Notion to takie narzędzie, które na pierwszy rzut oka może wydawać się trochę przytłaczające. Kiedy po raz pierwszy otworzyłam je kilka lat temu, poczułam się, jakbym wylądowała w zupełnie nowym, nieznanym świecie. Niby wszystko wyglądało całkiem fajnie, ale jednocześnie nie do końca wiedziałam, od czego zacząć i jak to wszystko ugryźć. Notion, jak się okazało, nie jest najprostszym narzędziem do opanowania na starcie, ale w tym właśnie tkwi jego magia. To nie jest po prostu kolejna aplikacja do notatek czy planowania – to narzędzie, które potrafi dostosować się do absolutnie każdej potrzeby.
Przez pierwsze trzy lata korzystania z Notion, szczerze mówiąc, wykorzystywałam może z 10-20% jego możliwości. Używałam go głównie do podstawowych zadań: tworzenia list rzeczy do zrobienia, notatek, a czasem planowania jakiegoś większego projektu. I choć to wystarczało, czułam, że nie wykorzystuję jego pełnego potencjału. Byłam jak dziecko, które dostało do ręki ogromne pudło z klockami Lego, ale buduje tylko proste konstrukcje, nie zdając sobie sprawy z tego, jakie cuda może stworzyć.
Dopiero rok temu coś we mnie „kliknęło”. Zaczęłam bliżej przyglądać się Notion i odkrywać możliwości, o których wcześniej nawet nie miałam pojęcia. Zaczęłam przesiadywać godzinami oglądając filmy instruktażowe na YouTube i poznawać coraz lepiej jego funkcje. Z każdą kolejną stroną, bazą danych czy szablonem odkrywałam nowe opcje i z każdym dniem stawałam się coraz bardziej zafascynowana tym, co to narzędzie potrafi.
Teraz organizuję w Notion nie tylko wszystkie obszary mojego życia zawodowego, ale także prywatnego. Projekty biznesowe, plany podróży, listy zakupów, a nawet codzienne zadania – wszystko to mam pod ręką, w jednym miejscu, dostosowane dokładnie do moich potrzeb. Notion przeszedł moje najśmielsze oczekiwania i z narzędzia stał się nieodłącznym towarzyszem mojej codzienności.
Informacja: linki w artykule są linkami referencyjnymi – oznacza to, że jeśli zarejestrujesz się z mojego polecenia oraz zdecydujesz się na płatną wersję Notion (i tylko wtedy) – otrzymam z tego tytułu prowizję.
Czym jest Notion?
W najprostszym ujęciu, Notion to platforma typu „all-in-one” służąca do organizowania informacji, zarządzania projektami, tworzenia notatek i baz danych, a nawet współpracy zespołowej. Działa jak elastyczne, cyfrowe biuro, w którym możesz zorganizować wszystko, co tylko przyjdzie Ci do głowy.
Wyobraź sobie, że masz jedno narzędzie, które łączy w sobie funkcje takich aplikacji jak Evernote, Trello, Google Docs i Airtable. To właśnie robi Notion – pozwala tworzyć przestrzenie, w których możesz przechowywać notatki, zarządzać zadaniami, planować projekty, a nawet budować skomplikowane bazy danych. Wszystko to możesz dostosować do swoich potrzeb, co oznacza, że nie musisz dostosowywać swojego stylu pracy do narzędzia – to narzędzie dostosowuje się do Ciebie.
Co więcej, Notion pozwala na łączenie różnych elementów w jeden spójny system. Możesz na przykład stworzyć stronę z planem projektu, która zawiera listę zadań, kalendarz, bazę danych kontaktów i notatki zebrane podczas spotkań. Wszystko to może być interaktywne i wzajemnie powiązane, co sprawia, że Twoja praca staje się bardziej zorganizowana i efektywna. Notion to narzędzie, które rośnie razem z Tobą – im więcej czasu w nie inwestujesz, tym więcej korzyści możesz z niego czerpać. To prawdziwe centrum dowodzenia, które możesz dostosować do swojego stylu pracy, niezależnie od tego, czy prowadzisz mały biznes, zarządzasz zespołem, czy organizujesz swoje codzienne życie.
Krótki opis głównych funkcji
Notion oferuje mnóstwo funkcji, które sprawiają, że jest to narzędzie tak uniwersalne.
Pierwszą z nich są notatki. W Notion możesz tworzyć notatki w dowolnym formacie – od prostych tekstów, przez listy zadań, aż po rozbudowane notatki z obrazkami, linkami, filmami czy osadzonymi plikami. Co ważne, każda notatka może być edytowana i formatowana na wiele sposobów, co pozwala dostosować ją do Twoich potrzeb. Możesz dodawać nagłówki, wyróżnienia, tworzyć tabele, a nawet osadzać inne strony Notion w notatce.
Drugą kluczową funkcją są bazy danych. To narzędzie, które pozwala tworzyć zaawansowane zestawienia informacji. Możesz stworzyć bazę danych kontaktów, zadań, projektów, klientów – właściwie wszystkiego, co tylko potrzebujesz. Bazy danych w Notion są w pełni konfigurowalne: możesz dodawać kolumny, ustawiać filtry, sortowanie, a także tworzyć różne widoki tej samej bazy, np. widok tabeli, kalendarza czy tablicy Kanban. Każdy element bazy danych może zostać kliknięty, aby otworzyć szczegółowe informacje, co daje ogromną elastyczność w zarządzaniu informacjami. (Przykład mojej bazy danych dotyczącej przeczytanych książek znajdziesz w dalszej części wpisu.)
Kalendarz to kolejna funkcja, która jest niezwykle przydatna, szczególnie jeśli zarządzasz projektami lub musisz śledzić terminy. Notion umożliwia tworzenie kalendarzy, w których możesz dodawać wydarzenia, czy zadania. Co więcej, kalendarze mogą być połączone z innymi bazami danych, co pozwala na automatyczne synchronizowanie informacji – na przykład zadanie z listy może automatycznie pojawić się w kalendarzu.
Na koniec, Notion świetnie sprawdza się jako narzędzie do zarządzania projektami, dzięki możliwościom tworzenia tablic Kanban, list zadań, harmonogramów i baz danych powiązanych z projektami. Możesz stworzyć centralną stronę dla każdego projektu, gdzie zgromadzisz wszystkie niezbędne informacje: dokumenty, zadania, terminy, kontakty i notatki. Notion pozwala na ścisłą współpracę w zespole, ponieważ wszystkie te elementy mogą być udostępniane innym osobom, co ułatwia współpracę i komunikację.
Dlaczego Notion staje się tak popularne?
Notion zyskało ogromną popularność, głównie wśród przedsiębiorców i freelancerów, ale także studentów czy twórców internetowych. Przede wszystkim dlatego, że jego wszechstronność pozwala na dostosowanie narzędzia do indywidualnych potrzeb. Niezależnie od tego, czy zarządzasz dużą firmą, pracujesz na własny rachunek, czy organizujesz życie rodzinne, Notion pozwala na zbudowanie systemu, który działa dokładnie tak, jak tego potrzebujesz. Możliwość tworzenia dowolnych struktur, sprawia, że Notion staje się narzędziem, które rośnie razem z Twoimi potrzebami.
Kolejnym czynnikiem jest elastyczność w organizacji pracy. Notion nie narzuca żadnych sztywnych reguł, co do tego, jak powinieneś z niego korzystać. Możesz zacząć od prostych notatek i stopniowo dodawać kolejne funkcje, w miarę jak Twoje potrzeby się rozwijają.
Notion jest narzędziem, które wspiera współpracę. Możesz udostępniać strony i bazy danych swojemu zespołowi, co umożliwia pracę w czasie rzeczywistym nad tymi samymi dokumentami. W świecie, gdzie praca zdalna staje się coraz bardziej popularna, takie możliwości są nieocenione. Dzięki Notion możesz nie tylko zarządzać swoim czasem i projektami, ale także koordynować działania całego zespołu, nawet jeśli każdy z członków pracuje z innego miejsca na świecie.
Ostatnim, ale nie mniej ważnym aspektem, jest społeczność i dostępność zasobów edukacyjnych. Notion stało się tak popularne także dzięki aktywnej społeczności użytkowników, którzy dzielą się swoimi szablonami, poradami i pomysłami na to, jak efektywnie korzystać z tego narzędzia. Istnieje wiele kursów online, blogów, kanałów na YouTube i grup dyskusyjnych, które pozwalają na ciągłe doskonalenie umiejętności korzystania z Notion. To sprawia, że nawet jeśli na początku czujesz się trochę zagubiony, masz mnóstwo możliwości, aby szybko nauczyć się, jak maksymalnie wykorzystać potencjał tego narzędzia.
W jaki sposób sama wykorzystuję Notion w codziennej pracy i życiu prywatnym?
Notion jest dla mnie przede wszystkim narzędziem do zarządzania pomysłami związanymi z prowadzeniem mojej agencji wirtualnych asystentek VAssistance oraz bloga Asystentka Level Master.
W agencji korzystamy z Notion między innymi do współpracy z naszymi klientami, gdzie każdy z nich dostaje dostęp do własnej przestrzeni, gdzie może nadzorować zlecane nam zadania. Dodatkowo na takiej przygotowanej dla niego tablicy może znaleźć też dostęp do swojej umowy, listę wystawionych mu dotychczas faktur, czy link do swojego raportu w Clockify, żeby sprawdzić ile wykorzystał godzin ze swojego ostatniego pakietu.
Poza tym w Notion mamy zgromadzoną bazę wszystkich wewnętrznych procedur. Tym samym, jeśli nowa osoba dołącza do naszego zespołu, to w pierwszym etapie procesu onboardingowego odsyłamy ją właśnie do tego dokumentu.
Wśród opisanych procedur mamy też nie tylko te dotyczące onboardingu nowych osób, ale także współpracy z klientami. Dodatkowo w jednym miejscu mamy utworzone aktualne cenniki, wyceny na zapytania poszczególnych klientów, proces pozyskania nowych klientów oraz CRM z bazą potencjalnych klientów.
Z kolei w projekcie Asystentka Level Master wykorzystuję Notion między innymi do organizacji swoich treści na blogu, YouTubie i innych social mediach. Niezależnie od formatu (wpis na bloga, treść do filmu na TikToku, grafika do posta na Instagramie), wszystko trafia najpierw do plannera.
Również zbierając materiały do kolejnego wpisu na bloga, wszystko gromadzę właśnie w Notion. Edycja stron jest tak przygotowana, że mogę od razu oznaczyć nagłówki, pogrubienia treści, podkreślenia, a przy kopiowaniu do WordPressa całe formatowanie przenosi się 1:1.
Dzięki stworzonej bazie danych zewnętrznych materiałów, wszystkie przeczytane przeze mnie artykuły, obejrzane filmy na YouTube, czy przesłuchane podcasty, jeśli uznam, że warto je polecić w moim newsletterze, wrzucam w jedno miejsce do plannera. I mam do nich łatwy dostęp przy planowaniu kolejnych maili do moich czytelniczek.
Natomiast w życiu prywatnym wykorzystuję Notion na przykład do organizowania sobie książek, które planuję przeczytać lub już przeczytałam…
… czy chociażby do planowania sobie posiłków na kolejne dni.
Jednak Notion to przede wszystkim mój system do przechowywania różnego rodzaju notatek, ich organizowania, wyciągania z nich wniosków i wykorzystywania ich do tworzenia kolejnych moich treści. Ale o tym już w kolejnym wpisie. :)
Podsumowanie
Notion stało się nieodłącznym elementem mojego codziennego życia, zarówno zawodowego, jak i prywatnego. Gdy zaczynałam korzystać z tego narzędzia, nie sądziłam, że z czasem stanie się ono moim głównym centrum dowodzenia. Dziś nie wyobrażam sobie bez niego codziennej pracy. To narzędzie, które pozwala mi zorganizować niemal każdy aspekt mojego życia – od pracy zawodowej, przez planowanie posiłków, aż po codzienne obowiązki. Jego elastyczność sprawia, że mogę dostosować je do swoich potrzeb i zyskać pełną kontrolę nad tym, co robię każdego dnia. To dzięki Notion mogę lepiej zarządzać swoim czasem, realizować cele i cieszyć się spokojem ducha, wiedząc, że wszystko jest pod kontrolą.
