Menu Zamknij

Zwinne zarządzanie projektami. Część II: Jak wdrożyć kanban w Trello

kanban w trello

W pierwszym wpisie z serii o zwinnym zarządzaniu przedstawiłam koncepcję Agile oraz tablice kanbanowe. Dziś chcę pokazać jak wdrożyć teorię w praktyce, czyli jak stosować kanban w Trello. Metodyka kanban świetnie sprawdza się w pracy wirtualnych asystentek jako organizacja pracy, ale też, przy odpowiednim skonfigurowaniu, miejsce do współpracy z klientem. Aby pokazać jak łatwo zacząć pracę z taką tablicą wykorzystamy aplikację Trello.

Trello to tylko jedno z wielu dostępnych na rynku narzędzi, których przegląd planuję w dalszej części serii o Agile. Dlaczego w takim razie piszę o nim właśnie teraz? Ponieważ jest to narzędzie niesamowicie proste w użyciu i rozpoczęcie pracy z nim zajmuje tylko kilka chwil. Dodatkowym atutem jest to, że aplikacja ma wersję na telefon i dostępna jest po polsku. Uważam, że możliwości wersji darmowej pozwalają na naprawdę wiele.

Z tego wpisu dowiesz się:

  1. Jak zacząć z Trello
  2. Współpraca z klientem
  3. Organizacja pracy z Trello
  4. Dodatki, czyli jak podkręcić swoją tablicę
  5. Podsumowanie
  6. Przydatne linki i źródła

Jak zacząć stosować kanban w Trello

Podstawą organizacji pracy są właśnie tablice, na których listy zadań można zorganizować w dowolny sposób. Po utworzeniu konta i zalogowaniu się zaczynamy od utworzenia swojej pierwszej tablicy.

Link do aplikacji TUTAJ.

W samym Trello, po utworzeniu tablicy mamy tylko jedną kolumnę i możemy nadać jej dowolną nazwę. Potem oczywiście, możemy utworzyć kolejne kolumny i dowolnie nimi manipulować.

W podstawowym wydaniu tablica kanbanowa zawiera 3 kolumny: Do zrobienia, W trakcie oraz Zrobione. Być może taki przepływ będzie dla Ciebie odpowiedni. Zanim zaczniesz, zastanów się przez chwilę, jak wygląda Twój proces obsługi zadań od klienta. Czy nie ma w nim jakiegoś istotnego etapu, który należałoby wyszczególnić?

Najprostszy przepływ zadania w pracy wirtualnej asystentki wygląda mniej więcej tak:

  1. Zlecenie zadania przez klienta
  2. Realizacja zadania zgodnie z priorytetem i terminem
  3. Odbiór/Akceptacja zadania przez klienta
  4. Zakończone

Pomiędzy realizacją zadania a jego zakończeniem wyszczególniłam osobny etap dotyczący akceptacji/odbioru zadania przez klienta. Oczywiście, każdy pracuje inaczej i nie w każdym modelu współpracy taka faza jest konieczna do wyszczególnienia.

Inną często spotykaną przy projektach sytuacją jest to, że zadanie jest z różnych względów wstrzymane. Zostało rozpoczęte, ale coś blokuje jego zakończenie i do czasu rozwiązania problemu nie możemy nic więcej z nim zrobić.

Przepływ zadań rozszerzony o taki status wygląda następująco:

  1. Zlecenie zadania przez klienta.
  2. Realizacja zadania zgodnie z priorytetem i terminem.
  3. Odbiór zadania przez klienta.
  4. Wstrzymane (nieobowiązkowy krok).
  5. Zakończone.

Czasem warto pomyśleć o kolumnie na zadania na potem. Na przykład na pomysły i koncepcje, których jeszcze nie realizujemy, ale nie możemy o nich zapomnieć. Można też wykorzystać na to kolumnę z zadaniami wstrzymanymi/odroczonymi. Ważne, żebyśmy my wiedzieli co z takim zadaniem zrobić w danej chwili.

Tablica do zarządzania zadaniami wirtualnej asystentki może wyglądać jak poniżej:

kanban w trello
Kliknij, żeby powiększyć

To jest przykładowa tablica, którą udostępniłam i możecie do niej zajrzeć w każdej chwili pod tym linkiem >> KLIK. Na poszczególnych kartach znajdziecie wskazówki jak stworzyć podobną tablicę.

Tworząc tablicę, możemy też skorzystać z wielu gotowych szablonów udostępnianych przez Trello np. ze zbioru tych do pracy zespołowej lub zarządzania projektami. Na szybki start można wykorzystać szablon: Simple Project Board.

Współpraca z klientem

Pracę z różnymi klientami warto prowadzić na osobnych tablicach. Pozwoli nam to dostosować tablice dla każdego klienta z osobna i ułatwi kwestie raportowe. Możemy przyjąć dwa modele pracy  z klientem wykorzystujące Trello (lub dowolne inne narzędzie, które wybierzemy). Wybieramy oczywiście taki model, który jest optymalny dla nas i dla naszych klientów.

W pierwszym modelu same zarządzamy tablicą i tylko my mamy do niej dostęp. Wtedy komunikację z klientem prowadzimy innymi kanałami – np. mailem czy telefonicznie. To zależy od naszych ustaleń. Model ten pozwala nam zachować pełną kontrolę nad sposobem organizacji tablicy i jej używania.

W drugim modelu klient dostaje dostęp do Trello i może sam dodawać nam zadania do zrobienia bezpośrednio w aplikacji. Z pozoru wymaga to większego nakładu pracy ze strony klienta, jednak model ten ma wiele korzyści. Upraszczamy komunikację z klientem i nie musimy przenosić zadań z maila do aplikacji. Klient może sprawdzić swoją tablicę kiedy chce i zobaczyć status prac nad zadaniami. Nie musi do nas dzwonić lub pisać, aby uzyskać te informacje. To może być też czasem minus! Jeśli trafi nam się  klient z dużą potrzebą kontroli, udostępnienie mu tablicy może sprawić, że będzie próbował narzucać nam model, kolejność czy tempo pracy.

Udostępniając tablicę klientowi, możemy korzystać np. z systemu komentowania poszczególnych zadań. Możemy więc wymieniać uwagi czy zadawać pytania do zadań bezpośrednio przez Trello. Dzięki temu wszystkie istotne informacje mamy w jednym miejscu. Idealnie, jakby większość komunikacji z klientem udało nam się przenieść do aplikacji.

Oczywiście nie oznacza to, że całkowicie rezygnujemy z innych form komunikacji!  Jeśli coś wymaga omówienia to nie zwlekajmy. Im szybciej to wyjaśnimy, tym lepiej dla wszystkich. Nie warto na siłę rozwiązywać czegoś przez komentarze czy maile, jeśli telefon pozwoli to wyjaśnić w 3 minuty.

Kanban w Trello – organizacja pracy

Na tablicy, na liście zadań do zrobienia, w zależności od modelu, my lub klient, definiujemy nasze zadania. Każdemu zadaniu możemy przypisać wiele atrybutów. Szczególnie użyteczne jest stosowanie etykiet, za pomocą których możemy np. zrealizować przypisanie do zadań priorytetów. Dzięki temu wystarczy jedno spojrzenie na tablicę i po kolorach poznamy jakie zadania mamy w kolejce.

zadanie w realizacji

Każdemu zadaniu możemy przypisać również datę realizacji. Jest to istotne, gdy mamy zadanie z nieprzekraczalnym terminem. Zadania z datą można przeglądać również w widoku kalendarza (trzeba włączyć odpowiedni dodatek) a samą tablicę można synchronizować np. z kalendarzem Google.

Jeśli nasze tablice na Trello zsynchronizujemy sobie z Kalendarzem Google, będziemy w nim widzieć wszystkie zadania do wykonania w danym terminie.

I gotowe! Jak dodamy zadania i odpowiednio je opiszemy, możemy zacząć korzystać z naszej tablicy. Ważne jest, aby pilnować jej aktualności oraz kolejności realizacji zadań zgodnie z priorytetami.

Dodatki, czyli jak podkręcić swoją tablicę

To, co opisałam wcześniej to nie wszystko. Trello oferuje mnóstwo dodatków (power-ups) ułatwiających pracę. W darmowej wersji do każdej tablicy możemy włączyć tylko jeden, ale wersje płatne zdejmują te ograniczenia. Poniżej przedstawiam kilka obszarów pracy wirtualnej asystentki, w których warto przemyśleć stosowanie dodatków:

dodatki trello
Kliknij, żeby powiększyć
  1. Dedykowane dla metodyki kanban w Trello:
    • Limity zadań w toku – włączenie takiego dodatku pozwala kontrolować ilość zadań na poszczególnych listach (np. Kanban WIP by Corrello, Limity listy).
    • Raporty i statystyki – przy wielu projektach lub wielu klientach prowadzonych jednocześnie warto rozważyć wykorzystanie narzędzi analitycznych do mierzenia różnych metryk zespołu (np. Kanban Analytics by Nave).
  2. Przydatne we współpracy z klientem:
    • Akceptowanie zadań – funkcjonalność akceptacji poszczególnych kart przez wskazanych członków zespołu. Można wykorzystać np. do odbioru prac przez klienta (np. Approvals for Trello).
    • Dodatki do śledzenia czasu pracy (time tracking) – Kiedy rozliczamy się z ilości godzin poświęconych na zadania, warto przemyśleć, jak będziemy ten czas mierzyć. Mierzenie czasu w Trello pozwoli nam zachować wszystkie informacje o współpracy z danym klientem w jednym miejscu. Sam klient będzie też mógł mieć dostęp, aby np. sprawdzić, ile jeszcze zadań może nam zlecić w ramach współpracy (np. Assista | Time Tracking Bot, Time Tracker – Chronos, Time Tracker by TimeCamp, Time Tracking & Reporting, Timespent for Trello).
    • Widok Gannt – przydatne, jeśli nasze zadania mają wiele powiązań i zależności między sobą. Widok Gantta pozwala zwizualizować zadania na osi czasu (np. TeamGantt, BigPicture).

Kanban w Trello – podsumowanie

To było bardzo krótkie, ale mam nadzieję, że przydatne, wprowadzenie do Trello we współpracy z klientem. Należy pamiętać, że opisany model nie jest jedynym słusznym. Sposób, w jaki zorganizujemy swoją pracę oraz współpracę z klientem zależy od bardzo wielu czynników. Wpływa na niego specyfika branży, wielkość naszej współpracy, ilość osób w zespole, a nawet upodobania nasze i klienta co do sposobu komunikacji.

A Wy jak macie zorganizowaną pracę i komunikację z klientem? Jakich narzędzi używacie? Co się sprawdza a co zdecydowanie nie?

Przydatne linki i źródła

Magda Nicgorska, Zdalny Manager

Zamieniam problemy na rozwiązania. Pomagam małym firmom w organizacji pracy i prowadzeniu projektów. Pomogę Ci dobrać odpowiednią do możliwości metodykę, narzędzia oraz rozplanować zadania tak, by każdy wiedział, co ma robić. Mogę też poprowadzić dla Ciebie cały projekt.
Zajmuję się tym, na co zazwyczaj brakuje czasu, tak byś mógł skupić się na swoim biznesie.

W międzyczasie chętnie dzielę się wiedzą, więc jeśli interesuje Cię tematyka zarządzania, koniecznie zajrzyj na mojego bloga o zarządzaniu dla początkujących.

Znajdziesz mnie też na Instagramie i Facebooku.

Powiązane Wpisy

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *