Zarządzanie budżetem przy nieregularnych dochodach – kiedy nie dostajesz już comiesięcznej pensji

Wpis gościnny autorstwa Noemi Szymuli, copywriterki i wirtualnej asystentki.

---

Kiedy zaczynasz pracę jako wirtualna asystentka, powinnaś mieć świadomość, że od teraz Twoje dochody nie będą przewidywalne. Nie będziesz już dostawać od pracodawcy co miesiąc dokładnie tej samej kwoty. Będziesz musiała nauczyć się żyć w nowych warunkach i poskromić nieprzewidywalność. Zarządzanie budżetem to już nie opcja – to konieczność.

W tym tekście przeprowadzę Cię krok po kroku przez proces zarządzania budżetem domowym. Zakładam, że na razie – jak większość – nie spisujesz wydatków i nie znasz swoich kosztów życia. Ale spokojnie, dojdziemy do tego. A właściwie od tego zaczniemy.

Zarządzanie budżetem – krok zero. Zbadaj, ile wydajesz co miesiąc

Nie sposób dobrze zarządzać swoim budżetem, jeśli nie kontrolujesz, na co przeznaczasz pieniądze. Dlatego zacznij od spisywania wszystkich swoich wydatków. Wszystkich. Nawet paczki chusteczek i tego batona kupionego przy okazji.

Jeśli masz tę możliwość, to zacznij to robić, będąc na etacie, czyli otrzymując stałą pensję.

Po co to? Aby wiedzieć, ile wydajesz na produkty i usługi z każdej kategorii, żebyś później mogła przeznaczać na nie konkretne kwoty i zarządzać limitami.

Bez spisania wydatków i zsumowania ich w kategoriach zwykle dziwimy się, gdzie znowu podziały się nasze pieniądze. Kawa z koleżanką, awaryjna kanapka, kilka lunchów w biurze – i nagle robi się 200 zł.

Jakie kategorie wydatków wprowadzić?

Spisywanie wydatków nie powinno odbywać się chaotycznie. Chcemy przecież wyciągnąć z nich wnioski na przyszłość. Dlatego warto bardzo starannie przemyśleć kategorie wydatków i ich podkategorie.

Do burzy mózgów możesz zastosować mapę myśli albo karteczki samoprzylepne.

Rekomendowane kategorie to między innymi: żywność, artykuły higieniczne, kosmetyki, opłaty domowe (czynsz i niezbędne rachunki), rozrywka (np. telewizja, Netflix), edukacja i rozwój osobisty, transport, dzieci, zdrowie, biznes, odzież, zwierzęta domowe, prowizje bankowe, pożyczki i kredyty, zabiegi urodowe, sport.

Koniecznie dostosuj je do swojego stylu życia. Możesz inspirować się innymi, ale nikt nie ma takiego samego profilu wydatków. Dlatego zarezerwuj czas na samą organizację kategorii. Przejrzyj transakcje bankowe, planery, porozmawiaj z najbliższymi.

Mam dla Ciebie kilka wskazówek:

• Podziel wydatki na jedzenie na co najmniej trzy grupy: w domu, na mieście oraz z dostawą do domu. Rozważ kategorie: słodycze i napoje oraz alkohol.
• Uwzględnij różne powtarzające się, drobne wydatki, których mogłoby nie być (np. jednorazowe torby na zakupy). Zapisywanie ich pozwoli Ci wyeliminować ich zakup.
• Jeśli poruszasz się transportem mieszanym, każdemu środkowi komunikacji przypisz osobną podkategorię.
• Pomyśl, jakie masz słabostki. U mnie to książki i kursy rozwojowe – mają osobną kategorię. Takie wydatki (i nałogi, jak papierosy) warto kontrolować dwa razy intensywniej – tam ucieka dużo naszych pieniędzy.
• Zastanów się dobrze, jakie masz wydatki nieregularne. U mnie są to koszty domen i hostingu, ale może to być również ubezpieczenie. Przypomnij sobie wszystkie i koniecznie je uwzględnij – one lubią zaskakiwać.

Gdzie to wszystko organizować?

Planner to nie jest dobre miejsce do spisywania wydatków – trudno potem je przeanalizować. Natomiast arkusz kalkulacyjny w zupełności wystarczy. W Internecie są nawet dostępne darmowe szablony budżetu domowego dla początkujących. Przykład takiego arkusza znajdziesz też do pobrania na końcu tego materiału. Natomiast ja opowiem Ci o rozwiązaniu dla leniwych, czyli o programach i aplikacjach.

Wspomniane rozwiązania do zarządzania budżetem działają zawsze podobnie. Wprowadzasz kategorie, wpisujesz wydatki, a system generuje Ci na tej podstawie raporty i wykresy. Możesz więc zobaczyć czarno na białym, że np. 22% Twoich wydatków w ubiegłym miesiącu poszło na zdrowie, albo że na słodycze i napoje wydałaś łącznie 203,45 zł.

Programy dzielą się na te w chmurze i instalowane na dysku oraz na płatne co miesiąc lub jednorazowo. Wiele z nich ma darmowe wersje o okrojonych funkcjach. Jeśli chcesz prowadzić w przyszłości budżet firmowy w podobnej aplikacji, to darmowa wersja może nie wystarczyć. Ale do użytku domowego – czemu nie? Te w chmurze działają też zwykle na telefony komórkowe, ale niektórzy boją się trzymać w chmurze informacje o swoich dochodach i nawykach finansowych.

To kwestia preferencji, które rozwiązanie wybierzesz. Osobiście dość długo korzystałam z AceMoney. Jest  to zaawansowany, ale dość intuicyjny w obsłudze program na komputer, który jest płatny jednorazowo ok. 160 zł. Niestety u mnie się nie sprawdził. Po pierwsze, zapominałam wprowadzać wydatki i tęskniłam za apką na komórkę. Po drugie, był brzydki i toporny. Dlatego przerzuciłam się na jedno z rozwiązań w chmurze, z którego korzystam i na smartfonie, i z poziomu laptopa. Przegląd najlepszych rozwiązań na Androida znajdziesz tutaj, a na iOS – tutaj (materiały są w języku angielskim).

Wybierz rozwiązanie, które spełni Twoje oczekiwania. Nie bój się eksperymentów, ale gdy znajdziesz metodę – trzymaj się jej.

Jak często rejestrować wydatki?

Są dwie szkoły. Jedna mówi, że codziennie (najlepiej od razu, odruchowo). Druga – że raz w tygodniu, w ustalony dzień, na przykład w ramach pracy w blokach czasowych.

Obie szkoły mają swoich zwolenników i przeciwników. Osobiście preferuję wprowadzanie wydatków od razu, bo to zajmuje chwilę. Czasem kilka chwil, jeśli trzeba zsumować pozycje na paragonie z supermarketu, w którym kupiłam produkty z wielu kategorii. Dla mnie to żmudna praca, którą wolę podzielić na malutkie kawałeczki.

Z drugiej strony, są ludzie, którzy nie znoszą drobiażdżków, rozpraszają się nimi – i wolą je zgrupować w bloki czasowe. Jeśli jesteś taką osobą, to sprawdzi Ci się wyznaczenie dnia w tygodniu, a nawet konkretnych godzin. Pamiętaj tylko, żeby nie zgubić paragonów!

Pro tip: jeśli nie zapisujesz wydatków natychmiast, gromadź paragony w specjalnym pudełku albo rób im zdjęcia.

Zarządzanie budżetem – elastyczne cięcie kosztów gdy zachodzi potrzeba

Część z nas, wirtualnych asystentek, ma przywilej rozkręcania własnej działalności po godzinach pracy. Oznacza to, że wciąż dostajemy stałe pensje, a równolegle budujemy swój biznes. Dzięki temu gładko możemy przejść od jednej formy zarobkowania do drugiej.

Jednak nawet my mamy swoje gorsze miesiące wtedy, gdy już zrezygnujemy z pensji. Przykładem niech będzie sezon wakacyjny, kiedy zwykle jest znacznie mniej zleceń. Możesz też po prostu zachorować na kilka tygodni i nie być w stanie realizować zleceń.

Prowadząc własną działalność, zawsze trzeba się liczyć z nadejściem chudych miesięcy. I po to właśnie jest cięcie kosztów. To jedna z podstawowych umiejętności u przedsiębiorcy, więc warto się w niej ćwiczyć od samego początku.

Jak ciąć koszty?

Absolutne minimum zarządzania kosztami życia to podzielenie ich na takie, które muszą zostać poniesione w danym miesiącu i takie, które mogą być opłacone.

Dobry przykład kategorii opcjonalnej to rozrywka. Nie jest potrzebna do przeżycia. Możesz tymczasowo zrezygnować z abonamentu na Netfliksa czy HBO GO.

Jeśli chodzi o transport, możesz odstawić samochód do garażu lub zrezygnować z taksówek na rzecz komunikacji miejskiej. Wyjdzie taniej.

W przypadku jedzenia możesz ograniczyć produkty luksusowe i zacząć częściej gotować w domu zamiast kupować gotowce.

Itd.

Sprawdź też metodę zero waste.

Kwoty minimalne i limity wydatków

Mając do dyspozycji raporty wydatków z co najmniej jednego miesiąca, możesz ustalić kwoty minimalne i limity wydatków dla każdej kategorii.

Weźmy za przykład jedzenie. Wyliczyłaś, że nie jesteś w stanie utrzymać się za mniej niż 500 zł miesięcznie. Zapisujesz to jako minimum w tabelce, o której za chwilę opowiem. Opracowujesz w ten sam sposób wszystkie kategorie, które oceniłaś jako „mus”. Następnie sumujesz wszystkie kwoty. Uzyskujesz w ten sposób minimum, jakie musisz zarobić, żeby w ogóle móc się utrzymać. (Nie zapomnij o podatkach!)

Limity wydatków przydają się z kolei w kategoriach opcjonalnych, takich jak rozrywka czy jedzenie na mieście. To one są pierwsze do odstrzału, kiedy trzeba ciąć koszty. Większość internetowych doradców finansowych pisze, żeby absolutnie z takich wydatków zrezygnować. Jest to jednak reżim, z którym nie każda z nas da sobie psychicznie radę. Osobom, które to przygnębia i frustruje, dobrze robi wyznaczenie niewielkich kwot na wydatki opcjonalne. Małe kieszonkowe na drobne przyjemności to dobry pomysł. Pamiętaj, żeby NIE przekraczać ustalonej kwoty.

Tabelka w arkuszu kalkulacyjnym, czyli Twój plan finansowy na najbliższe miesiące

Osobiście w arkuszu mam spisane w słupku wszystkie moje kategorie wydatków wraz z przeznaczonymi na nie kwotami. Niżej mam kategorie spodziewanych przychodów. Każdy miesiąc to nowa kolumna.

W tabelce uwzględniam coś, o czym do tej pory nie mówiłam zbyt wiele: konieczne wydatki okazjonalne. Wyprawka dziecka do szkoły, OC, wizyta kontrolna u lekarza – to przykłady takich wydatków.

Zestawieniepozwala mi spojrzeć na budżet roczny (oraz na przeszłe lata) z lotu ptaka oraz trochę w nim namieszać, na przykład przenieść jakiś wydatek na przyszły miesiąc lub rozłożyć go na raty. Staram się zaglądać do niej regularnie, aktualizując przeszłe i przyszłe wydatki. Jednak szczerze mówiąc – jeśli wszystko działa, zostawiam jak jest. Za to gdy nie wiem, co robić, tabelka ratuje mi życie.

Zarządzanie budżetem co miesiąc

Ufff, to koniec przygotowań. Możemy przejść do zarządzania bieżącymi dochodami.

Przyjrzyjmy się trzem możliwym opcjom.

Kiedy zarabiasz mniej niż wydajesz – dążysz do tego, żeby to zmienić. Tniesz koszty maksymalnie i intensywnie starasz się zwiększyć dochody, szukając kolejnych zleceń.

Raczej nie będziesz miała możliwości wypłacić sobie pensji z tego, co zarobiłaś w minionym miesiącu. Po prostu próbujesz się utrzymać na powierzchni.

Na tym etapie może trzeba renegocjować spłaty pożyczek, zrezygnować z transportu samochodem, ograniczyć przyjemności. Jest to trudny okres, który wymaga żelaznej dyscypliny. Im mniej masz pieniędzy, tym baczniej nimi zarządzaj.

Kiedy zarabiasz mniej więcej tyle, ile wydajesz – możesz sobie wypłacać miesięczną pensję z przychodów. To mogą być bieżące przychody, których sumę kontrolujesz (nie chcesz przekroczyć zaplanowanego budżetu), albo lepiej – pensja na bazie dochodów z minionego miesiąca.

Nadwyżki, które będą się czasem pojawiały, przeznaczaj na fundusz awaryjny zbierany na osobnym koncie. Dąż do tego, żeby znalazła się tam kwota, równa sześciu miesiącom Twojego utrzymania. Ten fundusz przyda Ci się podczas chudych miesięcy. Nie przeznaczaj tych pieniędzy na wakacje i rozrywki.

Kiedy masz nadwyżki finansowe – dalej wypłacaj sobie miesięczną pensję. Możesz dać sobie podwyżkę, z którą zrobisz, co zechcesz, na przykład odłożysz na wakacje. Oprócz tego nadal zbieraj na fundusz awaryjny, a także pomyśl o emeryturze w ramach IKZE. Zapoznaj się też z metodą 6 słoików Harva Ekera i zmodyfikuj ją pod siebie.

Zarządzanie budżetem – najpowszechniejsze pułapki

Na zakończenie chciałabym przedstawić kilka pułapek, w które możesz wpaść na początku swojej przygody z budżetem domowym.

• Łączenie finansów osobistych i firmowych. Przy jednoosobowej działalności gospodarczej łatwo pomyśleć, że skoro Ty to firma, a firma to Ty, to finanse też możesz połączyć. Od początku staraj się tego unikać i osobno gromadź i rozliczaj pieniądze firmowe, a osobno prywatne.
• Okazjonalna rozpusta. Po większym przelewie może Cię aż korcić, żeby wydać pieniądze na zachcianki takie jak ten fajny kurs Canvy, którego przedsprzedaż mignęła Ci na Facebooku. Nie podejmuj takich decyzji pod wpływem impulsu. Sprawdź, co o Twoich możliwościach mówią cyferki. Czy ten wydatek mieści się w limicie na edukację? (Wiem, boli!)
• Uzupełnię wydatki jutro… Ustal sobie reżim i trzymaj się go. W przeciwnym razie zakopiesz się w zaległych paragonach i odechce Ci się pracy nad budżetem.
• Za mało zarabiam, żeby jeszcze kontrolować wydatki. To błąd. Jeśli nie nauczysz się kontrolować małych kwot, nigdy nie zyskasz kontroli nad dużymi. Zawsze będziesz żyć ponad stan lub na granicy i będziesz się zastanawiała, gdzie podziały się Twoje pieniądze.

Podsumowanie

Jeśli miałabym wskazać najważniejszą wskazówkę z całego tego artykułu, to byłoby to: miej świadomość swoich minimalnych kosztów życia (w skali miesiąca i roku) i dąż do tego, żeby zawsze mieć z czego je opłacić.

Życzę Ci powodzenia w zarządzaniu swoim budżetem osobistym i efektywnym pomnażaniu swoich dochodów!