Planuj rok cały rok – czyli co zrobić, gdy Twoje postanowienia noworoczne wzięły w łeb

Dlaczego warto planować, co nam ono daje i na co zwrócić uwagę, planując swoją pracę na kolejne miesiące? A przede wszystkim jak robić to dobrze? Dowiesz się z kolejnego wpisu gościnnego Agaty Gąsiorowskiej.

---

Zapewne, zarówno dla Ciebie, jak i dla wielu innych osób, początek roku był czasem podejmowania postanowień noworocznych. Razem z nadejściem nocy sylwestrowej stworzyłaś w swojej głowie piękną wizję, że będziesz perfekcyjna, szybko nauczysz się nowych programów, znajdziesz klientów i będziesz działać na 120%. Teraz, po miesiącu, prawdopodobnie jesteś na etapie, gdzie szara rzeczywistość, brak czasu i zmęczenie zniechęciły Cię do wytrwania w swoich założeniach. Dlatego dzisiaj postanowiłam pochylić się nad tematem, jakim jest skuteczne planowanie celów.

Wiedz, że jeśli chodzi o planowanie, wiele osób uznaje okres świąteczno-noworoczny za najgorszy moment do podejmowania decyzji. Dlaczego? Ponieważ jesteś wtedy rozleniwiona, w stanie zauroczenia klimatem okołoświątecznym, popychana presją otoczenia, bo przecież wszyscy wyznaczają sobie cele i chwalą się tym dookoła.

Nie musisz czekać z planowaniem znowu do pierwszego dnia roku, miesiąca, tygodnia. Zrób to dzisiaj. Raz, a dobrze. Przeanalizuj swoje błędy, zweryfikuj podjęte postanowienia i zgodnie z poniższymi wskazówkami skutecznie zaplanuj działania na najbliższy rok. Jest to szczególnie ważne, jeśli czujesz, że dotychczas podejmowane kroki były tylko pobożnymi życzeniami lub słomianym zapałem wywołanym przekręceniem cyferki w kalendarzu. 

Po co planować?

Początek roku zawsze sprzyja planowaniu. Jednak, doskonałym momentem do planowania może być również kwiecień czy lipiec. Najważniejsze jest dojście do decyzji, że “tak, teraz ruszam i nic mnie nie powstrzyma”. Jeśli wierzysz w to, że masz realny wpływ na swoją przyszłość, to zacznij planować. Postanowienia noworoczne, typu “będę się bardziej starać żeby…”, szybko uciekają w zapomnienie i nic nie wnoszą oprócz frustracji. Tylko konkretne cele, z jasno określonymi kryteriami (“w tym roku przeczytam 1 książkę miesięcznie”), mają szansę na realizację.

Często pogląd innych na planowanie jest taki, że ogranicza ono ich spontaniczność. Zmusza do trzymania się pewnych ram, poza które nie wolno wychodzić. Dla mnie wygląda to wręcz odwrotnie. 

Kiedy nie planowałam dnia pracy miałam wrażenie, że czas przepływa mi przez palce. Cały dzień pracowałam, a na koniec i tak miałam poczucie, że nic nie zrobiłam. Odkąd układam zadania i ustawiam sobie cele, mam poczucie kontroli, sprawczości działań, uporządkowania i wypełnienia czasu. Nieważne, czy odnosi się to do pojedynczego dnia, czy do dłuższego okresu. Łapię się często na myśli, że w sumie im więcej robię tym więcej mam czasu na przyjemności.

Dlatego zacznij skutecznie planować, jeśli chcesz, by ten rok był czasem, kiedy zrealizujesz swoje założenia i w czasie podsumowania powiesz sobie: “Tak, zrobiłam tyle na ile mogłam, jestem z tego dumna. Jestem dzisiaj w tym miejscu, w którym założyłam sobie być rok temu”. 

Co daje planowanie? 

• Wyznaczasz sobie cele, które są latarniami w morzu bezsensownych czynności. Nakierowują Cię na odpowiednie działania, kiedy gubisz się w tym, co masz robić albo trwonisz czas na rzeczy, które nie przynoszą Ci efektów
• Uświadamiasz sobie czego pragniesz, programujesz swój mózg na to, co jest dla Ciebie ważne i pokazujesz mu drogę, którą trzeba przejść. A to pozwala szybciej dostrzegać pewne okazje i możliwości
• Pozwala osiągnąć wewnętrzny spokój. Twój umysł jest wolny dzięki rozpisaniu swoich myśli. Możesz skupić się już tylko na wykonywaniu kolejnych kroków. 
• Zaplanowanie czasu na przyjemności sprawia, że nie odkładasz ich ciągle na później. Dzięki temu łatwiej rozdzielisz życie zawodowe od prywatnego, co w pracy zdalnej jest niezwykle trudne. Efektywniej się zrelaksujesz i lepiej wykonasz swoją pracę
• Znajdujesz czas na wszystko, w tym lenistwo, nicnierobienie. Nawet choroba, która pojawi się nagle nie pokrzyżuje Ci planów, bo wiesz, które kolejne kroki są dla Ciebie ważne
• Daje motywację do sukcesywnego realizowania tego, co sobie zaplanowałaś. Nawet jeśli widzisz, że wszystko się opóźnia, nie idzie tak jak chcesz, ale wykonujesz kolejne zadania to wiesz, że idziesz ciągle za planem i nie wpadasz w panikę. Wiesz, że trzeba zrobić kolejny, mały krok, który przybliży Cię do celu

Zaplanuj czas na odpoczynek

Najczęściej, kiedy zabieramy się za planowanie, pierwsze co wypisujemy, to bardzo ambitne cele, zadania do realizacji. Z tych resztek czasu, który zostaje wyrywasz ostatnie ochłapy chwil na regenerację. A niejednokrotnie jest tak, że na relaks w Twoim napiętym grafiku nie ma już miejsca. 

Podstawową zasadą planowania jest: “Jeżeli czegoś nie uwzględnisz, nie zagospodarujesz wcześniej w planach, to prawdopodobnie o tym zapomnisz”. I tak samo jest z odpoczynkiem. 

Wiem, że pracując na swoim masz przekonanie, że musisz być w pracy non stop. Zawalać weekendy, czas z rodziną. Dopiero przecież przeszłaś na własną działalność, więc jak możesz myśleć o wolnym? 

A gdyby tak zacząć planowanie od drugiej strony? To znaczy od rozpisania sobie dni wolnych? Może dla Ciebie to będą weekendy, a może wolisz w sobotę i niedzielę pracować, a odpoczywać we wtorek i środę? Jesteś na swoim, więc Ty ustalasz tutaj zasady. Podczas planowania nie zapomnij również o długim urlopie, takim kiedy odcinasz się od wszystkiego, co jest związane z pracą. Jeśli będzie on gdzieś majaczył Ci na horyzoncie, będziesz wiedzieć, że musisz się do niego przygotować. Zebrać fundusze, odpowiednio się nastawić i z wyprzedzeniem zakomunikować o tym klientom. 

Dlaczego planowanie czasu wolnego jest takie ważne?

Jeśli tego nie zaplanujesz zawsze będzie tak, że akurat w tym czasie wyskoczy coś ważnego, natrafi się okazja na zdobycie nowego klienta, jakaś nadludzka siła przykuje Cię do komputera. 

Wiem to z własnego doświadczenia. Kiedy pracowałam jeszcze na etacie i byłam odpowiedzialna za planowanie urlopów mojego zespołu, zawsze na ostatnią chwilę odkładałam swoje wakacje. Kiedy stwierdzałam, że to jest dobry czas, że chciałabym odpocząć, zawsze pojawiało się “coś”: a to ktoś się rozchorował i musiałam go zastąpić, a to pieniędzy nie mam na wyjazd, więc szkoda marnować dwóch tygodni w domu. Urlop przekładałam o tydzień, miesiąc, dwa. A potem kończyłam rok z prawie pełnym pakietem wolnych dni i przeciążoną głową.

Teraz, patrząc na to z perspektywy, w której się znajduję, wiem, że to psychiczne zmęczenie mocno przyczyniało się do poczucia frustracji i chęci wprowadzenia zmiany w swoim życiu. Pamiętaj, że odpoczynek ma ogromne znaczenie. Jeśli nie chcesz poczuć się przytłoczona, wypalona, zmęczona tym co robisz, musisz pozwolić sobie na oddech. 

Od czego zacząć?

W pierwszej kolejności weź kalendarz, najlepiej w takiej formie, gdzie na kartce A4 widać cały rok i zaznacz wszystkie dni, w których chcesz mieć wolne. W tym długi, 14 dniowy urlop. A może wolisz dwa razy po tygodniu? To zależy tylko od Ciebie! Zakreśl je kolorem, który dla Ciebie będzie oznaczał czas odpoczynku. 

Wklej go sobie na początku kalendarza książkowego, plannera, czy stwórz wersję elektroniczną. Ciekawa jestem, czy również u siebie zauważysz podobne nastawienie, jakie ja zauważyłam u siebie. Kiedy zakreśliłam wolne dni na zielono, okazało się, że jest tego całkiem sporo i mój mózg od razu radośniej się do tego nastawił. Wizja 14 dniowego urlopu sprawiła, że pojawiła się automatycznie myśl: “jak chciałabym ten czas spędzić? gdzie chciałabym pojechać? ile potrzebuję na to pieniędzy?”. Wydaje mi się to już tak realne, że na pewno będę wykonywać pewne kroki, które pozwolą na realizację tego planu. I to chyba jest już planowanie :) 

Mam nadzieję, że jasne jest dla Ciebie objaśnienie dlaczego musisz rozpisać swój czas na odpoczynek. Mając jasno oznaczone punkty postoju, będziesz wiedziała, w których miejscach musisz przyspieszyć, żeby dotrzeć do celu na czas. Pomiędzy czas odpoczynku wpleciesz pracę, a dobre jej rozplanowanie sprawi, że będzie maksymalnie efektywna.

Stwórz swoją strategię

Z czym kojarzy Ci się słowo “strategia”? Kiedy myślisz o planowaniu strategii, pewnie przed oczami pojawia Ci się obraz dużej korporacji planującej podbój nowego rynku, wielkiego zebrania, na którym przedstawia się piękne wykresy i mądre sformułowania. Chciałabym odczarować tą wizję. Jestem zdania, że nawet będąc jedynym pracownikiem w swojej firmie, należy myśleć strategicznie. Więc dlaczego mali przedsiębiorcy nie korzystają z tego narzędzia wcale? Ponieważ działają tu i teraz, nie przejmują się jutrem. 

Nie namawiam Cię do rozpisywania wielkich planów na najbliższe 5 lat, tak jak robią to duże firmy. W Twoim przypadku dobrym posunięciem będzie określenie co chcesz osiągnąć w ciągu roku. Nie musi być to bardzo sformalizowany dokument. Wystarczy zwykła kartka A4, którą możesz później powiesić nad swoim biurkiem lub kalendarz z zapisanymi punktami kontrolnymi. Jeśli będziesz wiedziała czemu służą Twoje działania, będziesz pracować efektywniej i wydajniej. 

Czym jest strategia?

Jak możemy przeczytać na stronie poradnikpracownika.pl, określana jest jako ”długofalowy plan, zawierający główne cele i zadania organizacji, kierunki działania, alokację środków koniecznych dla realizacji zdefiniowanych celów. Strategia firmy więc to dokument wskazujący to, co w najbliższym czasie ma zostać przez firmę osiągnięte, w jaki sposób zostanie to zrealizowane oraz jakie zasoby będą niezbędne, aby całe przedsięwzięcie zakończyło się sukcesem”.

Brzmi groźnie? Nie ma się czego obawiać. Nie demonizuj procesu tworzenia strategii. Przeczytaj kolejne punkty i dowiedz się jak zaplanować skuteczną strategię działania na najbliższy rok. 

Stwórz wizję

Określ to, jak widzisz siebie, swoją pozycję, gdzie się znajdujesz, co robisz pod koniec stycznia 2021 r. ?Opisz swoją idealną, wzorcową sytuację, do której dążysz. Ma to być Twoja opowieść na temat tego dokąd zmierzasz i jak chcesz się rozwinąć. Niech będzie ona inspirująca, optymistyczna. Dobrze jest doprecyzować wartości, uspójnić to, co widzisz.

By łatwiej było Ci ją napisać, ustosunkuj się do poniższych zagadnień:

• jak chcesz pracować,
• ile chcesz zarabiać, 
• ilu chcesz mieć klientów, 
• jak prowadzisz działalność, 
• jaki wygląda Twoje miejsce pracy, 
• jaki jest Twój wizerunek wśród klientów.

Dzięki wizji nadajesz kierunek swojej działalności, jest to fundament pod kolejne etapy planowania. Programujesz mózg na kwestie, które powinny być dla niego najważniejsze. 

Określ misję

Misja – jest to określenie, jakimi wartościami kierujesz się w swoich działaniach. Nadaje sens codziennej pracy, pozwala skupić się na osiąganiu celu. Jasne komunikowanie jej na zewnątrz, skutecznie przyciąga nowych ludzi do współpracy, ułatwia pozyskiwanie nowych klientów, którzy kierują się podobnymi wartościami. Opowiada o tym, co Twoja firma może wnieść na rynek i w jaki sposób oddziałuje na życie Twoich klientów. 

Teraz weź kartkę i odpowiedz sobie na kilka pytań. Pomogą Ci one w określeniu swojej misji: 

1. Kim jestem?
2. Jak działam? Po co istnieje moja firma?
3. Jak siebie określam?
4. Kto jest odbiorcą moich usług?
5. Po co to robię?
6. Jaki problem chcę rozwiązać?
7. Jak to robię?
8. Jakimi wartościami się kieruję?
9. Co mnie wyróżnia spośród innych?

Poprawnie sformułowana misja firmy powinna spełniać trzy cechy: 

• powinna być zwięzła – im krótsza forma tym większa siła przekazu, 
• nie może zamykać firmy w określonych ramach, powinna pozostawiać pole do elastyczności,
• musi być ORYGINALNA – nie kopiuj pomysłów innych. 

Poniżej znajdziesz kilka przykładów misji, jakie obrały sobie znane firmy.

NIKE: 

Inspirowanie wszystkich sportowców* na świecie i dostarczanie im innowacyjnych produktów.
*Jeśli masz ciało, jesteś sportowcem.

Centrum Nauki Kopernik:

Inspirujemy do doświadczania, rozumienia świata i odpowiedzialnego działania.

Coca Cola Company:

Chcemy dawać światu orzeźwienie. Inspirować i wywoływać uśmiech szczęścia. Wyróżniać poprzez budowanie trwałych wartości.

Teraz czas na Ciebie. Określ misję swojej firmy. Zachęcam Cię do pochwalenia się nią w komentarzu pod tekstem. 

Określ swoje mocne i słabe strony

Teraz przychodzi czas na to, by zastanowić się w jakich obszarach powinnaś pracować, aby zacząć realizować zbudowaną przez siebie misję i wizję. Pomocne będzie Ci do tego określenie mocnych i słabych stron. Pamiętaj, by wziąć pod uwagę także cechy swojego charakteru.

Pobierz przygotowany przeze mnie materiał PDF. Wydrukuj i uzupełnij zgodnie z instrukcją. Przy jego wypełnianiu zwróć szczególną uwagę na swoje dotychczasowe osiągnięcia, sukcesy, porażki, sposób prowadzenia działalności, relacje z innymi, zasoby (np. środki pieniężne). Pozwoli Ci to określić, które elementy są fundamentami, na jakich się opierasz oraz wykażesz obszary do zmiany. Postaraj się zrobić to obiektywnie i szczerze. 

Wyznacz cele

A teraz usiądź spokojnie. Weź kartkę, długopis i wypisz: 

• obszary, które wymagają poprawy – wynikające z Twoich słabych stron, 
• obszary, które chciałabyś wzmocnić – wynikające z Twoich mocnych stron, 
• wszystko to, co chciałabyś osiągnąć w tym roku.

Prawdopodobnie wypisałaś sporo podpunktów. Często jedne cele zazębiają się z innymi. Niektóre są bardzo ogólne, niejasne i nieprecyzyjne. Dlatego teraz pobożne życzenia musisz zamienić w konkrety.

Zapoznaj się z poniższą grafiką. Przedstawia ona koncepcję SMART, która odnosi się do formułowania celów. Opiera się ona na pięciu cechach, jakimi powinien charakteryzować się poprawnie sformułowany cel. 

Zastosowanie podejścia zawartego w koncepcji SMART sprawi, że Twoje cele nabiorą wyrazistości, staną się bardziej namacalne, będą wyrażać konkretną wartość. Dzięki temu sprecyzujesz czego konkretnie chcesz.

W tabeli poniżej znajdziesz 3 przykładowe cele, opisane w bardzo ogólnej formie, oraz pytania pomocnicze i przykład poprawnie sformułowanego celu zgodnie z koncepcją SMART.  

Czy widzisz teraz różnicę pomiędzy celem, który daje Ci konkretną wartość do realizacji, a ogólnikiem, za który nie wiadomo jak się zabrać? 

Wybierz priorytety 

Nie przeraź się tym, kiedy stwierdzisz, że Twoja lista jest bardzo długa. Przede wszystkim, nie zakładaj, że uda Ci się zrealizować całość. Musisz spojrzeć trzeźwym okiem, określić, które z działań najszybciej, najefektywniej przybliżą Cię do celu. Jest to niezwykle ważne, by te kluczowe działania podjąć w pierwszej kolejności. 

Ze swojej listy wybierz dwa, trzy główne cele. Teraz, spośród nich, określ, który jest dla Ciebie najważniejszy. Priorytetyzacja pozwoli Ci na skupienie czasu i energii na najistotniejszych kwestiach i faktycznym rozwoju. Uświadom sobie, że małe kroki działają. Więc rozpisz poszczególne małe etapy, które doprowadzą Cię do tego celu.  Nazwij je celami szczegółowymi. Uporządkuj w odpowiedniej kolejności i wyznacz konkretne terminy realizacji. 

Przykład

Cel główny: Rozpromować bloga – zwiększyć liczbę czytelników o 300 osób do końca 2020 r. 

Cele szczegółowe: 

• regularne tworzenie wpisów – publikować jeden artykuł tygodniowo,
• prowadzenie grupy na Facebooku – codzienne administrować grupą, publikować 3 posty tygodniowo,
• stworzenie newslettera – uruchomić newsletter do końca marca 2020 r.,
• promowanie artykułów na Facebooku – uruchomić płatną reklamę raz w miesiącu,
• przebudowa wizualna bloga – stworzyć nową szatę graficzną do końca lutego 2020 r. 

Zastanów się jeszcze ile takich celów szczegółowych można wymienić. Przeanalizuj jakie drobne kroki trzeba podjąć w każdym z celów szczegółowych? Co musisz zrobić, jeśli chcesz publikować jeden artykuł tygodniowo? Zaplanować treści, stworzyć harmonogram publikacji, stworzyć artykuły, przygotować grafiki, opublikować. 

Dopiero kiedy szczegółowo masz opracowane kolejne kroki, możesz zabrać się za rozpisywanie harmonogramu. Chodzi tutaj o określenie ram czasowych na ich realizację. Przypisz do nich konkretne daty. Rozpisz je w kalendarzu lub programie do realizacji projektów typu Asana czy Trello. Pamiętaj, żeby wyznaczone przez Ciebie daty były realne. Bierz poprawki na to, że może dopaść Cię choroba, są okresy kiedy zadań od klientów jest tyle, że ciężko skupić się na sobie albo po prostu będziesz miała lenia i będziesz chciała odpocząć. 

Co robić, kiedy plan się sypie?

W pierwszej kolejności kłania nam się temat rozsądnego planowania. Jeśli wybierzesz sobie zbyt ambitne cele i nagle okaże się, że nie jesteś w stanie zrealizować ich znacznej części, spowoduje to przygnębienie i spadek motywacji. Dlatego wróć do akapitu: “Wybierz priorytety” i przeanalizuj je jeszcze raz. Bądź realistką. 

Musisz być świadoma również tego, że różne sytuacje losowe, zmieniające się okoliczności, wpłyną na zmianę Twoich priorytetów. Dlatego nie bój się modyfikacji planów, bo jest to nieuniknione. Staraj się na bieżąco je weryfikować i korygować do aktualnej sytuacji, możliwości. Jednak na horyzoncie zawsze miej swój główny cel. Dzięki temu będziesz wiedziała, że podążasz w dobrym kierunku. Pozwoli Ci to na utrzymanie motywacji i powrót do odpowiednich działań, nawet po okresie kryzysu. 

Ostatnia, najważniejsza zasada…

Nie porównuj się z innymi

Obserwujesz poczynania innych Wirtualnych Asystentek na Facebooku, Instagramie i wydaje Ci się, że robią więcej, lepiej niż Ty. I w końcu odpuszczasz, bo w sumie to i tak im nie dorównasz? Twoja frustracja rośnie. Porównywanie się z innymi to najprostsza droga do utraty motywacji i zaprzestania działań. Kiedy widzisz, że innym udaje się osiągnąć coś szybciej, przestajesz widzieć sens w swoich działaniach i rezygnujesz. 

Bądź świadoma, że nie wszystko co widzisz w sieci, jest takie w rzeczywistości. Uświadom sobie, że Ty robisz tyle, ile jesteś w stanie zrobić w tym momencie. Musisz to zaakceptować. Rozwijać swoje talenty nie oglądając się na innych. Skupić się na sobie i swoich działaniach, nie na tym, co więcej od Ciebie robi konkurencja. Pamiętaj, że Twoje działania nie pójdą w próżnię. W końcu przyniosą efekty. Sama bądź dla siebie wzorem. 

A teraz, małymi krokami, rozpocznij realizację założonych celów. Za rok zapytam Cię o ich podsumowanie :) Swoją drogą, ciekawa jestem jak moja rzeczywistość będzie wtedy wyglądała… więc do dzieła! 

Skuteczne planowanie celów – podsumowanie:

1. Zastanów się jakie korzyści daje Ci planowanie.
2. Zaplanuj odpoczynek.
3. Stwórz wizję i określ misję.
4. Uświadom sobie swoje mocne i słabe strony.
5. Wypisz cele główne i kroki ich realizacji.
6. Ustal priorytety.
7. Określ czas ich realizacji.
8. Zweryfikuj i dostosuj je do aktualnej sytuacji.