Zwinne zarządzanie projektami - Asystentka Level Master
Menu Zamknij

Zwinne zarządzanie projektami. Część I: Wprowadzenie do Agile i Kanban

Zwinne zarządzanie projektami

Jak planujecie swoją pracę? Pracujecie same czy w zespołach? Zdarzają się Wam momenty, kiedy siadacie do biurka i nie wiecie, w co ręce włożyć, bo wszystko wydaje się pilne? Sterta zadań rośnie, nie wiadomo, od czego zacząć i… No właśnie? Co dalej? Pół biedy, jeśli zarządzamy tylko własnym czasem, ale jeśli do tego mamy na głowie cały zespół, który nie wie, co robić?

Czasem jako rozwiązanie, zwłaszcza w planowaniu dnia, wystarczy prosta lista zadań i ich skreślanie/odznaczanie, gdy zostały wykonane. Zdarza się jednak, że proste TODO to za mało. Często pracujemy nad wieloma różnymi zadaniami, a nasze priorytety często się zmieniają. Jeśli chcemy mieć wszystko pod kontrolą, warto się zastanowić nad sposobem zapanowania nad naszym chaosem.

Gdy zdajemy sobie sprawę, że potrzebujemy jakoś zorganizować nasze projekty i zaczynamy szukać rozwiązania, zazwyczaj natrafiamy na zwroty jak Agile, Kanban czy Scrum. To bardzo popularne w dzisiejszych czasach pojęcia dla każdego, kto miał styczność z tematyką zarządzania projektami i organizacją pracy. Czym zatem jest „zwinne zarządzanie projektami” i czy warto to robić? Postaram się dzisiaj to wyjaśnić.

Z tego wpisu dowiesz się:

  1. Dlaczego powstał Agile?
  2. Kiedy wybrać Agile?
  3. Parasol Agile – przegląd metodyk
  4. Jak używać tablicy kanban
  5. Plusy i pułapki stosowania tablicy kanban
  6. Przydatne linki i źródła

Dlaczego powstał Agile?

Czy Agile to tylko kolejne modne słowo? Niezupełnie! Za hasłem „zwinnie” kryje się właściwie cała filozofia zarządzania projektami i pracą zespołów. Można śmiało powiedzieć, że Agile jest odpowiedzią na szybko zmieniający się świat.

Historycznie Agile jako nurt zwinnego zarządzania projektami wywodzi się z obszaru wytwarzania oprogramowania. Zauważono, że klasyczne metodyki w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu, stały się niewystarczające. Wielomiesięczne czy nawet wieloletnie projekty prowadzone w tradycyjny sposób nie nadążały za zmianami. Czasem jeszcze przed ukończeniem stawały się nieaktualne.

W rzeczywistości duże projekty potrafią trwać wiele miesięcy lub lat. W tym czasie niektóre wymagania lub cel samego projektu ulegają zmianie. Albo zmienia się otoczenie, jak np. warunki na rynku, konkurencja, lub zachodzą zdarzenia losowe, których się nie spodziewamy. Wtedy trzeba projekt zmienić. A zmiany w dużych projektach to zawsze koszt i dodatkowy czas. Na ogół im większy projekt i jego zakres, tym mniejsza odporność na zmiany.

Już dawno zauważono, że zwłaszcza w projektach związanych z technologią, konieczne jest bardziej elastyczne podejście niż tradycyjne, sprowadzające się do wielomiesięcznego czekania na rezultat.

Eksperci zaczęli szukać rozwiązania tego problemu. Zaczęto czerpać wzorce np. ze znanych w branżach produkcyjnych metod jak Lean czy Kanban. Na podstawie różnych wzorców wypracowano filozofię Agile. Koncepcję opisującą fundamenty zwinnego podejścia w zarządzaniu projektami i pracą zespołów, którą można lepiej poznać w manifeście autorów.

Chociaż Agile wywodzi się z obszaru wytwarzania oprogramowania, obecnie z powodzeniem stosuje się go również w innych sektorach.

Kiedy wybrać Agile?

Zwinne podejście sprawdza się w projektach, których zakres nie jest w pełni zdefiniowany, w których spodziewamy się wielu zmian, a przede wszystkim w takich, w których oczekujemy, że jak najszybciej zobaczymy jakiś rezultat.

Należy pamiętać, że sam Agile to tylko (i aż!) zbiór wartości i wskazówek, a nie dokładna instrukcja pracy. Jeśli więc klient przychodzi do nas i mówi: „Zróbmy to adżajlowo” to powinniśmy mu zaoferować elastyczne i odporne na zmiany podejście. Podejście, które jak najszybciej pozwoli mu uzyskać minimalnie satysfakcjonujący produkt, który będzie można rozwijać na podstawie informacji zwrotnej i oczekiwań użytkowników.

Co to właściwie znaczy? Że zamiast doskonalić produkt lub usługę przez bardzo długi czas, doprowadzamy ją do takiego etapu, w którym przynosi ona realną korzyść dla klientów i prezentujemy światu. Nie musi być to ostateczna jej forma, możemy cały czas nad nią pracować.

Wyobraźmy to sobie na prostym przykładzie. Wpadliśmy na pomysł super aplikacji mobilnej. Zamiast długimi miesiącami tworzyć jej finalną wersję ze wszystkimi funkcjami, wypuszczamy na rynek wersję zawierającą podstawowe, jednak nadal użyteczne dla odbiorcy funkcje. Pozwala nam to badać na bieżąco reakcje użytkowników i na tej podstawie nadawać kierunek dalszego rozwoju.

Oczywiście nie da się tego przełożyć na wszystkie dziedziny życia, trudno np. wyobrazić sobie budowę mostu podzieloną na takie etapy. Jednak w zdecydowanej większości projektów jesteśmy w stanie podzielić je na mniejsze etapy (iteracje), z których każdy będzie realną wartością dla klienta.

Metodyki zwinne i klasyczne – porównanie


Agile Waterfall
Rozmiar projektu Małe projekty Duże lub bardzo duże projekty
Czas oczekiwania na produkt Produkt dostarczany jest w iteracjach, z których każda dostarcza działający produkt i korzyść dla użytkowników. Długi czas oczekiwania na produkt. Dostarczany jest maksymalny możliwy zakres.
Cel i zakres projektu Cel nie jest do końca określony. Zakres jest weryfikowany po każdej iteracji; by jak najlepiej spełniać oczekiwania użytkowników. Cel i zakres projektu definiowane są na samym jego początku.
Odporność na zmiany Dzięki weryfikacjom zakresu jego zmiany są możliwe do wprowadzenia szybko i stosunkowo niewielkim kosztem. Zmiany zakresu są kosztowne, wymagają procedur zarządzania zmianą i powodują opóźnienia i/lub wpływają na budżet.
Zwinne zarządzanie projektami: agile i waterfall

Parasol Agile – przegląd metodyk

Przyjęło się mówić o „Parasolu Agile”, pod którym kryją się wszystkie zwinne metodyki. Agile to zarówno metodyki zarządzania projektami (DSDM, SAFe, AgilePM), jak i pracą zespołu (Scrum, Kanban, XP, Scrumban). Warto o tym wspomnieć, dlatego że często zapomina się o różnicy między organizacją pracy na poziomie zespołu a metodyką prowadzenia całego projektu. W tym wpisie skupimy się na organizacji pracy zespołu. Na początek krótki opis oraz tabelka porównująca metodyki Agile do zarządzania zespołem, a w dalszej części dokładnie przedstawię, czym jest Kanban.

Zwinne zarządzanie projektami: parasol agile
  • Kanban – najpopularniejszą implementacją Kanbana są tablice kanbanowe pozwalające wizualizować pracę zespołu i nadzorować ilość pracy w toku.
  • Scrum – metodyka wprowadzająca ideę samoorganizującego się zespołu i pracy w iteracjach (Sprintach). W Scrumie występuje określony zestaw ról w zespole, ceremonii oraz artefaktów wytwarzanych przez zespół. Dedykowany do pracy zespołów wytwórczych.
  • Scrumban – jest to hybryda dwóch powyższych, połączenie najlepszych praktyk z Kanbana (wizualizacji pracy, limitu rozpoczętych zadań) z tym, co najlepsze w Scrumie.
  • XP (Extreme programming) – stosowane przy wytwarzaniu oprogramowania.

Najważniejsze cechy Zalecana wielkość zespołu Łatwość wdrożenia/średni proces adaptacji Najlepiej pasuje do
Kanban Wizualizacja procesu nadzór nad ilością zadań w toku kontrola przepływu pracy Do 10 osób Około tygodnia Można wykorzystać do zarządzania własnym czasem wytwarzanie produktów/usług
Scrum Samoorganizujący się zespół podział pracy na iteracje Do 8 osób Nawet kilka tygodni Projekty
Scrumban Połączenie sposobu wizualizacji pracy na tablicach kanbanowych z ideą samoorganizującego się zespołu Do 10 osób Nawet do miesiąca Projekty produkty zespoły o ciągłym charakterze pracy (np. serwisowe)

Kanban

Czy japońska metoda sterowania produkcją z lat 50 ubiegłego wieku może pomóc nam w ułożeniu pracy i planowaniu działań? Kanban powstał jako metoda zarządzania produkcją, ale z czasem został zaadaptowany w wielu dziedzinach życia i biznesu. Jedno z narzędzi implementujących metodę Kanban to tablice kanbanowe. Są one z powodzeniem wykorzystywane w organizacji pracy zespołów oraz jako sposób na zarządzanie własnym czasem nie tylko przy wytwarzaniu produktów fizycznych.

Jak używać tablicy kanban?

Stosowanie tablicy kanban pozwala przede wszystkim wizualizować proces, zapanować nad ilością zadań w toku oraz kontrolować przepływ pracy pomiędzy kolejnymi etapami procesu.

Zasadniczo, stosowanie tablicy kanban sprowadza się do tego, że spisujemy zadania, o których wiemy, że są do wykonania. Możemy to zrobić np. za pomocą karteczek samoprzylepnych lub na zwykłej tablicy. Zadania potem grupujemy na te „Do wykonania/Do zrobienia” (To do), „W trakcie” (Work in progress) i „Zrobione” (Done) np. w tabelce z kolumnami o takiej nazwie. Całe zarządzanie polega na przesuwaniu zadań między kolumnami.

Same zadania powinny być opisywane zwięźle, ale na tyle szczegółowo, aby osoba je realizująca wiedziała, co ma robić. Zadaniom można przypisywać priorytety w celu ustalania kolejności ich realizacji.

Gdy pojawia się nowe zadanie, trafia ono do kolumny „Do wykonania”. Zadania z tej kolumny realizujemy zgodnie z priorytetami, a nie kolejnością pojawienia się na tablicy. Gdy rozpoczynamy pracę nad jakimś zadaniem, przenosimy je (np. przeklejając karteczkę) do kolumny „W trakcie”. Zadania zakończone lądują w kolumnie „Zrobione”. Proste, prawda?

To jest najprostszy model wykorzystania tablicy kanbanowej do organizacji pracy. Oczywiście kolumny można, a nawet trzeba, dostosować do specyfiki swojej pracy tak, by jak najlepiej odzwierciedlały nasze procesy. Dotyczy to zarówno ilości, jak i nazw poszczególnych kolumn.

Przykład implementacji tablicy kanbanowej z wykorzystaniem aplikacji Trello

Tablice kanbanowe bardzo dobrze sprawdzają się w pracy wirtualnych asystentek. Ułatwiają zarządzanie bieżącymi zadaniami oraz współpracę z klientem. W codziennej pracy dobrze sprawdza się rozszerzenie standardowego zestawu kolumn. Warto dodać np. kolumnę na zadania „Oczekujące”, czyli takie, które wymagają doprecyzowania i zaplanowania oraz na zadania przekazane do akceptacji klienta. Warto jeszcze przewidzieć zadania, których realizacja, z różnych względów zostanie wstrzymana.

Plusy stosowania tablicy kanbanowej

  • Dzięki podziałowi na kolumny można łatwo i szybko zobaczyć, ile zadań jest w jakim statusie, a statusy można dowolnie dostosować do swojego projektu.
  • Metoda dobrze obrazuje, ile zadań mamy rozpoczętych, a ile ciągle czeka na rozpoczęcie. Pozwala nam to na zapanowanie nad ilością zadań w toku (ograniczamy ilość rozpoczętych zadań do takiej, nad którą nasz zespół faktycznie może w danej chwili pracować). Bardziej kolokwialnie ujmując – stosując taką metodę, nie rozgrzebujemy kolejnych zadań dopóki nie skończymy poprzednich.
  • Zastosowanie tablicy pozwala kontrolować i udoskonalać proces. Dzięki wizualizacji przepływu zadań można pracować nad optymalizacją procesu i identyfikować jego wąskie gardła. Jeśli w jakiejś kolumnie na tablicy gromadzi nam się zbyt wiele zadań, oznacza to, że źle rozłożyliśmy siły.
  • Rozpoczęcie pracy z Kanban jest stosunkowo proste. W minimalnym wydaniu wystarczy nam kawałek ściany i zestaw karteczek samoprzylepnych. Wdrożenie tablicy kanbanowej w zespole jest też w miarę bezbolesnym procesem.

Pułapki tablicy kanbanowej

  • Ponieważ zadania na tablicy kanbanowej nie są robione w kolejności ich dodawania na tablicę, tylko zgodnie z priorytetami weryfikowanymi na bieżąco, może się okazać, że zadania o niższym priorytecie będą wisiały na tablicy bardzo długo. Zarządzając tablicą, należy cyklicznie weryfikować zadania, by nie umknęły nam te o niższym priorytecie.
  • Elastyczność tablicy kanbanowej może być zaletą, jak i wadą. Dowolność co do ilości kolumn czasem sprawia, że tablice stają się zbyt skomplikowane i pilnowanie ich aktualności zajmuje zespołowi zbyt wiele czasu.
  • O ile Kanban jako model pracy zespołu się sprawdza, tak ciężko z jego pomocą śledzić postępy samego projektu.
  • Ważne jest wyrobienie nawyku aktualizacji stanu tablicy. Jeśli zespół nie będzie przesuwał zadań do odpowiednich kolumn, tablica szybko stanie się nieaktualna, a co za tym idzie bezużyteczna. Widok tablicy z dużą ilością zadań nierozpoczętych może nawet wywoływać frustrację wśród członków zespołu wynikającą z braku widocznego postępu.
Zarządzanie dla WA poradnik

Podsumowanie

Oczywiście, aby rozpocząć pracę z tablicą Kanban wystarczy kawałek ściany w dostępnym dla wszystkich członków zespołu miejscu i zestaw karteczek samoprzylepnych. Metoda „na ścianie” jest zalecana przez ekspertów na początek. Sprawdzi się ona jednak wyłącznie w zespołach pracujących w jednym pomieszczeniu, ewentualnie w kilku blisko siebie. Na szczęście nie oznacza to, że kanban nie sprawdzi się w pracy zdalnej. W przypadku zespołów zdalnych lub stacjonarnych rozproszonych w budynku potrzebujemy wsparcia w postaci narzędzi. Istnieje wiele narzędzi wspomagających pracę z tablicami kanbanowymi oraz innymi metodykami Agile. Przeznaczymy na nie osobny wpis.

Tematy, które poruszyłam w tym tekście to tylko wprowadzenie do bardzo obszernego zagadnienia. W kolejnych wpisach poznamy lepiej Scrum i Scrumban oraz narzędzia do wdrażania metodyk zwinnych.

Przydatne linki i źródła

Magda Nicgorska, Zdalny Manager

Zamieniam problemy na rozwiązania. Pomagam małym firmom w organizacji pracy i prowadzeniu projektów. Pomogę Ci dobrać odpowiednią do możliwości metodykę, narzędzia oraz rozplanować zadania tak, by każdy wiedział, co ma robić. Mogę też poprowadzić dla Ciebie cały projekt.
Zajmuję się tym, na co zazwyczaj brakuje czasu, tak byś mógł skupić się na swoim biznesie.

W międzyczasie chętnie dzielę się wiedzą, więc jeśli interesuje Cię tematyka zarządzania, koniecznie zajrzyj na mojego bloga o zarządzaniu dla początkujących.

Znajdziesz mnie też na Instagramie i Facebooku.

Powiązane Wpisy

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *