Tajniki wykonywania zawodu wirtualnej asystentki rodzą wiele pytań, zwłaszcza w obliczu rosnącej ostatnio jego popularności. Wiele osób, które rozpoczyna lub planuje rozpocząć swoją działalność jako freelancer, zastanawia się, czy ma do tego odpowiednie kompetencje.
Można mówić o pewnym minimum cech charakteru i umiejętności niezbędnych do wykonywania zawodu zdalnej asysty, jednak wciąż rozwijający się rynek biznesów online oraz usług zdalnych daje wiele możliwości wyspecjalizowania się w różnych dziedzinach. Stąd też praktycznie każda Wirtualna Asystentka ma swoją niszę, w której działa.
Słowem wstępu
W cyklu wywiadów z doświadczonymi wirtualnymi asystentkami zamierzam pokazać Wam, że mimo wykonywania tego samego zawodu, każda z nas reprezentuje inny styl pracy, inne cechy i umiejętności.
Dziś chciałabym przedstawić Wam Elę Wolińską, jedną z pierwszych WA w Polsce oraz autorkę e-booka „Jak zostać Wirtualną Asystentką?”.
Cześć Elu, cieszę się, że znalazłaś chwilę, by odpowiedzieć na moje pytania. Działasz na rynku zdalnej asysty już kilka lat, jesteś jedną z pierwszych Wirtualnych Asystentek, które pojawiły się na polskim rynku. Jak dowiedziałaś się o zawodzie WA i czym zajmowałaś się zanim nią zostałaś?
Byłam freelancerem i pracowałam głównie jako copywriter. Prowadziłam również agencję eventową, w której zajmowałam się oprawą muzyczną uroczystości. Nadal się tym zajmuję po pracy. W międzyczasie trochę poszukiwałam, nawet przez chwilę pracowałam na etacie. Aż do momentu, gdy przeczytałam jakiś amerykański artykuł o VA i zdałam sobie sprawę, że właśnie tym się od lat zajmuję. Takie “usystematyzowanie” i nazwanie po imieniu mojego zajęcia dało mi niezłego kopa do działania.
Czyli zmiana pracy stacjonarnej na zdalną odbywała się u Ciebie etapami?
Hmmm, trudno powiedzieć. Początkowo praca zdalna była moim zajęciem dodatkowym, ale w swojej firmie większość zadań już ogarniałam zdalnie. Zlecenia dochodziły coraz to nowe i w końcu, jak wspomniałam wyżej, wirtualna asysta stała się moim najważniejszym źródłem utrzymania.
W jaki sposób pozyskałaś pierwszych klientów już jako “pełnoprawna” Wirtualna Asystentka?
Głównie przychodzili do mnie z polecenia. Moim pierwszym stałym klientem był teatr, w którym pracowałam wcześniej jako muzyk. Wiele lat opiekowałam się ich stroną i fanpagem. Gdy założyłam własną stronę internetową i przygotowałam skrojoną pod swoje specjalizacje ofertę zlecenia zaczęły spływać bardzo szybko.
Z klientami z jakiej branży najczęściej pracujesz?
Nie ma reguły. Każdy z moich klientów to inna branża i inna bajka. I dobrze. Staram się nie mieszać, dzięki temu zawsze mam mnóstwo pomysłów dla każdego z nich z osobna.
Ok, w takim razie opowiedz jak wygląda przeciętny dzień Twojej pracy? Masz jakieś swoje rytuały?
Mając dzieci rytuały są konieczne. A raczej w miarę usystematyzowany dzień pracy. Rano szykujemy chłopców do szkoły / przedszkola. Śniadanie. Potem siadam do komputera. Pracuję do około 15.30. Potem wracają dzieci. Wieczorem zazwyczaj prowadzę kursy dla Wirtualnych Asystentek. Weekendy, oboje z mężem staramy się spędzać razem z dziećmi. Chyba, że w sobotę jadę na jakiś ślub zaśpiewać ;). To taka moja odskocznia.
Jak myślisz, czy są jakieś uniwersalne umiejętności, które powinna posiadać WA? Wiem z Twojego e-booka, że powinna mieć lekkie pióro. Jakie jeszcze predyspozycje warto posiadać?
Lekkie pióro to bardzo ogólne stwierdzenie, ale coś w nim jest. Nie każda WA musi być zawodowym copywriterem, ale umiejętność napisania oferty, tekstów na własną stronę, social media czy zredagowanie newslettera jest niezwykle ważne.
Na pewno WA powinna znać podstawy WordPressa, przynajmniej w stopniu pozwalającym na jego bieżącą obsługę. Dodatkowo: obsługa programu newsletterowego, do zarządzania i delegowania zadań, umiejętność tworzenia grafik np. w Canvie, tworzenia prezentacji, formularzy, efektywnego researchu itp. To z tych technicznych. Jeszcze cały szereg cech osobowych takich jak kreatywność, responsywność, etyka itd.
Obie doskonale wiemy, że aby skutecznie pozyskiwać klientów, trzeba się w jakiś sposób wyróżnić spośród konkurencji. Co jest Twoim wyróżnikiem na rynku?
Duże doświadczenie, a w połączeniu z umiejętnościami technicznymi to solidna mieszanka profesjonalizmu i kreatywności. Mam coś jeszcze, co bardzo mi pomaga w kontaktach z klientami – potrafię budować trwałe relacje.
Czy masz dziedzinę, w której się specjalizujesz? I czy to ważne, by mieć wybraną specjalizację, czy nie jest to konieczne?
Warto mieć ukierunkowaną ofertę. Multifunkcyjność jest bardzo pomocna i dobra, bo daje nam uniwersalne umiejętności, które dodatkowo wzmacniają nasze specjalizacje. W moim przypadku możemy mówić o 3 specjalizacjach: WordPress, grafika i zarządzanie projektami. To są tematy, którymi zajmuję się najczęściej, ale i najwięcej sprawiają mi przyjemności i satysfakcji.
Czy wśród zadań, które realizujesz, znajdą się takie, które są Ci zlecane najczęściej?
Managering, czyli zarządzanie projektami. WordPress, w tym budowanie stron. Grafika – najróżniejsze projekty – od social mediów po składanie ebooków i materiały reklamowe.
Bardzo mnie ciekawi w jaki sposób radzisz sobie z trudnymi klientami i czy masz swoją metodę na to, jak ich unikać?
Ufam swojej intuicji. Gdy czuję, że się nie dogadamy, to nie podejmuję współpracy. Czasami tzw. trudny klient, wcale trudny nie jest. Po prostu nasza komunikacja nie rezonuje. Ale kto wie? Może poczuje chemię z inną WA? Dla mnie klienci są albo w porządku, albo do siebie nie pasujemy.
Powiedz mi, co najbardziej lubisz w swoim zawodzie?
Niezależność. Pod każdym względem: czasu, zadań, klientów, pieniędzy.
W takim razie od drugiej strony – czy jest coś, czego szczególnie nie lubisz w swojej pracy?
Pewnie coś by się znalazło, ale to mało znaczące sprawy.
Czy możesz polecić strony lub blogi, które regularnie odwiedzasz i z których czerpiesz inspirację lub wiedzę?
Polecam też Księgę Adsów 3.0.
Ostatnio słucham również podcastów np. Małgorzaty Wardaszki – Deręgowskiej, są bardzo inspirujące.
Czy możesz wymienić 3 narzędzia, bez których nie wyobrażasz sobie swojej pracy?
- WorkTime
- Canva
- Camtasia
Podziwiam Cię za to, że udaje Ci się połączyć pracę WA z życiem osobistym i wychowywaniem dzieci? W jaki sposób sobie ze wszystkim radzisz?
O tym można by mówić i mówić :). Chyba jestem mistrzem efektywności! W każdym razie nauczyłam się przez te lata przede wszystkim jednego, o czym też powtarzam wszystkim moim kursantkom: WA to normalny zawód. Jeśli podejdziesz do niego z pełnym profesjonalizmem, to łączenie jakiejkolwiek “roli” z nim nie będzie kłopotem. Skoro wychodząc do pracy na etat do biura potrafimy łączyć nasze stanowisko z życiem osobistym i dziećmi, to dlaczego w pracy zdalnej nie miałybyśmy?
W jaki sposób odpoczywasz? Powiedz coś więcej o swojej pasji.
Śpiewam. Ukończyłam szkołę muzyczną i wolny czas poświęcam właśnie tej pasji. W sezonie ślubnym można mnie usłyszeć w lubelskich kościołach. Czasami koncertuję. Piszę teksty, a mój przyjaciel komponuje do nich muzykę.
Jakiej jednej rady udzieliłabyś osobie, która rozważa pracę jako WA?
Profesjonalizm. Nieważne na jakim etapie jesteś – podejdź do swojej pracy i klientów profesjonalnie. Przygotuj dobrą ofertę, zrób stronę internetową, czytaj artykuły branżowe, ebooki. Ucz się. I nie bój się. Jeśli profesjonalnie się przygotujesz, nawet jak przyjdą kryzysy, to nie zabraknie motywacji.
Dziękuję Elu za poświęcony czas. Liczę na to, że nasza rozmowa stanie się inspiracją dla innych Wirtualnych Asystentek.
Zapraszam też na strony Eli – jedną osobistą www.elawolinska.pl i drugą, tworzoną wraz z mężem www.pomocdlabiznesu.pl.
A także na jej grupę na Facebooku, gdzie chętnie dzieli się wiedzą wspierając inne Wirtualne Asystentki w ich działaniach. Tutaj link: Wirtualne Asystentki – szkolenia, porady, współpraca.
Na zakończenie
Podsumowując rozmowę z Elą, należy podkreślić znaczenie profesjonalizmu podczas wykonywania zawodu Wirtualnej Asystentki, jeśli zamierzasz uczynić z niego swój biznes. Warto znaleźć swoją specjalizację, w której będziesz czuć się dobrze. W tym kierunku powinnaś stale się doskonalić, by świadczyć usługi na jak najwyższym poziomie. Niech wirtualna asysta będzie Twoją pracą, nie zaś tylko przygodą, a z pewnością odniesiesz sukces!
Ela Wolińska
Wirtualna Asystentka i Managerka, Mentor Wirtualnych Asystentek, autorka podręcznika „Jak zostać Wirtualną Asystentką?”. Szczęśliwa żona i mama.
Linki: Strona www, Grupa Eli na Facebooku
