Wolisz czytać? Poniżej transkrypcja nagrania:
Agata: Witam wszystkie osoby, które oglądają nas na żywo i te, które odtwarzają sobie to wydarzenie w późniejszym czasie. Na start dla osób, które zaglądają tutaj do mnie po raz pierwszy – nazywam się Agata, prowadzę profil @slow.fast.life, na którym dzielę się głównie z twórcami internetowymi i freelancerami swoimi typami na efektywne działanie, dbanie o energię do działania, ogarnięte projekty i spokój w głowie.
Zawodowo, od prawie 4 lat, organizuję działy back office w IT. Jest to dla mnie mega ważne wydarzenie, ponieważ jest to pierwszy live organizowany przeze mnie na tym profilu. Dlatego też, kiedy zastanawiałam się, jaką tematykę powinnam przyjąć na to pierwsze nasze spotkanie, zainspirowały mnie do tego dwie kwestie. Po pierwsze – ilość osób, które przez ostatnie 4 lata interesowały się tym, jak zacząć działać jako wirtualna asystentka oraz częste pytania pojawiające się na stories, w Q&A, dotyczące tego, czym ja się tak właściwie zajmuję, na czym polega moja praca.
Jak wyglądała nasza droga do przejścia z pracy stacjonarnej, na etacie, do pracy w świecie online
Także opowiedzenie tego w kilku zdaniach, tak żeby w pełni przedstawić ten obraz – może być problematyczne. Dlatego doszłam do wniosku, że idealnie będzie o tym opowiedzieć Wam na żywo. I jak o tym pomyślałam, kto jako gość mógłby mi w tym towarzyszyć, przyciągnęłam swoimi myślami Elę, której nowy post wyświetlił mi się na Facebooku. Przypadek? Nie sądzę. Dlatego też dzisiaj będę miała przyjemność z nią się tutaj spotkać. A o czym dzisiaj będziemy mówić i co wyciągniesz dla siebie, jeśli posłuchasz do końca? Przede wszystkim zarówno Ela, jak ja, opowiemy Ci na naszych żywych przykładach, jak wyglądała nasza droga do przejścia z pracy stacjonarnej, na (może nie do końca lubianym) etacie, do pracy w świecie online.
Dowiesz się też, czym w ogóle jest zawód wirtualnej asystentki, czym się charakteryzuje i czy trzeba szefowi parzyć wirtualną kawę. Co robi wirtualna asystentka i jak aktualnie wygląda ten rynek, czy jest sens w ogóle teraz w to wchodzić? Co trzeba zrobić i co trzeba umieć, żeby zacząć? Więc będziesz mógł/mogła ocenić, czy taka opcja jest również dla Ciebie. Oczywiście zachęcam bardzo do zadawania pytań. Postaramy się na bieżąco na nie odpowiadać.
Pozwolę sobie teraz zaprosić do dołączenia do nas moją gościnię – Elę Zielińską. Ela jest właścicielką i CEO agencji wirtualnych asystentek VAssistance, autorką bloga Asystentka Level Master i mentorką osób wchodzących w ten świat, z którą sama miałam przyjemność współpracować na początku mojej drogi w świecie online. Ogarniaczka, dla której niestraszne są deadline’y i administracyjne zawiłości w firmie. Także cześć Elu, bardzo miło mi Cię tutaj widzieć u mnie.
Ela: Cześć, cześć, również miło mi.
Agata: Super, cieszę się, że możemy się spotkać. Także na wstępie już kilka słów o Tobie udało mi się streścić. Powiedziałam też, o czym będziemy dzisiaj rozmawiać, ale może chciałabyś sama o sobie kilka słów powiedzieć do osób, które nas tutaj dzisiaj oglądają?
Ela: Myślę, że najważniejsze informacje zostały podane, natomiast w trakcie rozmowy też opowiem trochę więcej, jak wyglądały moje początki kariery w branży wirtualnej asysty, jak w ogóle wyglądało moje przejście z etatu na pracę zdalną i na co też przede wszystkim warto zwrócić uwagę, jeśli chodzi o pracę w zawodzie wirtualnej asystentki.
Agata: Super, pewnie. Myślę, że sporo ciekawych tematów dzisiaj poruszymy, ale tak jak mówisz – zacznijmy może od początku, bo to dla wielu osób jest interesujące, jak to się wydarzyło, że w ogóle dzisiaj się spotykamy? Dlaczego w ogóle rozmawiamy o takiej tematyce? Jak wyglądała nasza ścieżka do pracy jako wirtualna asystentka?
Historia Agaty
Może ja pozwolę sobie zacząć. Na start podam siebie jako przykład, ze względu też na to, że często moi obserwatorzy zadają mi pytanie, na czym w ogóle polega moja praca. Także musimy się cofnąć tak naprawdę do 2019, kiedy to jeszcze pracowałam na etacie w galerii handlowej. I pomimo tego, że miałam stanowisko menedżerskie, to często była to po prostu praca fizyczna po 12h – z klientem, w weekendy, niejednokrotnie przerzucanie bardzo ciężkich kartonów z obuwiem, z akcesoriami, gdzieś tam wspinając się po drabinach. Była to spora odpowiedzialność też za ludzi, którymi zarządzałam, co niestety nie zawsze szło w parze z wynagrodzeniem. I już od jakiegoś czasu czułam, że jest to sytuacja, którą chciałabym zmienić, ale nie do końca wiedziałam, co z moimi umiejętnościami tak naprawdę mogłabym dalej robić. I pewnego dnia trafiłam na grupie facebookowej, nawet niezwiązanej z wirtualną asystą, na jakiś post, gdzie dziewczyna opisywała siebie, czym się zajmuje i co tak naprawdę robi, oferując swoje usługi. Wtedy właśnie coś tam zaskoczyło, że być może to jest coś, co ja mogłabym też robić. Ale wtedy jeszcze nie podjęłam żadnego kroku – gdzieś tam się zainteresowałam, ale bez żadnych konkretnych decyzji.
We wrześniu 2019 roku kończyła mi się umowa z moim pracodawcą, jednak warunki, jakie zostały mi tam zaproponowane, nie były do końca korzystne. Dlatego też postanowiłam nie przyjmować oferty i zakończyć wtedy tę współpracę tak dość nagle. I to był dla mnie taki ogromny motywator do tego, żeby usiąść, zacząć działać, zacząć robić research. Oczywiście zaczęłam od grup na Facebooku, e-booków, przygotowania swojej oferty, sprawdzenia tego, w czym ja jestem dobra i gdzie moje umiejętności mogą się komuś przydać. Później zaczęły się pierwsze drobne zlecenia – na początku małe researche, przygotowywanie baz danych, kontaktów. A później był pamiętny rok 2020 – marzec, wybuch pandemii, co też mocno przyczyniło się do tego, że wiele osób przerzuciło się na pracę zdalną. I to też bardzo pomogło w poszukiwaniu zleceń.
I właśnie w tych okolicach trafiłam też na Ciebie, Ela, na współpracę z Tobą. To był ten czas, kiedy to już poszło bardzo z górki. Myślę, że to tyle o mnie. Jeśli ktoś ma jakieś pytania, to chętnie też odpowiem w wiadomościach prywatnych. Więc teraz, Ela, Twoja kolej, bo z tego, co wiem, Twoja historia jest trochę podobna – i też na pewno bardzo ciekawa. Jak to się u Ciebie potoczyło?
Ela: Właściwie dowiedziałam się o zawodzie wirtualnej asystentki dość przypadkowo, bo odezwał się do mnie kolega. To był kolega-przedsiębiorca. Ja wtedy jeszcze pracowałam na etacie. I on się do mnie odezwał z pytaniem, czy nie chciałabym sobie dorobić dodatkowymi zadaniami. Wiedział, że ja pracuję jako asystentka – wtedy aktualnie jeszcze pracowałam na etacie w dużym serwisie samochodowym. No i mówię: “Dobra, czemu nie, zobaczymy, o co chodzi”. On też między innymi właśnie powiedział mi o tym, że można wykonywać takie zadania zdalnie. I to był taki moment, kiedy miałam okazję poznać, w jaki sposób pracuje się w tym zawodzie. To był też taki okres, gdzie uczyłam się bardzo dużo nowych rzeczy.
Historia Eli
To było poznawanie nowych narzędzi do pracy zdalnej i samego stylu zarządzania zadaniami, bo tych zadań było coraz więcej. To był moment, kiedy miałam pierwszą styczność z pracą wirtualnej asystentki. Natomiast miałam taką sytuację dość niespodziewaną, ponieważ po trzech latach pracy po prostu nie została mi przedłużona umowa. To znaczy wtedy jeszcze nie do końca czułam, że to jest może moment na to, żeby coś swojego otworzyć. Na szybko wtedy szukałam jakiejś dodatkowej pracy, żeby mieć na utrzymanie. Natomiast już wtedy zaczęłam się zastanawiać nad tym, czy to nie jest dobry moment, żeby coś swojego otworzyć. No i tak od pierwszego kroku, czyli takiego jakby punktu zapalnego, do rezygnacji z etatu. Później pojawił się pierwszy klient. To był początek jeszcze branży, to był 2017-2018 rok. Tak naprawdę tych wirtualnych asystentek było kilka na rynku, więc od nich właściwie się uczyłam pierwszych kroków, troszeczkę też podglądając i patrząc, w jaki sposób przygotować swoją ofertę i w ogóle przygotować się do takiej pracy.
Agata: Super. Także ta ścieżka też nie była taka oczywista, każdy ma swoją historię. Ale tak tutaj rozmawiamy i często używamy sformułowania “wirtualna asystentka”. Teraz mam wrażenie, że już gdzieś to pojęcie powoli staje się znajome dla wielu osób, szczególnie jeśli gdzieś tam obracamy się w kręgach przedsiębiorców. Natomiast z doświadczenia wiem, że mimo wszystko dla wielu osób brzmi to dość egzotycznie. Ciężko im sobie wyobrazić, czym taka osoba w ogóle może się zajmować. Także jakbyś mogła, trochę przybliżyć, czym jest zawód wirtualnej asystentki, czym się charakteryzuje ten rodzaj pracy.
Ela: Na pewno warto byłoby wytłumaczyć, czym się różni praca wirtualnej asystentki, a asystentki takiej stacjonarnej, klasycznie pracującej na etacie. Więc przede wszystkim jest to fakt, że asystentka wirtualna pracuje całkowicie zdalnie. To znaczy zdarzają się też sytuacje, że jeśli jest to osoba, która pracuje w tym samym mieście, co klient, to oczywiście – jeśli tylko się na to zgadza – jest możliwość, żeby świadczyła też usługi w danym mieście. Natomiast głównym założeniem takiego zawodu jest to, że jest to praca całkowicie zdalna. No i tu przede wszystkim odchodzi ta kwestia, że nie trzeba parzyć szefowi kawy. ;) Co dla mnie nigdy nie było takim ambitnym zajęciem. Niespecjalnie przepadałam za tego typu zadaniami. Natomiast te dziewczyny, które faktycznie poważnie myślą o tym zawodzie i faktycznie się zaangażowały na 100% – zaczęły się też specjalizować. I to jest praca na pełen etat. Także są oczywiście osoby, które mogą sobie dorobić w ten sposób i chcą sobie w ten sposób dorobić. Natomiast czy ja, czy Ty, jesteśmy osobami, które się zaangażowały całkowicie w pracę dla klienta i jest to nasze główne źródło utrzymania.
Natomiast główne różnice, które są między wirtualną asystentką, a asystentką stacjonarną, to to, że wirtualne asystentki przeważnie mają kilku swoich klientów. Chociaż u Ciebie, Agata, akurat jest tak, że Ty pracujesz tylko dla jednego klienta. Ale w tym okresie, kiedy działałyśmy razem, to dostawałaś też zlecenia właśnie od kilku klientów. I przede wszystkim naszym zadaniem, ponieważ to nie jest praca etatowa, tylko tak naprawdę biznes, jest szukanie sobie klientów. Umiejętności sprzedażowe tutaj też się bardzo często przydają.
Różnice między asystentką stacjonarną a asystentką pracującą zdalnie
Natomiast plusem jest też to, że jest to bardzo elastyczna praca. Możemy sobie tak naprawdę dopasować godziny, kiedy możemy, kiedy chcemy pracować. Nie musimy pytać o urlopy, tylko właściwie sobie je planujemy z góry. I tylko informujemy klienta o tym, że taki urlop sobie gdzieś tam planujemy. Wracając do tych elastycznych godzin – bardzo często zdarza się tak, że możemy sobie pracować na przykład wieczorem, czy nawet w weekendy. Chociaż ja akurat unikam już teraz pracy w weekend.
Atutem też tego, że pracujemy dla kilku klientów jest to, że mamy większe bezpieczeństwo finansowe. Bo w momencie, kiedy zdarzy się, że nam klient na przykład zrezygnuje, albo my z jakiegoś powodu nie chcemy z tym klientem pracować, to wtedy nie ma takiej sytuacji, że zostajemy całkowicie bez wynagrodzenia. Tylko po prostu mamy jakąś mniejszą pulę do wypłaty przez jakiś czas, do momentu, dopóki nie znajdziemy sobie kolejnego klienta. Więc to jest dla mnie osobiście jeden z takich najważniejszych atutów tej pracy.
Agata: Z mojej strony z takiego właśnie swojego początku pracy jako wirtualna asystentka – no to właśnie ta elastyczność. Też taki spokój pracy w domu, gdzieś tam możliwość dostosowania swojego życia do tego, co się wykonuje. No to to jest chyba taki największy plus. No i myślę, że też, co warto dodać, to możliwość spięcia się z wieloma branżami, z wieloma firmami. Zobaczenia tego, jak to wygląda od środka. Takie najlepsze praktyki, które można tam spotkać. I dotknięcie różnego rodzaju zadań, sprawdzenia siebie w tych zadaniach. To jest mega duża wartość, którą praca jako wirtualna asystentka na pewno daje.
No super, także przebrnęliśmy przez tę pierwszą część, ale to jest mega istotne. Jak zaczynałyśmy już jakiś czas temu, u mnie to chyba już jest ponad 4 lata u Ciebie, Ela, 6 z tego, co dobrze pamiętam, także na pewno wtedy, kiedy Ty zaczynałaś, kiedy ja zaczynałam – ten rynek wyglądał zupełnie inaczej. Pamiętam właśnie, że w tym okresie od początku Covida mocno ten zamysł zyskiwał na takiej popularności. Zastanawiam się, jak to wygląda teraz. Obserwuję gdzieś tam czasami z boku, jak to wygląda, ale na pewno Ty jesteś bardziej na bieżąco. Czy z twojej perspektywy dołączanie teraz, próbowanie swoich sił jako wirtualna asystentka, w ogóle ma jeszcze sens?
Czy wejście w ten zawód ma obecnie sens?
Ela: Myślę, że jak najbardziej. To jest rynek, który się bardzo szybko teraz w Polsce rozwija. Jak ja zaczynałam to on właściwie dopiero raczkował – było, tak jak mówiłam, parę osób. Obecnie widzę, że jest bardzo duże zainteresowanie. To też obserwuję między innymi po ilości osób, które zapisują się na mój bezpłatny mini kurs mailowy, który na swojej stronie proponuję. No i tak porównując – nawet powiedzmy te 3 lata temu, gdzie miesięcznie zapisywało się kilka osób, w tym momencie zapisuje mi się nawet 40-50 osób miesięcznie. Więc widzę, że zainteresowanie jest bardzo duże i myślę, że ten rynek się będzie bardzo szybko rozwijał. Zwłaszcza teraz, jak praca zdalna się zrobiła modna.
Agata: Jasne, a jeśli chodzi o zakres usług, jakie oferują, albo inaczej – jakie najczęściej aktualnie są poszukiwane? Co tak naprawdę, jeśli chodzi o takie umiejętności – co oferują wirtualne asystentki? Co tak naprawdę jest teraz poszukiwane?
Ela: Tendencja się troszeczkę zmieniła. Na początku jednak było takie podejście, że było oczekiwanie faktycznie od tych dziewczyn takich podstawowych umiejętności, typu zadania administracyjne. To było wystawianie faktur, rozliczanie godzin pracy zespołu, czy zamawianie jakichś produktów do biura. Teraz mam wrażenie, że jest większa tendencja do zatrudniania i szukania osób, które są wsparciem w obsłudze social mediów. I to nie tylko pod kątem planowania postów i przygotowywania treści, czy grafik do postów, ale bardziej stworzenia nawet całej koncepcji, pomysłów na posty. Założenie jest takie, że asystentka ma wykonywać pewne powtarzalne zadania, które raczej nie wymagają specjalistycznej wiedzy. Przynajmniej takie było założenie na początku. Natomiast mam wrażenie, że teraz jest tendencja do tego, że od wirtualnych asystentek się oczekuje wiedzy z bardzo wielu dziedzin. I jest to taka trochę forma szukania oszczędności przez przedsiębiorców. Natomiast dalej można bardzo fajne stawki uzyskać właśnie za takie zadania, które nie są oczywiste. Czyli właśnie przygotowywanie koncepcji do social mediów, czy tak, jak w moim przypadku – rozliczanie zespołów, robienie jakichś podsumowań finansowych, co też już jest jakąś formą specjalizacji. Czy na przykład tak jak w Twoim przypadku, czyli business management. No i project management, to też są takie obszary, gdzie to już jest traktowane jako specjalizacja wirtualnej asystentki. Bardziej już jest to specjalista niż asystentka.
Specjalizacje wirtualnych asystentek
Agata: Tak, zdecydowanie mam też takie wrażenie, że to bardziej się przekierowuje w stronę takiego freelancingu. Już stricte właśnie umiejętności, które są oferowane. Owszem, cały czas są takie oferty, które poszukują właśnie takiego bardzo ogólnego zakresu umiejętności. Ale też mam wrażenie, że na tych ofertach specjalistycznych te stawki są oczywiście dużo, dużo wyższe. Więc tak naprawdę tutaj – tak jak mówisz – kwestie związane ogólnie z marketingiem, kwestie finansowe, project management – to są takie specjalizacje, które bardzo często teraz w ogłoszeniach się pojawiają. Ale na przykład też obsługa klienta.
Kilka razy ostatnio gdzieś tam widziałam takie oferty, że właśnie kontakt z klientem, wysyłanie ofert, analiza, research. To jest też coś, co można jak najbardziej dla siebie znaleźć. I cała branża związana z obsługą produktów online. Wydaje mi się, że to też bardzo popularne w ostatnim czasie się robi. Czyli wszelkiego rodzaju obsługa związana z kursami online, z wydawaniem produktów cyfrowych. Coraz więcej twórców internetowych się pojawia, więc też działając sami w internecie, potrzebują czasami dodatkowych rąk do pracy. I pierwsze, gdzie najczęściej uderzają, to właśnie poszukując wśród wirtualnych asystentek.
Okej, no to tak, wiemy już mniej więcej, czym ta osoba się zajmuje. Wiemy też czego na rynku może się spodziewać, jak i jakie oferować usługi. Natomiast co powinna zrobić ta osoba, jako taki pierwszy krok, jeśli myśli realnie o tym, żeby zostać wirtualną asystentką.
Ela: Myślę, że takim pierwszym krokiem to jest przede wszystkim zbadanie rynku, sprawdzenie sobie – tak jak Ty zrobiłaś na początku, czyli takie poobserwowanie, o co chodzi, poszukanie, zrobienie researchu. Sprawdzenie konkurencji. I to jest o tyle istotne (przynajmniej w branży wirtualnej asysty, jest na tyle charakterystyczne), że tak naprawdę te osoby, które już mają doświadczenie bardzo chętnie się dzielą wiedzą. Więc są dobrą opcją do zainspirowania się, do podejrzenia też troszeczkę, w jaki sposób przygotować sobie stronę internetową, czy nawet swoją pierwszą ofertę. Bardzo też dużo jest materiałów bezpłatnych, które dziewczyny publikują, gdzie można po prostu się dowiedzieć wielu rzeczy na początek.
Od czego warto zacząć decydując się na ten zawód?
Na pewno jest to określenie swoich umiejętności, zrobienie sobie takiej listy, zestawienia, rozpisanie sobie, co się dotychczas robiło. Nawet na takiej zasadzie, jak się tworzy CV i tam wymienia się zadania, które się dotychczas realizowało, umiejętności miękkie… Tutaj jest to dokładnie to samo, tylko że wirtualne asystentki nie przygotowują CV, tylko przygotowują sobie po prostu ofertę w formie pdf-a. I wypisanie sobie tych umiejętności, doświadczenia i przeanalizowania sobie, jakie zadania chcą wykonywać dla klientów.
No bo dużo jest też osób, ja na przykład byłam taką osobą, gdzie między innymi zrezygnowałam z etatu, bo musiałam realizować te zadania, które nie do końca mi pasowały. Wolałam jednak mieć trochę więcej wyboru co do tematów, które chcę robić. Więc to jest taka właśnie możliwość i dobry moment na wybranie sobie tych zadań, które chcemy realizować. Bo też nie o to chodzi, żeby zakładając swoją firmę, czy uruchamiając swój własny biznes, robić znowu zadania, za którymi niespecjalnie przepadamy. Więc to są takie pierwsze punkty. No i określenie swoich mocnych i słabych stron. To jest też ważne – zwłaszcza na początku.
Agata: Jasne. Sporo wspomniałaś właśnie o takich krokach, co trzeba zrobić, żeby zacząć. Ale no właśnie – ważne jest to określenie umiejętności i od tego też na pewno trzeba sobie wyjść. Więc co musi umieć wirtualna asystentka, żeby nawet na tym początkowym etapie mieć co przedstawić w swojej ofercie? Co – Twoim zdaniem – jest takim must have, od czego trzeba zacząć?
Ela: Na pewno przydatna jest znajomość podstawowych narzędzi, które będą wykorzystywane w pracy zdalnej. I to, jeśli chodzi o podstawę, no to na pewno pakiet Office – myślę, że większość osób zna i korzysta przynajmniej na podstawowym poziomie. To jest znajomość Google Workspace, które też jest bardzo często używane właśnie w pracy zdalnej. To są aplikacje do zarządzania zadaniami typu Asana, Trello czy na przykład Notion. No i myślę, że warto sobie też wybrać aplikację do trackowania czasu, bo jest to po prostu wygodne. Jak zaczynałam, to rozliczałam się poprzez mierzenie sobie czasu nawet na zegarku i wpisywanie do arkusza kalkulacyjnego. Natomiast teraz jest tyle tych aplikacji do mierzenia czasu i warto się przyzwyczaić do korzystania z takiej aplikacji. Co daje możliwość uruchomienia, śledzenia sobie czasu i wyłączenia w momencie, kiedy zakończymy zadania. Więc jest to bardzo wygodne.
Agata: Tak, zdecydowanie. Te wszystkie narzędzia, które wymieniłaś, to jest podstawa. Chyba spotkałam się z każdym z nich we wszystkich miejscach, w których miałam możliwość gdzieś tam swoje trzy grosze dołożyć. Dobra, jeśli chodzi o pozostałe aspekty, czy przychodzą Ci jakieś takie kluczowe jeszcze kwestie, które Twoim zdaniem warto sobie na start przyswoić?
Ela: To tak naprawdę zależy, jaki zakres zadań chcemy realizować. Jeśli chcemy bardziej celować w obsługę social mediów, to na pewno warto się zapoznać z Meta Business Suite. Warto poznać Canvę przynajmniej na podstawowym poziomie – tym bardziej, że Canva jest na tyle prostym narzędziem, że myślę, że nawet osoby, które nie zarabiają jako wirtualne asystentki na pewno to narzędzie znają. Natomiast jeśli są to zadania związane z taką obsługą administracyjną firmy, to na pewno warto się zapoznać między innymi z zasadami wystawiania faktur, z podstawowymi narzędziami do wystawiania faktur, typu Fakturownia czy InFakt, wFirma. Te narzędzia wszystkie są podobne do siebie. Najważniejsze, żeby znać po prostu podstawowe zasady, w jaki sposób te faktury poprawnie wystawiać. No i na pewno umiejętność dobrego researchu, czyli jeśli dostajemy zadanie od klienta, że musimy przygotować bazę kontrahentów, czy jakieś zestawienie eventów branżowych, czy praktycznie każdą informację, którą gdzieś tam dostaniemy, którą mamy za zadanie znaleźć, to trzeba umieć dobrze i sprytnie wyszukiwać te informacje i potem je przygotowywać klientom czy w formie zestawienia w arkuszu kalkulacyjnym, czy powiedzmy w Google Docs, czy w jakimkolwiek dokumencie, czy nawet w formie maila, jeśli to jest jakieś małe zadanie.
Czy startując w tym zawodzie trzeba ukończyć jakiś kurs?
Agata: To jest też mega kluczowe pod takim kątem szukania rozwiązań albo odpowiedzi na pytania, do których podchodzimy pierwszy raz. I znalezienie właściwej odpowiedzi w Internecie. To też jest mega przydatna rzecz. Z własnego doświadczenia wiem, że bardzo często zdarzało mi się dostawać właśnie takie zadania, do których podchodziłam pierwszy raz. No i właśnie ta umiejętność odnalezienia się, wyszukania informacji, skonsolidowania różnych treści, które gdzieś tam są dostępne, to było mega ratujące, żeby właśnie wyjść z twarzą też z tego zadania, którego się podjęłam. A nawiązując jeszcze do kwestii nauki, bo często pojawia się takie pytanie na grupach, głównie facebookowych: “Jaki kurs jako wirtualna asystentka powinnam zrobić, żeby zacząć?”, co wtedy byś poradziła takiej osobie?
Ela: To znaczy, poradzić, nic nie poradzę. Z racji tego, że można spokojnie zacząć ten zawód bez przejścia jakiegokolwiek kursu. Bo jeśli masz umiejętność szukania wiedzy i zebrania wszystkiego i wyciągnięcia wniosków z tych informacji, które znajdziesz, przeanalizowania ich i odpowiednio przełożenia na faktyczną pracę, to możesz spokojnie zaczynać bez kursu. Natomiast kursy są o tyle fajne, że kondensują całą wiedzę, na pozyskanie której potrzebowałabyś mnóstwo czasu, żeby ją zdobyć. Kurs umożliwia Ci w krótkim czasie pozyskanie tej wiedzy i wypróbowania jej w praktyce. Więc absolutnie nie neguję kursów. Uważam, że są bardzo fajnym rozwiązaniem, natomiast nie są one niezbędne do tego, żeby faktycznie zacząć i być skutecznym w tym zawodzie.
Agata: Dobra to jakbyś miała dwie takie rady przygotować – powiedzieć osobie, która myśli o tym, żeby zacząć, to co takiego by było, o czym powinna pamiętać?
Ela: Przede wszystkim, co jest ważne w pracy asystentki i każda osoba, która będzie miała tę cechę, to na pewno sobie poradzi w tym zawodzie, to jest spryt i umiejętność rozwiązywania problemów klientów. Więc jeśli klient zleca Ci jakieś zadanie i utykasz na nim z jakiegoś powodu, bo z jakiegoś też powodu nie jesteś w stanie go zrealizować – i takie sytuacje się zdarzają bardzo często w tym zawodzie – to przede wszystkim należy się nauczyć, żeby nie angażować klienta w realizację tego zadania. Bo jego celem jest, żeby się nie musiał tym zadaniem zajmować, tylko na tyle długo szukać rozwiązania takiego zadania, żeby dostarczyć klientowi efekt i żeby on miał to zadanie zrealizowane na takim poziomie, żeby był zadowolony. Więc na pewno spryt i szukanie rozwiązań to jest pierwszą cechą.
Jakie jeszcze umiejętności warto posiadać?
Natomiast drugą cechą… Myślę, że bardzo ważne są umiejętności komunikacyjne. Ponieważ klienci bardzo często nie mają doświadczenia w delegowania zadań. Delegują je dość chaotycznie, zdawkowo. Zakładają, że my zrozumiemy i będziemy wiedziały, co mają na myśli. Natomiast są bardzo fajne praktyki, w jaki sposób weryfikować z klientem, czy aby na pewno dobrze rozumiemy to, co chce nam przekazać. I to jest chociażby parafrazowanie tego, co on powiedział. Czy nawet po jakimś spotkaniu, czy po przeczytaniu maila, jeśli mamy jakieś wątpliwości, co klient chciał nam przekazać i na czym polega zadanie – to jest po prostu powtórzenie tego samego zadania, ale w troszkę inny sposób. Sformułowanie zdania tak, żeby upewnić się, czy dobrze rozumiemy to, co zostało nam zlecone. I jest to o tyle ważne, że jeśli jest zadanie bardziej rozbudowane, to jeśli źle zrozumiemy je na początku i zrobimy coś nie tak, jak było założone i później będziemy kontynuować to zadanie błędnie, no to niestety, ale może być potem wielka klapa – zwłaszcza na koniec.
Agata: Tak, zdecydowanie te umiejętności komunikacyjne. To bardzo często na nas właśnie – tak jak mówisz – jest przerzucony ten ciężar dopilnowania tego, że to zadanie jest odpowiednio zrozumiałe. Że jest ono odpowiednio przekazane, jak ma być wykonane. I to do nas należy odpowiedzialność, żeby właśnie się upewnić. Czyli wspomniałaś: spryt, umiejętności komunikacyjne – to są dwie takie główne cechy. Ja na pewno tutaj dodałabym jeszcze umiejętności organizacyjne – i to przede wszystkim umiejętności organizacji swojej pracy. To jest mega ważne – szczególnie przy tym, kiedy pojawia się współpraca z kilkoma klientami. Odpowiednie zarządzanie sobą w czasie, zarządzanie tymi zadaniami, zarządzanie priorytetami – to jest kluczowa kwestia. No i też ogólna umiejętność zarządzania projektami, bo to bardzo często – nawet jeśli gdzieś tam pojawiają się kwestie związane z administracją, z takimi kwestiami codziennego funkcjonowania firmy – to też często przybierają one formę projektów i trzeba mocno się czasami nakombinować, żeby cały projekt dobrze przeprowadzić. I umiejętność też tworzenia procesów, procedur – tak, żeby zostawiać po sobie odpowiednio przekazane materiały do dalszej pracy. Czy jeszcze takie kluczowe, takie bardziej już cechy, przychodzą Ci na myśl?
Ela: Myślę, że umiejętność czytania ze zrozumieniem – to jest też dość istotne. Bo na przykład – i to chociażby analizując nawet sytuacje, kiedy zgłaszają nam się dziewczyny do pracy – mamy taki stały proces rekrutacyjny u siebie w agencji i tam między innymi jedno zadanie jest w formie sprawdzenia, w jaki sposób te dziewczyny myślą. Czy mają to podejście zdalne i przede wszystkim, czy nastawiają się na to, żeby rozwiązywać problemy. Jest zadanie z kawiarnią – zadanie brzmi mniej więcej, że „klientka dzwoni, że zostawiła reklamówkę ze swoimi zakupami i jakie kroki zaproponowałabyś, żeby ta reklamówka trafiła z powrotem do klientki”. I bardzo często zdarzają się takie odpowiedzi w stylu: “zadzwoniłabym do klientki, dała jej znać, że ta reklamówka została w kawiarni”. Jeśli klientka dzwoni, no to wiadomo, że to nie w tę stronę powinno iść. Są na przykład odpowiedzi, że „zadzwoniłabym do klientki i zapytała się, czy może po tę reklamówkę wrócić”. Co też nie do końca jest dobrym rozwiązaniem, no bo jednak naszym zadaniem jest odciążenie tego przedsiębiorcy od tych zadań. Więc naszym obowiązkiem, jako asystentki, jest znalezienie rozwiązania, w jaki sposób ta reklamówka powinna trafić z powrotem do klientki. Więc podsumowując – te umiejętności właśnie takiego skupienia się przede wszystkim na tym, co mamy do zrobienia i odpowiednie odczytanie tego, co jest do wykonania.
Klienci doceniają, gdy angażujesz się osobiście w ich biznes
Agata: Tak, zdecydowanie. Pierwszą z kluczowych kwestii – to, co przychodzi mi na myśl, to też takie przedsiębiorcze podejście. Wydaje mi się, że to jest mega ważne. To, co klienci bardzo często doceniają, to wychodzenie poza taki schemat tylko przekazanego zadania i zrealizowania go nawet poprawnie według oczekiwań, ale właśnie to, co jest na mega plus – to to, kiedy wychodzimy poza te ramy. Gdzieś tam jesteśmy w stanie od siebie coś dodatkowo zaproponować, usprawnić. I mieć taką chęć robienia czegoś więcej, zaangażowania się w ten biznes klienta – to też na pewno bardzo mocno punktuje.
Ela: No i takie sytuacje nawet jak polecanie chociażby produktów swoich klientów, czy na przykład mi się zdarzały sytuacje kiedy po prostu trafiałam na przykład na jakiś artykuł, który wiedziałam, że się danemu klientowi może przydać. I nieodpłatnie, nie zakładając że z tego tytułu uzyskuje korzyści, po prostu przesyłałam takie informacje do swoich klientów. Oni też się cieszyli, doceniali to, więc to są takie rzeczy, gdzie klienci właśnie widzą, że my się angażujemy w ten ich biznes.
Agata: Super. Tak, no myślę, że tutaj sporo ciekawych wskazówek, dużo treści padło. Mam nadzieję, że ten live uda mi się zapisać, tak żeby osoby, które dzisiaj nie mogły być na żywo – mogły sobie przeglądnąć. Sporo osób nam się tutaj pojawiło. Jeszcze zerknę, czy nie pojawiły się jakieś pytania, bo powoli zmierzamy ku końcowi. Jak przystało na dobrze zorganizowane asystentki, to w czasie naszym założonym, pomiędzy 30 a 45 minut, zmieściłyśmy się idealnie, jeszcze z zapasem na ewentualne pytania. Ale póki co pytań żadnych nie widzę. Także tutaj do Ciebie jeszcze pytanie, czy jakieś takie kwestie z Twojej strony są do poruszenia? Czy jest coś, co jeszcze chciałabyś od siebie dodać?
Ela: Jeśli są osoby, które chciałyby się rozwijać w tym kierunku, to ja się też bardzo chętnie dzielę swoją wiedzą. Więc można sobie wejść na moją stronę www.asystentkalevelmaster.pl. Tam też jest bezpłatny kurs mailowy, na który można się zapisać. Więc jeśli będą osoby, które zaciekawił w ogóle temat, a nie miały okazji wcześniej go poznać, a chciałyby spróbować i uzyskać więcej informacji na ten temat, to ten kurs mailowy jak najbardziej mogę polecić. No i sama wiedza, którą się dzielę na blogu – myślę, że może być przydatna osobom, które na niego wejdą.
Agata: Zdecydowanie. Także zapraszamy do Eli na profile społecznościowe i na stronę. Tutaj ja ze swojej strony też pamiętam doskonale kurs mailowy. Chyba miałam też okazję gdzieś tam się przyczynić z dwoma czy trzema literkami do tego, co tam w środku jest. Także dziękuję Ci bardzo za to, że dzisiaj poświęciłaś nam czas, opowiedziałaś tyle ciekawych rzeczy. Jeśli są jakieś pytania, których tutaj nie udało się zadać, to zapraszamy do wiadomości prywatnych, a live – mam nadzieję – uda nam się zapisać na przyszłość. Więc udanego wieczoru.
