Po ludzku o działalności gospodarczej i podatkach, czyli jak się rozliczać jako wirtualna asystentka

Dzisiaj temat, który części początkujących wirtualnych asystentek spędza sen z powiek. Czyli jak się rozliczać jako wirtualna asystentka ze swoich zleceń, żeby wszystko było legalnie i jak należy.

Słowem wstępu

Dla mnie kwestie rozliczeń mojej firmy nigdy nie były proste. Poświęciłam na prawdę sporo czasu, by się z tym wszystkimi niuansami zapoznać. Prowadząc swój biznes, uważałam za niezbędne, by dokładnie wiedzieć za co płacę, ile i dlaczego. Po to, by świadomie kontrolować przepływy pieniężne i dobrze zarządzać swoimi funduszami. Dzięki temu, kiedy przychodzą gorsze miesiące i jest znacznie mniej pracy, moje rezerwy finansowe są na tyle duże, że nie muszę się martwić o to, czy starczy mi pieniędzy do następnej wypłaty.

Tak, dobrze przeczytałyście – co miesiąc wypłacam sobie wynagrodzenie ze swojej spółki. Tak, rozliczam się nie jako jednoosobowa działalność gospodarcza, a jako spółka. Dlaczego? Bo mi się to bardziej opłaca :). Ale o tym innym razem.

Tym razem zaprosiłam do rozmowy Alicję, z którą rozmawiam o możliwościach rozliczania się ze swoich usług jako WA oraz o tym z jakimi kosztami należy się liczyć prowadząc własną działalność. Na początek omawiamy zupełne podstawy, ale jeśli temat Was zainteresuje, takich wywiadów będzie więcej.

To lecimy :).

Cześć Alicja, cieszę się, że znalazłaś czas, by ze mną porozmawiać. Powiedz parę słów na swój temat, co robisz, czym się zajmujesz na co dzień?

Cześć Elu! Również bardzo się cieszę, że możemy porozmawiać. Pracuję od dwóch lat w firmie Ambasada.biz, gdzie zaczynałam jako Młodsza Księgowa, a obecnie jestem Księgową i Business Managerem. 

Na co dzień pracuję w biurze rachunkowym, prowadzę księgowość zarówno działalności gospodarczych, jak i spółek. Oprócz zadań dotyczących pierwszego stanowiska, jako Business Manager zajmuję się utrzymaniem stałego kontaktu z klientami. Sporządzam umowy, chodzę na spotkania networkingowe żeby promować firmę i wprowadzam nowych pracowników do nas do pracy. Wykonuję też zadania administracyjne. 

Czy wirtualna asystentka to zawód przyszłości?

Co myślisz o zawodzie wirtualnej asystentki? Czy uważasz, że jest to zawód przyszłości i ma szansę się rozwijać przez najbliższe lata?

Z zawodem wirtualnej asystentki spotkałam się około półtora roku temu. Na początku byłam zaskoczona, że taki zawód istnieje i zadaniami, jakie są wykonywane przez wirtualne asystentki. Myślałam sobie “Wow, jak to możliwe? Ludzie nie mają czasu na to, żeby posegregować swoją pocztę mailową, albo przerobić zdjęcia z wakacji?”. Z czasem zdałam sobie sprawę, że z usług wirtualnych asystentek korzystają nie tylko osoby, którym brakuje czasu. A również te, które cenią sobie swój czas wolny na tyle, by przekazać swoje zadania innej, odpowiedzialnej osobie, a swoje wolne godziny poświęcić na przyjemności. 

Czy jest to zawód przyszłości? Jasne! Ludzie są coraz bardziej zabiegani. Nie mają czasu wykonać wszystkich swoich zadań w pracy. A co dopiero spotkać się z rodziną, czy przyjaciółmi, albo po prostu zrelaksować. Cały czas słyszy się, że Polacy to pracoholicy. Rozwiązaniem tego problemu są właśnie wirtualne asystentki, które przejmują część obowiązków. Czy to nie piękne, gdy możesz oddać swoje obowiązki innej osobie, która dodatkowo wykona je zdalnie i perfekcyjnie? Myślę, że to dopiero początki rozwoju WA. Ten zawód ma wiele plusów i staje się coraz bardziej popularny. Ludzie dopiero poznają ten zawód i to, jak bardzo wirtualne asystentki mogą im pomóc i ułatwić życie. Dlatego jeśli pytasz mnie, czy zawód ma szanse rozwijać się przez najbliższe lata, to odpowiedź jest prosta – nie ma innej opcji! :) 

Też tak uważam, dlatego postanowiłam Cię zaprosić do rozmowy i zadać kilka pytań o to jak się rozliczać jako wirtualna asystentka. Możliwości jest kilka, ale nie do końca wiadomo, która forma rozliczenia będzie najkorzystniejsza w konkretnym przypadku. Część dziewczyn pracuje na etacie i zastanawia się, czy zrezygnować z pracy na rzecz przejścia na własną działalność. Inne łapią sobie dodatkowe zlecenia do realizacji po godzinach. Jakie mamy obecnie na rynku możliwości, by legalnie rozliczać się ze swojej pracy?

Jak się rozliczać jako wirtualna asystentka – możliwości

Rozpatrzmy może najpierw pierwszą opcję. Z tym, że zaznaczam, że we wszystkich analizowanych przypadkach weźmiemy pod uwagę jedynie sytuację rezydentki polskiej lub osoby, która rozlicza się w Polsce. 

Wcielmy się zatem w początkującą WA, która ma zapał do pracy, ale od kilku lat siedzi na etacie i się nie rozwija. Otworzenie swojej działalności to super sprawa. Sama jesteś sobie szefem (oczywiście z przymrużeniem oka, bo jak Elu mówiłaś – wirtualne asystentki mają kilku szefów naraz). Możesz ją otworzyć osobiście – w Urzędzie Miasta lub przez Internet. Polecam, by zrobić to zdalnie – jest szybciej i łatwiej. System kieruje Cię krok po kroku co zrobić (podrzucam Ci link do instrukcji z Ministerstwa). 

Rozpoczynając działalność musisz również zwrócić uwagę na podatek VAT i PIT, ale o tym może powiem trochę później. Założyłaś swoją działalność – co teraz? Musisz zarejestrować się do ZUS, by “świecić się na zielono” w placówkach leczniczych (czyli mieć dostęp do publicznej opieki medycznej). Możesz zrobić to automatycznie przy rejestracji działalności lub udać się do placówki ZUS.

Wydatki na ZUS – jakie ulgi?

Na początku koszty ZUSu są stosunkowo niewielkie. Przez pierwsze pół roku swojej działalności płaci się jedynie składkę zdrowotną, czyli 342,32 zł. Po pół roku przechodzi się na dwuletnią ulgę i nasze składki ZUS wynoszą wtedy 555,89 zł. Finalnie, po dwóch i pół roku przechodzi się na duży ZUS i obecnie wynosi on 1 316,97  zł. Jeśli jednak Twoje przychody w roku poprzednim nie będą przekraczały kwoty podanej przez ZUS (za 2018 rok była to kwota 63 tysiące), to masz możliwość płacenia tej składki od przychodu – będzie to na pewno bardziej opłacalne. Stawki, które podałam, obejmują dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, jeśli byś się na nie jednak nie decydowała – składki będą trochę niższe. 

Zakładam, że rozpoczynając działalność młoda WA niekoniecznie zna się na księgowości. Dlatego jeszcze zanim ją założy, dobrze jest znaleźć biuro rachunkowe, które w tym pomoże. Zarejestruje do ZUS i poprowadzi księgowość, a także doradzi w kwestiach faktur i podatków. Po samym zarejestrowaniu działalności (siebie do ZUS i ewentualnym podpisaniu umowy z biurem rachunkowym), można zacząć działać – łapać zlecenia i klientów, a następnie wystawiać im faktury.  

Działalność nierejestrowana

W kwestiach samozatrudnienia mamy do wyboru jeszcze inną opcję działalności gospodarczej – działalność nierejestrowana. Jak jej nazwa wskazuje – nie trzeba jej rejestrować w CEIDG. Ale tylko w sytuacji, gdy przychody z niej nie przekroczą w żadnym miesiącu 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia – w 2019 jest to kwota 1 125 zł. Przy takiej działalności nie ma się obowiązku rejestracji do ZUS. W związku z tym dobrze zapewnić sobie dostęp do publicznej opieki medycznej innymi drogami. Natomiast z dochodów uzyskanych z tego tytułu mimo wszystko należy rozliczyć się w deklaracji PIT-36. Dodatkowo sprzedaż taką należy ewidencjonować za pomocą faktur. W tym przypadku również dobrze zapewnić sobie usługę księgową, by ta pilnowała nieprzekroczenia limitu. Chociaż – można też z powodzeniem rozliczać się samodzielnie.

Etat + druga umowa

Druga opcja początkującej wirtualnej asystentki – czyli jesteś na etacie, dopiero zaczynasz pracę jako zdalna asystentka. I obawiasz się, że nie złapiesz na tyle dużo zleceń, żeby się utrzymać bez stałej pracy. W takiej sytuacji możesz zawierać umowy zlecenie ze swoimi klientami i “dorabiać po godzinach”. Swojemu pracodawcy powinnaś zaproponować kwotę brutto 41 – 83 zł za godzinę Twojej pracy, aby “na rękę” dostać 30 – 60 zł za godzinę. Z Twojego wynagrodzenia zleceniodawca musi odprowadzić za Ciebie składki ZUS. Co prawda niższe, bo zakładam, że na etacie uzyskujesz kwotę wyższą niż minimalna krajowa.

Ok, więc która forma rozliczania jest wg Ciebie najkorzystniejsza? Czy to zależy od konkretnego przypadku?

To zdecydowanie zależy od przypadku. Wydaje mi się, że na początku dobrze jest zobaczyć, jak wygląda rynek pracy, czyli “połapać” parę zleceń po godzinach. Jeśli to się sprawdzi i zaczniesz na tym dobrze zarabiać – warto zastanowić się nad tym, żeby założyć swoją działalność gospodarczą lub na początku prowadzić działalność nierejestrowaną. Możesz też “skoczyć na głęboką wodę” i zrezygnować z etatu. Ale osobiście nie polecam tego rozwiązania, chyba że masz odłożone spore zasoby finansowe w postaci oszczędności.

Czym jest podatek PIT i VAT?

Jakie koszty jeszcze trzeba ponosić miesięcznie w związku z prowadzeniem swojej działalności gospodarczej, wspomniałaś o PIT i VAT?

Tak jak wspomniałam, zakładając działalność gospodarczą musisz rozpatrzyć jeszcze kwestię PIT i VAT. PIT, czyli podatek dochodowy od osób fizycznych obowiązuje każdą osobę niezależnie od tego czy jest na etacie, umowach cywilno-prawnych czy ma swoją działalność. W naszym prawie posiadamy stawki podatkowe, które dotyczą umów cywilnoprawnych i umów o pracę oraz działalności. Czyli 18% i 32% od nadwyżki nad zarobkami w kwocie 85 528 zł. W przypadku działalności gospodarczej jest pewien przywilej. Możesz wybrać stawkę liniową – 19% od całości dochodów. Natomiast nie możesz wtedy korzystać z większości ulg (w tym ulgi prorodzinnej, rehabilitacyjnej, czy na internet). Jeśli jednak nie masz dzieci, ani innych szczególnych ulg, a Twoje zarobki są wysokie – warto przejść na podatek liniowy.

Jeśli chodzi o podatek VAT (czyli podatek od wartości dodanej), to dotyczy on jedynie sprzedaży towarów i usług. Płaci go odbiorca finalny – czyli klient, natomiast przedsiębiorca zobowiązany jest do odprowadzenia go do Urzędu Skarbowego. Obecne stawki VAT to 23% (stawka podstawowa, która będzie obejmowała również usługi wirtualnej asystentki), 8%, 5%, 0% oraz zw. Przywilejem bycia podatnikiem VAT jest to, że VAT należny (czyli ten z wystawionej przez nas faktury) można pomniejszyć o VAT naliczony (z naszych faktur kosztowych). Aby być podatnikiem VAT musisz dokonać specjalnej rejestracji. Natomiast na początku działalności możesz skorzystać ze zwolnienia, jeśli Twój obrót ze sprzedaży w skali roku jest nie większy niż 200 tysięcy złotych.  

Przykład

Żeby lepiej zobrazować Ci jakie są to koszty weźmy pod uwagę fakturę sprzedażową wystawioną na 246 zł brutto. Klient zapłaci 246 zł (kwota brutto z wystawionej przez Ciebie faktury, zakładając, że jesteś zarejestrowana jako czynny podatnik VAT), z czego Ty jesteś zobowiązana to odprowadzenia do Urzędu Skarbowego 46 zł, a od 200 zł musisz zapłacić podatek dochodowy (36 lub 38 zł – w zależności od wybranej stawki podatku) – więc “na czysto” zostaje Ci 162 – 164 zł. W tym przypadku, dla uproszczenia pominęłam kwestie odliczenia kosztów.

Koszty działalności

Pozostając przy kosztach – każda działalność gospodarcza ma pewne koszty stałe, czyli między innymi księgowość. Rzadko kto prowadzi ją sobie sam – jest to skomplikowane i ciężko skupić się na biznesie, gdy dodatkowo trzeba myśleć jeszcze o podatkach.

Koszty prowadzenia księgowości działalności gospodarczej zaczynają się już od 100 zł netto (brutto 123 zł). Jeśli wprowadzimy to w praktykę, to:  klient zapłaci Ci 246 zł (kwota brutto z wystawionej przez Ciebie faktury, zakładając, że jesteś zarejestrowana jako czynny podatnik VAT), z czego Ty jesteś zobowiązana to odprowadzenia do Urzędu Skarbowego kwoty VAT (wynikający z Twojej faktury sprzedaży) pomniejszonej o kwotę VAT z Twojej faktury kosztowej (zakupowej), czyli finalnie 46 zł – 23 zł = 23 zł. Dopiero kwotę 23 zł musisz odprowadzić do Urzędu Skarbowego. 

Jeśli chodzi o podatek, to najpierw należy obliczyć dochód, czyli przychód minus koszty. W analizowanym przypadku Twoim przychodem jest 200 zł (200 zł – kwota netto z Twojej faktury), a kosztem 100 zł (100 zł – kwota netto z faktury za księgowość). Więc podatek do zapłaty, to 18% lub 19% z różnicy między 200 zł a 100 zł, czyli 18 zł lub 19 zł. W tym przypadku dla uproszczenia pominęłam jeszcze kwestie odliczenia ZUS.

Wiem, że to trochę skomplikowane, ale mam nadzieję, że w miarę prosto to wyjaśniłam.

Możliwości optymalizacji podatków

No dobrze, a w jaki sposób można obniżyć wysokość podatków? Czy są na to jakieś sposoby optymalizacji?

W zależności od tego, jakie wykonujesz zlecenia, optymalizacji jest wiele – najprostsze działalności mogą rozliczać się kartą podatkową lub ryczałtem. Wirtualnych asystentek niestety takie rozwiązania nie dotyczą. Na początku działalności radziłabym pozostać na skali podatkowej, czyli 18% i 32%. Później w miarę przyrostu dochodów przejść na stawkę liniową 19%. Ostatnio mówi się, że stawka 18% ma zostać obniżona do 17%, natomiast rzucam tylko myśl, gdyż nie ma jeszcze oficjalnych informacji. ;) Od 1 października 2019 roku stawka została obniżona do 17%.

Żeby obniżyć wysokość podatku warto jest tworzyć w przedsiębiorstwie koszty, czyli wydatki, które są Twoim kosztem uzyskania przychodu. Mogą być to stałe wydatki, jak właśnie obsługa księgowa, czynsz za biuro, opłata za internet. Ale kosztem mogą być także zakup komputera, czy książki lub e-booka doszkalających Cię do zawodu – na nie również możesz brać fakturę. 

Jest też kilka rzeczy, które definitywnie nie mogą być Twoim kosztem. Co oznacza, że mają znamiona prywatnego użytku i mogą zostać zakwestionowane przez Urząd Skarbowy. Tutaj przykładem mogą być: perfumy, ubrania czy powiedzmy walizka. Oczywiście jeśli Twoim zdaniem taki wydatek jest Twoim kosztem uzyskania przychodu. Możesz wnioskować o interpretację indywidualną (jej to koszt 40 zł).

Czy potrzebne dodatkowe konto bankowe?

Ok, to powiedz mi jeszcze czy żeby rozliczać się z własnej działalności, trzeba założyć osobne konto bankowe?

Nie musisz mieć osobnego konta. Przywilejem działalności gospodarczej jest to, że prowadzi się uproszczoną księgowość w oparciu o Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów. Wynagrodzenie z wystawionych przez Ciebie faktur może wpływać na Twoje konto prywatne. Natomiast żeby mieć porządek w swoich finansach, dobrze jest założyć sobie osobne konto firmowe. 

Jeśli już mówimy o rachunkach bankowych to warto wspomnieć też o podzielonej płatności, czyli split payment. Jest to płatność kwoty VATu z faktury na osobne konto bankowe, które zakładane jest automatycznie przez bank. Niektóre transakcje objęte są obowiązkowym split payment. Dlatego jeśli będziesz nabywać takie usługi lub towary, zobowiązana jesteś do założenia konta firmowego i wraz z nim konta na potrzeby VAT. Myślę, że na obecnym etapie nie powinnaś się przejmować tym sposobem płatności, gdyż niewiele osób z tego korzysta. Aczkolwiek dobrze wiedzieć, że taki istnieje.

Inne możliwości rozliczania się

Ciekawi mnie jakie jeszcze są możliwości rozliczania się ze zrealizowanych zleceń, oprócz zakładania działalności gospodarczej?

Zaznaczmy, że tutaj również rozpatrzymy jedynie sytuację rezydentki polskiej lub osoby, która rozlicza się w Polsce. A więc – mamy możliwość realizowania zadań również poprzez umowy cywilno-prawne. Natomiast warto mieć tutaj na uwadze to, że jeśli zrezygnujemy z umowy o pracę, to przedsiębiorcy, którzy nas zatrudniają na umowę zlecenie będą musieli odprowadzić od naszego wynagrodzenia składki ZUS w pełnej wysokości. Dodatkowo pracodawca odprowadza także zaliczkę na podatek dochodowy. Składki ZUS nie dotyczą jednak umowy o dzieło, z takich umów odprowadza się jedynie zaliczkę na podatek dochodowy. 

Umowa zlecenie, a umowa o dzieło

Jeśli chodzi o aspekty prawne, to należy pamiętać, że umowa zlecenie może, ale nie musi mieć okresu wypowiedzenia. Nie daje prawa do płatnego urlopu wypoczynkowego oraz nie wchodzi w staż pracy. Korzyścią przy takiej umowie jest na pewno większa elastyczność pracy. Obliczmy zatem wynagrodzenie, które mogłabyś dostać przy takiej umowie zakładając, że nie jesteś nigdzie indziej zatrudniona. Kwota brutto na takiej umowie powinna oscylować w przedziale 47 – 96 zł za godzinę pracy, aby kwota netto wyniosła 30 – 60 zł.

Jeśli chodzi o umowy o dzieło, to wyróżnia się te z przekazaniem praw autorskich (czyli z kosztami uzyskania przychodu 50%) oraz te bez przekazania praw autorskich (czyli 20%). Umowa ta jest umową rezultatu, co oznacza, że efekt twojej pracy powinien być namacalny. Co to może być? Na przykład stworzenie strony internetowej, napisanie artykułu czy przygotowanie grafiki do social mediów. Tak jak wcześniej mówiłam, umowy o dzieło nie podlegają pod ZUS, z wynagrodzenia potrąca się jedynie zaliczkę na podatek. Wracając do obliczania Twojego wynagrodzenia przy umowie o dzieło z przekazaniem praw autorskich będzie to kwota brutto 33 – 66 zł, natomiast bez przekazania praw autorskich 35 – 70 zł brutto. Wtedy “na rękę” dostaniesz 30 – 60 zł na godzinę.

Jak widzisz, dużo bardziej opłaca się praca na umowie o dzieło. Natomiast warto pamiętać o składkach ZUS, gdyż jeśli pracujesz tylko na takiej umowie to nie posiadasz dostępu do publicznej opieki medycznej.

A może spółka?

Na zakończenie wspomnę również, że zamiast działalności gospodarczej, możesz też optymalizować swoje podatki zakładając spółkę kapitałową lub osobową. Takie rozwiązanie ma wiele korzyści, lecz temat jest dość skomplikowany, więc może porozmawiamy o tym przy innej okazji? :)

Uff, dużo tego… Rzeczywiście temat spółek zostawmy na kolejne spotkanie. Mam nadzieję, że te informacje, którymi się podzieliłaś, choć trochę rozjaśnią moim czytelniczkom jakie mają możliwości. 

Też mam taką nadzieję! Zarówno podatki, jak i ZUS są dość skomplikowane. Na początku swojej kariery jako przedsiębiorca można się w tym nieźle pogubić. Nie ma się jednak co zniechęcać, trzeba działać i kolejno dowiadywać się najważniejszych informacji. Gdyby któraś z Twoich czytelniczek miała jakieś pytania, to zachęcam do kontaktu i konsultacji. Myślę, że może to być bardzo przydatne zarówno na początku, jak i w późniejszych etapach kariery każdej wirtualnej asystentki.

Jeśli chcesz panować nad swoimi firmowymi finansami, zapraszam do pobrania Arkusza do wyliczania wyniku z działalności gospodarczej. Znajdziesz go na podstronie Darmowe materiały.

Dzięki Alicja, że znalazłaś czas na udzielenie mi odpowiedzi na pytania. Myślę, że informacje o tym jak rozliczać się jako wirtualna asystentka będą niezwykle przydatne dla moich czytelniczek. Mam nadzieję, że to nie ostatni nasz wywiad i że mogę liczyć na Twoją pomoc jeśli pojawią się następne pytania od moich czytelniczek?

Elu, również bardzo dziękuję Ci za rozmowę. Mam nadzieję, że pomogłam w kwestii wątpliwości jaka forma pracy jest najbardziej odpowiednia dla początkujących wirtualnych asystentek. Oczywiście jeśli będziesz miała jeszcze pytania, możesz śmiało pisać lub dzwonić. :)

Na zakończenie

Mam nadzieję, że wraz z Alicją rozwiałyśmy choć trochę wątpliwości w kwestii sposobów rozliczania się jako wirtualna asystentka. Ponieważ zależy mi na tym, żeby początkujące wirtualne asystentki miały możliwie najłatwiejszy start i pozyskały potrzebną dla siebie wiedzę, do której ja nie miałam dostępu kiedy zaczynałam działać w tym zawodzie, dlatego mam do Was gorącą prośbę. Udostępnijcie ten materiał szerszemu gronu. Na pewno są wśród Was osoby, które bardzo chcą zostać WA, a nie wiedzą, od czego zacząć. Wiedza tu zawarta na pewno im się przyda :).