozwój. Wszystko to trzymam w jednym miejscu, dzięki czemu na co dzień nie zaprząta mi to umysłu. :)

BŁOGOSŁAWIEŃSTWO LIST KONTROLNYCH

Checklisty – stosują je zarówno małe firmy, jak i korporacje. To spis potrzebnych do wykonania czynności. Ułatwia weryfikację wszystkich etapów zadania i ogranicza ryzyko błędu wynikającego z zawodności naszej pamięci. 

Dlaczego tak ważne jest ich tworzenie? Unikasz dzięki nim błędów przy wykonywaniu bardziej skomplikowanych zadań.  Może Ci się wydawać, że coś robiłaś już setki razy i na pewno nie pominiesz żadnego elementu, a wystarczy chwila, małe rozproszenie Twojej uwagi i nagle okazuje się, że zapominasz o bardzo ważnym fragmencie całego procesu.

Checklisty świetnie sprawdzają się na przykład w takich zadaniach, jak przygotowywanie cyklicznych raportów czy planowanie postów do social mediów, a także przy publikacji nowych materiałów na blogu. 

Stosuję je między innymi przy comiesięcznych zadaniach związanych ze sprawami księgowymi firmy. Moja checklista wygląda tak:

W pierwszej kolejności wystawiam faktury wszystkim klientom. Robię to w pierwszy dzień miesiąca. Na wysłanie faktur zostawiam sobie jeden dzień roboczy, choć zwykle wysyłam je tego samego dnia, kiedy je wystawiam. 

Pod taskiem Wysłać faktury do klientów mam jeszcze subtaski potwierdzające wysłanie faktur poszczególnym klientom. W opisach tych subtasków wpisałam sobie również adresy mailowe, tak, bym nie musiała ich szukać podczas wysyłki. Po prostu kopiuję je z nazwy taska.

W ciągu kolejnych dwóch dni mam czas, aby wystawione faktury zapisać do plików PDF i wstawić do folderu na Dysk Google udostępniony przez mojego księgowego. Dodatkowo muszę też pamiętać o pobraniu wyciągów z Przelewy24, które obsługują mój sklep online. 

W drugiej połowie miesiąca checklista przypomina mi też o płatności za podatek VAT i PIT-4, gdyby się zdarzyło, że przeoczę maila na ten temat z księgowości.

PROCEDURY - CZYLI LEVEL WYŻEJ NIŻ LISTY KONTROLNE

Procedura to nic innego jak spisana dokładna instrukcja wykonania określonego zadania. Jeśli do tej pory to słowo kojarzyło Ci się z zimnymi, bezosobowymi korporacjami, powinnaś zmienić swoje nastawienie o 180 stopni. Takie instrukcje również bywają bardzo przydatne nawet w małej, jednoosobowej firmie. 

Dlaczego warto tworzyć procedury? Ponieważ nigdy nie wiesz, kiedy w tej jednoosobowej firmie pojawi się zapotrzebowanie na kolejną osobę. ;) A wtedy, zamiast przeznaczać czas na wdrażanie nowego członka zespołu, możesz mu udostępnić instrukcję, którą przygotowałaś już wcześniej.

Ale to nie jedyna korzyść z posiadania procedur. Bywa też tak, że jakieś zadanie robimy mniej regularnie, choćby raz na miesiąc, czy nawet na kilka miesięcy. Wtedy często mamy wątpliwości jak takie zadanie zrealizować w ten sam sposób co poprzednio. A gdybyś miała procedurę… byłoby łatwiej, prawda?

Mistrzem w tworzeniu i dopracowywaniu procedur do perfekcji (oraz moją inspiracją od dłuższego czasu) jest… McDonald. Pewnie nie raz miałaś okazję obserwować pracowników tej firmy podczas wykonywania codziennych obowiązków. To, co dzieje się na froncie działań to tylko część tej dopracowanej w najdrobniejszych szczegółach machiny. Miałam kiedyś okazję uczestniczyć w szkoleniu, gdzie jednym z przykładów były właśnie schematy procedur wykorzystywanych w tej firmie. Wszystko mają szczegółowo rozpisane i nie ma mowy o pominięciu jakiegoś elementu przy tworzeniu posiłków. Dzięki temu gdziekolwiek byś nie pojechała, czy na drugi kraniec Polski, czy do innego kraju, masz prawie pewność, że idąc do McDonalds i zamawiając cheeseburgera, za każdym razem będzie smakował tak samo.

Nie, żebym była jakąś fanką jedzenia w tej sieciówce, ale inspiruje mnie ich podejście do tworzenia procedur. Jeśli nie miałaś okazji, to koniecznie obejrzyj sobie film McImperium, który opowiada historię wejścia we współpracę Ray’a Kroc’a i braci McDonald.

No właśnie, a jeśli już jesteśmy przy temacie procedur… 

Swoją pracę możesz też w taki sposób optymalizować, aby zajmowała Ci mniej czasu. Szczególnie jeśli wśród Twoich zadań zaczynasz wyłapywać powtarzalne procesy. Wtedy jest moment, żeby wprowadzić szablony

W swojej pracy korzystam z nich prawie codziennie. Mam utworzone wzory mailigrafikumów, różnych dokumentów. Dużo łatwiej i szybciej jest uzupełnić tylko kilka elementów, niż tworzyć wszystko od początku. 

A wiesz dobrze, że czas, przy prowadzeniu własnego biznesu, jest na wagę złota.

ĆWICZENIE DO TEJ LEKCJI:

Zadbaj o procedury w swojej firmie. Nie musisz od razu tworzyć całej księgi procedur, spokojnie! Wybierz wśród swoich zadań jedno, łatwe, powtarzalne i stwórz do niego instrukcję krok po kroku. Opisz je tak, jakbyś kolejne czynności tłumaczyła osobie, która nigdy tego wcześniej nie robiła. Powinno być prosto i czytelnie. Jeśli procedura dotyczy zadania wykonywanego w jakimś programie, zrób screeny i również dodaj do dokumentu.

Zadanie nie powinno Ci zająć więcej niż 15 minut, a będzie to pierwszy krok to stworzenia skalowalnego biznesu.

Jeśli chcesz, podeślij mi swoją procedurę na maila kontakt@asystentkalevelmaster.pl. Możemy ją wspólnie przedyskutować.

Psssst… Jeśli domownicy nie pozwalają Ci w spokoju pracować i ciągle coś do Ciebie gadają, mam na to świetną metodę. Zainstaluj sobie w telefonie aplikację na Androida – White Noise Generator. Generuje ona tzw. białe szumy, czyli neutralne, czasem monotonne dźwięki, które świetnie sprawdzają się zarówno do pracy, jak i do relaksu. Dodatkowo kup sobie białe słuchawki przewodowe (bardziej rzucają się w oczy niż czarne, więc od razu widać, że masz coś w uszach). A kiedy któryś z domowników znowu będzie Ci zawracał głowę gdy pracujesz, po prostu udawaj, że go nie słyszysz. ;) Po kilku próbach – odpuszczają. Sprawdzone! Tylko nie mów im, że to Zielińska Ci podpowiedziała, dobra? ;)

Do przeczytania za 2 dni!

O AUTORCE

Ela Zielińska, właścicielka marki VAssistance – od 2017 roku z powodzeniem prowadzi swój biznes jako wirtualna asystentka, pomagając przedsiębiorcom w odzyskiwaniu ich wolnego czasu. Oprócz zamiłowania do pracy lubi dzielić się wiedzą, dlatego od sierpnia 2019 roku prowadzi bloga na temat pracy zdalnej, wspierając początkujące WA w ich rozwoju. 

Prywatnie fanka rozwoju osobistego i pianistka-amatorka.

AsystentkaLevelMaster.pl

 

Mamao Sp. z o.o.

ul. Szlak 77 / 103

31-153 Kraków