Menu Zamknij

Okiem klienta na pracę WA #1: Michał Barczak

Michał Barczak wywiad

Uważam, że spojrzenie na zawód Wirtualnej Asystentki z punktu widzenia klienta, to bardzo ważna kwestia. Dlatego tym razem moim gościem jest Michał Barczak – właściciel bloga geekwork.pl oraz CEO agencji marketingowej outspace. Michał promuje pracę zdalną i przez jakiś czas działał jako freelancer. Obecnie jest przedsiębiorcą skupiającym się na prowadzeniu własnej firmy. Ponadto słynie z tego, że ma do perfekcji opanowany system zarządzania swoimi zadaniami. Ta umiejętność w zawodzie WA jest niezwykle ważna, więc myślę, że możemy się od Michała wiele nauczyć.

Cześć Michale. Zaprosiłam Cię do wspólnej rozmowy, ponieważ od dłuższego czasu działasz jako freelancer, choć wiem, że teraz już mniej, bo bardziej skupiłeś się na zarządzaniu swoimi firmami. Jesteś też znany z tego, że świetnie panujesz nad swoimi zadaniami. I jesteś zagorzałym zwolennikiem pracy zdalnej. Myślę, że wszystkie te kwestie są w zakresie zainteresowań moich Czytelniczek. Opowiedz nam kilka słów o sobie, kim jesteś i czym się zajmujesz? Jakie były Twoje początki? W jaki sposób pozyskiwałeś swoje pierwsze zlecenia? 

Zacząłem pracować przez internet w wieku 15 lat. Istniał wtedy jeszcze portal zlecenia.przez.net – tam zasada była dosyć prosta. W bardzo tematycznych zleceniach brało udział maksymalnie kilka osób. Równocześnie każdy użytkownik w taki czy inny sposób był oceniany. Dzięki temu pracując rzetelnie zyskiwałem pewną rangę i byłem coraz częściej wybierany jako zleceniobiorca.

Od kiedy pamiętam, mam też bzika na punkcie obsługi klienta. Staram się zawsze wyobrazić sobie jak chciałbym, aby taka usługa została zrealizowana. Tak robiłem od samego początku. Dzięki temu praktycznie ZAWSZE małe pojedyncze zlecenie w ciągu kilku tygodni zmieniało się w stałą, czasami nawet bardzo dużą współpracę. Oczywiście dziś ten mechanizm nadal działa, ale już trochę inaczej. Mamy do dyspozycji takie portale jak Oferia, czy też różne grupy facebookowe. 

Warto wychodzić z inicjatywą i proponować firmom współpracę

Zdarzyło mi się też na początku swojej pracy jako freelancer kilkukrotnie wychodzić z inicjatywą i uderzać z ofertą do firm. Zazwyczaj ponownie inspirowałem się zleceniami z portali ogłoszeniowych. Zakładałem (i jak się okazało słusznie), że jeśli ktoś szukał osoby do prowadzenia forum to temat po kilku miesiącach nadal może być aktualny.

Kolejnym elementem było to, że nie bałem się żadnej pracy. Zdarzyło mi się podejmować wielu bardzo dziwnych zadań – pamiętam, że kiedyś pracowałem dla portalu podobnego do Demotywatorów – otrzymywałem wynagrodzenie dzienne około 25 złotych jeśli codziennie dokładnie o 21 wchodziłem na określoną stronę i wrzucałem 10 obrazków z opisami. Na tamte czasy około 700 zł miesięcznie za mniej niż 35 godzin pracy było marzeniem :).

Podstawą w pozyskiwaniu klientów jest znalezienie dobrej niszy

Obecnie również zajmujesz się w swoich firmach pozyskiwaniem klientów? Jak do Ciebie trafiają? Szukasz ich aktywnie czy teraz bazujesz już głównie na poleceniach?

To trudne pytanie, bo to dynamicznie się zmienia. Przede wszystkim staramy się dowozić i chwalić osiągnięciami naszych klientów. Wydaje mi się, że najważniejszą zmianę, której dokonaliśmy w ciągu ostatnich kilku lat, było znalezienie sobie dobrej niszy i poznanie jej od środka. Specjalizujemy się w marketingu restauracyjnym. Marki, które mamy możliwość prowadzić to często duże firmy i inni zaczynają nas kojarzyć z tym konkretnym tematem. Efekt często jest taki, że na różnych grupach facebookowych jesteśmy wraz z zespołem oznaczani, jeśli ktoś szuka pomocy w tej branży. 

Innym kanałem jest współpraca z software housami i freelancerami, np. grafikami czy fotografami. Są to osoby, które często współpracują z klientami od podstaw. Jeśli klient buduje nową stronę www, to być może będzie zaraz potrzebował reklamy. Jeśli zleca sesję (w szczególności w naszej branży gastro), to prawdopodobnie będzie chciał ją pokazać szerszemu gronu odbiorców.

… oraz dobre relacje z obecnymi klientami.

Mamy kilka firm, które każdego miesiąca przekazują nam (oczywiście za odpowiednią zgodą) kilka leadów miesięcznie. W większości przypadków wynagradzamy takie firmy bardzo wysoką prowizją – czasami sięgającą nawet kilku tysięcy złotych. Oczywiście jesteśmy też agencją reklamową, więc sami testujemy różne formy reklam nastawionych na leady. Dbamy też o dobre relacje z klientami i często pytamy ich czy mogą nas gdzieś dalej polecić. Udział reklam w pozyskiwanych klientach szacował bym na jakieś 10-15%. Reszta to dobra współpraca.

Podejmowaliśmy testy stworzenia działu zimnej sprzedaży, ale okazało się to bardzo nieefektywne na ten moment.

Michał Barczak sesja

Znam Cię też jako osobę, która w bardzo skuteczny sposób zbudowała swój wizerunek w sieci. Czy możesz zdradzić ile czasu na to poświęciłeś i kiedy pojawiły się pierwsze efekty?

Ciężko odpowiedzieć na to pytanie, głównie dlatego, że to proces ciągły. Na samego bloga poświęciłem spokojnie ponad 500 godzin, a na rozwój firmy (w tym dbanie o nasz i mój wizerunek) poświęcam większość czasu :).

Jesteś przedsiębiorcą. Czy gdyby pojawiło się takie zapotrzebowanie i chciałbyś nawiązać współpracę z Wirtualną Asystentką, to na co zwróciłbyś uwagę decydując się na konkretną osobę? W jaki sposób zweryfikowałbyś, że to właśnie ta odpowiednia osoba? Jakie pytania byś jej zadał?

Przede wszystkim weryfikowałbym umiejętność pracy w moim systemie produktywności opartym na metodzie GTD oraz wiedzę biznesową – jeśli ktoś rozumie DLACZEGO zlecam poszczególne zadania, taka osoba lepiej je wykonuje i może regularnie usprawniać sam proces. 

Reszta spraw, które chciałbym zweryfikować, to ogólne nastawienie do życia. Staram się ze swojego otoczenia usuwać ludzi, którzy przejawiają skłonność do narzekania, szukania wymówek lub ogólnie nie są pozytywnie nastawione do życia. 

Istotne jest dobre zrozumienie klienta i wyprzedzanie jego oczekiwań

Mieliśmy okazję współpracować ze sobą przy projekcie Zdalnego Ninjy, od tamtego czasu wiem, że chętnie mnie polecasz jako WA :). Co zadecydowało o tym, że uważasz, że warto mnie polecać? Na co powinny zwrócić uwagę osoby zaczynające pracę w tym zawodzie, by możliwie szybko zaczęły być postrzegane jako osoby godne zaufania i o odpowiednich kompetencjach?

Podoba mi się Twoje podejście i zrozumienie klienta. Ważna jest też dla mnie dyspozycyjność i umiejętność pracy zadaniowej. Dobre zrozumienie klienta i wyprzedzanie jego oczekiwań to umiejętność, którą ceni się w każdym biznesie, w szczególności w przypadku stanowisk wysokiego zaufania, czyli też takiej pracy jako asystentka.

Znam przykłady, kiedy klienci zlecają asystentkom bardzo osobiste rzeczy – prezent dla żony, dostęp do konta bankowego, ogarnianie spraw księgowych itd. Wiedza, że taka osoba jest uporządkowana i ogarnięta, a moje prywatne dane nie wypłyną gdzieś na zewnątrz, są bardzo  cenne. Lubię też podejście sprzętowe – czyli pokazywanie dlaczego mogę czuć się bezpiecznie poprzez pokazywanie gotowych rozwiązań do współpracy.

Uroki pracy zdalnej

Oboje mocno promujemy pracę zdalną. Swoje powody znam :). Co u Ciebie decyduje o tym, że jesteś jej zwolennikiem?

W pracy zdalnej cenię sobie przede wszystkim poczucie wolności. Jeśli chcę, mogę pracować z dowolnego miejsca na świecie – z mojego biura, mieszkania czy hotelu. To do mnie zazwyczaj należy decyzja w jakich godzinach czy porach dnia pracuję. Choć z tej wolności nie korzystam bardzo często – mamy wynajęte biuro, z którego pracuję w 80% czasu – to równocześnie samo poczucie, że MOGĘ daje mi niezwykły komfort.

A mam za sobą już 5 tygodniowy wyjazd na Filipiny, zbliża się 50 dni w Tajlandii. A czasami po prostu wyskakujemy gdzieś na weekend. Dużo fajniej się żyje, kiedy nie mam spinki, że MUSZĘ być jutro w biurze – tylko mogę popracować np. z domu rodziców czy dziadków.

Metodologia GTD i wypracowanie nawyków

Wiem, że jesteś wielkim fanem metodologii Getting Things Done. Czy możesz powiedzieć kilka słów o tym, w jaki sposób wpływa ona na Twoją codzienną pracę?

Och, na ten temat napisano kilka książek, więc chyba nie da się w kilku zdaniach ich streścić :).

Dla mnie osobiście najważniejsze było wypracowanie w sobie kilku nawyków. Przede wszystkim możliwie jak najbardziej szczegółowe rozpisywanie zadań i projektów, aby pracować mądrze i w sposób przemyślany – nawet jeśli coś wytrąci mnie z trybu pracy, wiem do czego mam wracać.

Drugi najważniejszy nawyk to zaufanie do zewnętrznego systemu pamięci. Staram się nie trzymać w głowie rzeczy, które nie muszą tam być i możliwie jak najwięcej przerzucać do systemu. 

Ostatnim elementem są regularne przeglądy – tego jak pracuję, nad jakimi projektami pracuję w danym dniu, tygodniu, miesiącu czy roku. 

Na co dzień zarządzasz zarówno swoimi zadaniami, jak i zadaniami zespołu, korzystając z aplikacji Nozbe. Obecnie sporo jest na rynku dobrych systemów do zarządzania projektami, co zadecydowało o tym, że wybrałeś akurat ten?

Przede wszystkim dostępność na wszystkich urządzeniach – na komputerze, telefonie czy tablecie. Nozbe zachowuje się przewidywalnie i identycznie. Wypracowane nawyki dodawania zadań do systemu działają tak samo w każdym miejscu. Estetyka i poczucie minimalizu, z minimalizacją rozpraszaczy też jest dla mnie ważne.

Niewykluczone jednak, że w ciągu następnych miesięcy rozejrzę się za większym narzędziem, dedykowanym pod nasze potrzeby. Nozbe na pewno dalej zostanie moim osobistym organizerem, który ma przewagę nad wszystkimi fizycznymi organizerami – sam synchronizuje się do chmury i mam do niego dostęp z dowolnego urządzenia w dowolnej chwili.

Michał Barczak wywiad

Bycie zorganizowanym to unikanie rozpraszaczy

Prowadzisz jednocześnie kilka swoich projektów. Jak udaje Ci się wszystko ze sobą pogodzić? Oprócz wspomnianej wcześniej aplikacji czy masz jeszcze inne sprawdzone metody na to, by o niczym nie zapomnieć?

Przede wszystkim sama metoda GTD – praca w sposób uporządkowany, ze szczegółowym rozpisywaniem kolejnych kroków do wykonania z ich dokładnym planowanie w czasie i przestrzeni. Staram się minimalizować marnowanie czasu i skupić na pracy tak mocno, jak tylko mam siły.

Jak tylko się da, unikam rozpraszaczy czy niepotrzebnych spotkań, przerzucając to na narzędzia online – i tak z wieloma klientami nigdy nie spotkałem się fizycznie – załatwiając temat za pomocą wideokonferencji. Wszystkie dokumenty digitalizujemy od razu po ich otrzymaniu, przez co unikamy miliona papierków, które nagle trzeba oddać do księgowości. 

Takich drobiazgów jest więcej – ale na pewno praca głęboka i jasne cele są najważniejsze.

O delegowaniu zadań

W wywiadzie z Agnieszką Skupieńską podkreślałeś, że obecnie jedną z Twoich kluczowych umiejętności jest delegowanie zadań. W jaki sposób przekazujesz treść zadania, by osoba, która je otrzymuje zrozumiała je prawidłowo i wykonała poprawnie? Wiem, że dużo klientów współpracujących z WA ma często problem ze zlecaniem zadań – uważają nas za osoby, które czytają w ich myślach ;). Nie doprecyzowują tego, co chcą byśmy zrobiły, a później mają pretensje o to, że coś zostało zrobione nie tak, jak tego oczekiwali. Czy miałbyś może na to jakąś radę?

Mamy do tego spisaną szczegółową wewnętrzną procedurę, która jasno określa jak powinny wyglądać zadania w naszym systemie. Stosuję tą metodę zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym.

W uproszczeniu – staram się nauczyć swój zespół, aby zadania przydzielane czy to sobie, czy komuś innemu, były przemyślane i zawierały jasną informację:

  • czytelny tytuł z czasownikiem (zrób, przeczytaj, sprawdź)
  • jasny opis zadania – czego oczekujesz
  • określenie daty wykonania 
  • podanie powodu dlaczego o to proszę

Prowadzisz też bloga, którego głównym tematem jest produktywność? Czym wg Ciebie jest produktywność?

Umiejętnością znajdowania czasu na rzeczy naprawdę ważne – rodzinę czy duchowość. 

Czy możesz polecić książkę, e-booka lub artykuł, które znacząco wpłynęły na Twój poziom produktywności?

A mogę nie tylko jedną?

Pewnie! :).

Dla mnie osobiście najważniejsze książki to:

  • Getting Things Done Davida Allena
  • One thing Gary’ego Kellera i Jaya Papasana
  • Zero to one Petera Thiela i Blake’a Mastersa
  • Esencjalista Grega McKeown’a

Zdradź proszę, jakie są Twoje plany na najbliższe 5 lat?

Uzyskanie dużej stabilności przychodowej w spółce przy równoczesnym minimalizowanie liczby godzin poświęcanych na pracę. 

Projekty, a czas wolny

To chciałabym jeszcze zapytać o to, co robisz w wolnym czasie – bo zakładam, że takowy posiadasz? ;)

Mam go proporcjonalnie bardzo dużo! 

Myślę, że jedną z najważniejszych dla mnie rzeczy jest czytanie i myślenie. W ciągu ostatnich lat czytam średnio ok 100 książek rocznie – ten jest wyjątkowy, bo raczej nie przekroczę 70. 

Od kilku miesięcy dużo biegam – min. 3 razy w tygodniu i w planach mam dystanse takie jak półmaraton lub maraton. 

Uwarzyłem ponad 100 litrów swojego piwa, hoduje kilka gatunków mrówek, pisze bloga i bardzo, bardzo lubię jeść… Wymieniać dalej? :) 

Wow, coś czuję, że będzie trzeba się umówić na jeszcze jeden wywiad – tym razem o Twoich pasjach! :) Ostatnie pytanie – co wg Ciebie jako przedsiębiorcy – daje największą wartość podczas współpracy z Wirtualną Asystentką?

Optymalizacja roboczogodziny – dobra współpraca z asystentką pozwala dokonać cudu – oszczędzić czas, którego nie da się gromadzić :).

Dziękuję Ci Michale za rozmowę. Uzyskałam od Ciebie wiele cennych, z punktu widzenia Wirtualnej Asystentki, informacji. Myślę, że moje Czytelniczki będą zainteresowane zgłębieniem tematu metody GTD, dzięki której będą mogły pracować mądrze i w sposób przemyślany, planując i realizując swoje zadania. Sama z niej korzystam i uważam, że z jej pomocą planuję swoje zadania znacznie bardziej efektywnie.

Podsumowanie

A jakie cechy, zdaniem Michała, charakteryzują dobrą WA? Przede wszystkim powinna ona być proaktywna i rozumieć potrzeby klienta. Ważna jest także umiejętność pracy zadaniowej, zorganizowanie i odpowiedzialność. Taki zestaw cech sprawia, że można Wirtualnej Asystentce powierzyć zadania wymagające dużego zaufania.

Michał Barczak

CEO outspace – agencji marketingowej specjalizującej się w obsłudze gastronomii. Seryjny przedsiębiorca, bloger, ogromny fan produktywności i procedur. Trzyma rękę na pulsie, żeby wszystko było poukładane i działało procesowo. Na co dzień fan książek science fiction i szczęśliwy mąż. 

Powiązane Wpisy

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *