Po ludzku o działalności gospodarczej i podatkach, czyli jak się rozliczać jako wirtualna asystentka

Dzisiaj temat, który części początkujących wirtualnych asystentek spędza sen z powiek. Czyli jak się rozliczać jako wirtualna asystentka ze swoich zleceń, żeby wszystko było legalnie i jak należy.

Słowem wstępu

Dla mnie kwestie rozliczeń mojej firmy nigdy nie były proste. Poświęciłam na prawdę sporo czasu, aby się z tym wszystkimi niuansami zapoznać. Prowadząc swój biznes, uważałam za niezbędne, aby dokładnie wiedzieć za co płacę, ile i dlaczego. Po to, by świadomie kontrolować przepływy pieniężne i dobrze zarządzać swoimi funduszami. Dzięki temu, kiedy przychodzą gorsze miesiące i jest znacznie mniej pracy, moje rezerwy finansowe są na tyle duże, że nie muszę się martwić o to, czy starczy mi pieniędzy do następnej wypłaty.

Tak, dobrze przeczytaliście – co miesiąc wypłacam sobie wynagrodzenie ze swojej spółki. Tak, rozliczam się nie jako jednoosobowa działalność gospodarcza, a jako spółka. Dlaczego? Bo w moim przypadku jest to dla mnie opłacalne. To nie znaczy, że u Ciebie też będzie.

Jak się rozliczać jako wirtualna asystentka – możliwości

Rozpatrzmy może najpierw pierwszą opcję. Z tym, że zaznaczam, że we wszystkich analizowanych przypadkach weźmiemy pod uwagę jedynie sytuację rezydentki polskiej lub osoby, która rozlicza się w Polsce. 

Wcielmy się zatem w początkującą WA, która ma zapał do pracy, ale od kilku lat siedzi na etacie i się nie rozwija. Otworzenie swojej działalności to super sprawa. Sama jesteś sobie szefem. Możesz ją otworzyć osobiście – w Urzędzie Miasta lub przez Internet. Polecam, żeby zrobić to zdalnie – jest szybciej i łatwiej. Na tej stronie znajdziesz dodatkowe informacje.

Rozpoczynając działalność musisz również zwrócić uwagę na podatek VAT i PIT, ale o tym może powiem trochę później. Założyłaś swoją działalność – co teraz? Musisz zarejestrować się do ZUS, by “świecić się na zielono” w placówkach leczniczych (czyli mieć dostęp do publicznej opieki medycznej). Możesz zrobić to automatycznie przy rejestracji działalności lub udać się do placówki ZUS.

Wydatki na ZUS – jakie ulgi?

Na początku koszty ZUSu są stosunkowo niewielkie. Przez pierwsze pół roku swojej działalności płaci się jedynie składkę zdrowotną, czyli 342,32 zł. Po pół roku przechodzi się na dwuletnią ulgę i nasze składki ZUS wynoszą wtedy 555,89 zł. Finalnie, po dwóch i pół roku przechodzi się na duży ZUS i obecnie wynosi on 1 316,97  zł. Jeśli jednak Twoje przychody w roku poprzednim nie będą przekraczały kwoty podanej przez ZUS (za 2018 rok była to kwota 63 tysiące), to masz możliwość płacenia tej składki od przychodu – będzie to na pewno bardziej opłacalne. Stawki, które podałam, obejmują dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, jeśli byś się na nie jednak nie decydowała – składki będą trochę niższe. 

Zakładam, że rozpoczynając działalność młoda WA niekoniecznie zna się na księgowości. Dlatego jeszcze zanim ją założy, dobrze jest znaleźć biuro rachunkowe, które w tym pomoże. Zarejestruje do ZUS i poprowadzi księgowość, a także doradzi w kwestiach faktur i podatków. Po samym zarejestrowaniu działalności (siebie do ZUS i ewentualnym podpisaniu umowy z biurem rachunkowym), można zacząć działać – łapać zlecenia i klientów, a następnie wystawiać im faktury.  

Działalność nierejestrowana

W kwestiach samozatrudnienia mamy do wyboru jeszcze inną opcję działalności gospodarczej – działalność nierejestrowana. Jak jej nazwa wskazuje – nie trzeba jej rejestrować w CEIDG. Ale tylko w sytuacji, gdy przychody z niej nie przekroczą w żadnym miesiącu 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia – w 2019 jest to kwota 1 125 zł. Przy takiej działalności nie ma się obowiązku rejestracji do ZUS. W związku z tym dobrze zapewnić sobie dostęp do publicznej opieki medycznej innymi drogami. Natomiast z dochodów uzyskanych z tego tytułu mimo wszystko należy rozliczyć się w deklaracji PIT-36. Dodatkowo sprzedaż taką należy ewidencjonować za pomocą faktur. W tym przypadku również dobrze zapewnić sobie usługę księgową, by ta pilnowała nieprzekroczenia limitu. Chociaż – można też z powodzeniem rozliczać się samodzielnie.

Etat + druga umowa

Druga opcja początkującej wirtualnej asystentki – czyli jesteś na etacie, dopiero zaczynasz pracę jako zdalna asystentka. I obawiasz się, że nie złapiesz na tyle dużo zleceń, żeby się utrzymać bez stałej pracy. W takiej sytuacji możesz zawierać umowy zlecenie ze swoimi klientami i “dorabiać po godzinach”. Swojemu pracodawcy powinnaś zaproponować kwotę brutto 41 – 83 zł za godzinę Twojej pracy, aby “na rękę” dostać 30 – 60 zł za godzinę. Z Twojego wynagrodzenia zleceniodawca musi odprowadzić za Ciebie składki ZUS. Co prawda niższe, bo zakładam, że na etacie uzyskujesz kwotę wyższą niż minimalna krajowa.

Ok, więc która forma rozliczania jest najkorzystniejsza? Czy to zależy od konkretnego przypadku?

To zdecydowanie zależy od przypadku. Wydaje mi się, że na początku dobrze jest zobaczyć, jak wygląda rynek pracy, czyli “połapać” parę zleceń po godzinach. Jeśli to się sprawdzi i zaczniesz na tym dobrze zarabiać – warto zastanowić się nad tym, żeby założyć swoją działalność gospodarczą lub na początku prowadzić działalność nierejestrowaną. Możesz też “skoczyć na głęboką wodę” i zrezygnować z etatu. Ale osobiście nie polecam tego rozwiązania, chyba że masz odłożone spore zasoby finansowe w postaci oszczędności.

Czym jest podatek PIT i VAT?

Jakie koszty jeszcze trzeba ponosić miesięcznie w związku z prowadzeniem swojej działalności gospodarczej?

Tak jak wspomniałam, zakładając działalność gospodarczą musisz rozpatrzyć jeszcze kwestię PIT i VAT. PIT, czyli podatek dochodowy od osób fizycznych obowiązuje każdą osobę niezależnie od tego czy jest na etacie, umowach cywilno-prawnych czy ma swoją działalność. W naszym prawie posiadamy stawki podatkowe, które dotyczą umów cywilnoprawnych i umów o pracę oraz działalności. Czyli 18% i 32% od nadwyżki nad zarobkami w kwocie 85 528 zł. W przypadku działalności gospodarczej jest pewien przywilej. Możesz wybrać stawkę liniową – 19% od całości dochodów. Natomiast nie możesz wtedy korzystać z większości ulg (w tym ulgi prorodzinnej, rehabilitacyjnej, czy na internet). Jeśli jednak nie masz dzieci, ani innych szczególnych ulg, a Twoje zarobki są wysokie – warto przejść na podatek liniowy.

Jeśli chodzi o podatek VAT (czyli podatek od wartości dodanej), to dotyczy on jedynie sprzedaży towarów i usług. Płaci go odbiorca finalny – czyli klient, natomiast przedsiębiorca zobowiązany jest do odprowadzenia go do Urzędu Skarbowego. Obecne stawki VAT to 23% (stawka podstawowa, która będzie obejmowała również usługi wirtualnej asystentki), 8%, 5%, 0% oraz zw. Przywilejem bycia podatnikiem VAT jest to, że VAT należny (czyli ten z wystawionej przez nas faktury) można pomniejszyć o VAT naliczony (z naszych faktur kosztowych). Aby być podatnikiem VAT musisz dokonać specjalnej rejestracji. Natomiast na początku działalności możesz skorzystać ze zwolnienia, jeśli Twój obrót ze sprzedaży w skali roku jest nie większy niż 200 tysięcy złotych.  

Przykład

Żeby lepiej zobrazować Ci jakie są to koszty weźmy pod uwagę fakturę sprzedażową wystawioną na 246 zł brutto. Klient zapłaci 246 zł (kwota brutto z wystawionej przez Ciebie faktury, zakładając, że jesteś zarejestrowana jako czynny podatnik VAT), z czego Ty jesteś zobowiązana do odprowadzenia do Urzędu Skarbowego 46 zł, a od 200 zł musisz zapłacić podatek dochodowy (36 lub 38 zł – w zależności od wybranej stawki podatku) – więc “na czysto” zostaje Ci 162 – 164 zł. W tym przypadku, dla uproszczenia pominęłam kwestie odliczenia kosztów.

Koszty działalności

Pozostając przy kosztach – każda działalność gospodarcza ma pewne koszty stałe, czyli między innymi księgowość. Rzadko kto prowadzi ją sobie sam – jest to skomplikowane i ciężko skupić się na biznesie, gdy dodatkowo trzeba myśleć jeszcze o podatkach.

Koszty prowadzenia księgowości działalności gospodarczej zaczynają się już od 100 zł netto (brutto 123 zł). Jeśli wprowadzimy to w praktykę, to:  klient zapłaci Ci 246 zł (kwota brutto z wystawionej przez Ciebie faktury, zakładając, że jesteś zarejestrowana jako czynny podatnik VAT), z czego Ty jesteś zobowiązana do odprowadzenia do Urzędu Skarbowego kwoty VAT (wynikający z Twojej faktury sprzedaży) pomniejszonej o kwotę VAT z Twojej faktury kosztowej (zakupowej), czyli finalnie 46 zł – 23 zł = 23 zł. Dopiero kwotę 23 zł musisz odprowadzić do Urzędu Skarbowego. 

Jeśli chodzi o podatek, to najpierw należy obliczyć dochód, czyli przychód minus koszty. W analizowanym przypadku Twoim przychodem jest 200 zł (200 zł – kwota netto z Twojej faktury), a kosztem 100 zł (100 zł – kwota netto z faktury za księgowość). Więc podatek do zapłaty, to 18% lub 19% z różnicy między 200 zł a 100 zł, czyli 18 zł lub 19 zł. W tym przypadku dla uproszczenia pominęłam jeszcze kwestie odliczenia ZUS.

Wiem, że to trochę skomplikowane, ale mam nadzieję, że w miarę prosto to wyjaśniłam.

Możliwości optymalizacji podatków

No dobrze, a w jaki sposób można obniżyć wysokość podatków? Czy są na to jakieś sposoby optymalizacji?

W zależności od tego, jakie wykonujesz zlecenia, optymalizacji jest wiele – najprostsze działalności mogą rozliczać się kartą podatkową lub ryczałtem. Wirtualnych asystentek niestety takie rozwiązania nie dotyczą. Na początku działalności radziłabym pozostać na skali podatkowej, czyli 18% i 32%. Później w miarę przyrostu dochodów przejść na stawkę liniową 19%. Ostatnio mówi się, że stawka 18% ma zostać obniżona do 17%, natomiast rzucam tylko myśl, gdyż nie ma jeszcze oficjalnych informacji. ;) Od 1 października 2019 roku stawka została obniżona do 17%.

Żeby obniżyć wysokość podatku warto jest tworzyć w przedsiębiorstwie koszty, czyli wydatki, które są Twoim kosztem uzyskania przychodu. Mogą być to stałe wydatki, jak właśnie obsługa księgowa, czynsz za biuro, opłata za internet. Ale kosztem mogą być także zakup komputera, czy książki lub e-booka doszkalających Cię do zawodu – na nie również możesz brać fakturę. 

Jest też kilka rzeczy, które definitywnie nie mogą być Twoim kosztem. Co oznacza, że mają znamiona prywatnego użytku i mogą zostać zakwestionowane przez Urząd Skarbowy. Przykładem może być tutaj elegancki strój na spotkania z klientami. Oczywiście, jeśli Twoim zdaniem taki wydatek jest Twoim kosztem uzyskania przychodu, możesz wnioskować o interpretację indywidualną (jej to koszt 40 zł).

Czy potrzebne jest dodatkowe konto bankowe?

Nie musisz mieć osobnego konta bankowego. Przywilejem działalności gospodarczej jest to, że prowadzi się uproszczoną księgowość w oparciu o Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów. Wynagrodzenie z wystawionych przez Ciebie faktur może wpływać na Twoje konto prywatne. Natomiast żeby mieć porządek w swoich finansach, dobrze jest założyć sobie osobne konto firmowe. 

Jeśli już mówimy o rachunkach bankowych to warto wspomnieć też o podzielonej płatności, czyli split payment. Jest to płatność kwoty VATu z faktury na osobne konto bankowe, które zakładane jest automatycznie przez bank. Niektóre transakcje objęte są obowiązkowym split payment. Dlatego jeśli będziesz nabywać takie usługi lub towary, zobowiązana jesteś do założenia konta firmowego i wraz z nim konta na potrzeby VAT. Myślę, że na obecnym etapie nie powinnaś się przejmować tym sposobem płatności, gdyż niewiele osób z tego korzysta. Aczkolwiek dobrze wiedzieć, że taki istnieje.

Jak się rozliczać jako wirtualna asystentka – inne możliwości

Zaznaczmy, że tutaj również rozpatrzymy jedynie sytuację rezydentki polskiej lub osoby, która rozlicza się w Polsce. A więc – mamy możliwość realizowania zadań również poprzez umowy cywilno-prawne. Natomiast warto mieć tutaj na uwadze to, że jeśli zrezygnujemy z umowy o pracę, to przedsiębiorcy, którzy nas zatrudniają na umowę zlecenie będą musieli odprowadzić od naszego wynagrodzenia składki ZUS w pełnej wysokości. Dodatkowo pracodawca odprowadza także zaliczkę na podatek dochodowy. Składki ZUS nie dotyczą jednak umowy o dzieło, z takich umów odprowadza się jedynie zaliczkę na podatek dochodowy. 

Umowa zlecenie, a umowa o dzieło

Jeśli chodzi o aspekty prawne, to należy pamiętać, że umowa zlecenie może, ale nie musi mieć okresu wypowiedzenia. Nie daje prawa do płatnego urlopu wypoczynkowego oraz nie wchodzi w staż pracy. Korzyścią przy takiej umowie jest na pewno większa elastyczność pracy. Obliczmy zatem wynagrodzenie, które mogłabyś dostać przy takiej umowie zakładając, że nie jesteś nigdzie indziej zatrudniona. Kwota brutto na takiej umowie powinna oscylować w przedziale 47 – 96 zł za godzinę pracy, aby kwota netto wyniosła 30 – 60 zł.

Jeśli chodzi o umowy o dzieło, to wyróżnia się te z przekazaniem praw autorskich (czyli z kosztami uzyskania przychodu 50%) oraz te bez przekazania praw autorskich (czyli 20%). Umowa ta jest umową rezultatu, co oznacza, że efekt twojej pracy powinien być “namacalny”. Co to może być? Na przykład stworzenie strony internetowej, napisanie artykułu czy przygotowanie grafiki do social mediów. Tak jak wcześniej mówiłam, umowy o dzieło nie podlegają pod ZUS, z wynagrodzenia potrąca się jedynie zaliczkę na podatek. Wracając do obliczania Twojego wynagrodzenia przy umowie o dzieło z przekazaniem praw autorskich będzie to kwota brutto 33 – 66 zł, natomiast bez przekazania praw autorskich 35 – 70 zł brutto. Wtedy “na rękę” dostaniesz 30 – 60 zł na godzinę.

Jak widzisz, dużo bardziej opłaca się praca na umowie o dzieło. Natomiast warto pamiętać o składkach ZUS, gdyż jeśli pracujesz tylko na takiej umowie to nie posiadasz dostępu do publicznej opieki zdrowotnej.

A może spółka?

Na zakończenie wspomnę również, że zamiast działalności gospodarczej, możesz też optymalizować swoje podatki zakładając spółkę kapitałową lub osobową. Takie rozwiązanie ma wiele korzyści, lecz temat jest dość skomplikowany. Sama rozliczam się przez spółkę z o.o.. Korzyścią są optymalizacje podatkowe, minusem obowiązek rozliczania się już wyłącznie przez biuro rachunkowe (wynika to z przepisów ustawy o rachunkowości). Jednocześnie koszt obsługi księgowej spółki z o.o. jest znacznie wyższy niż przy jednoosobowej działalności gospodarczej.

Na zakończenie

Mam nadzieję, że rozwiałam choć trochę wątpliwości w kwestii sposobów rozliczania się jako wirtualna asystentka. Ponieważ zależy mi na tym, żeby początkujące wirtualne asystentki miały możliwie najłatwiejszy start i pozyskały potrzebną dla siebie wiedzę, do której ja nie miałam dostępu kiedy zaczynałam działać w tym zawodzie, dlatego mam do Was gorącą prośbę. Udostępnijcie ten materiał szerszemu gronu. Na pewno są wśród Was osoby, które bardzo chcą zostać WA, a nie wiedzą, od czego zacząć. Wiedza tu zawarta na pewno im się przyda. :)