Zawód wirtualnej asystentki przedstawiany jest często jako kolorowy obrazek, bez żadnych smug i wad. Najczęściej nie mówi się o tym, z jak wieloma wyrzeczeniami i stresem jest związany. Droga wielu z nas wygląda bardzo podobnie. Najpierw zachłyśnięcie tematem, fantastyczna wizja przyszłości. Potem przeczytanie kilku poradników z cyklu “jak zostać wirtualną asystentką”, czasem jakieś szkolenie. Po pewnym czasie znajdujesz pierwszego klienta, potem następnego. Zadania zaczynają się nawarstwiać, dopada Cię stres związany z tym, że ze wszystkim chcesz zdążyć. Dodatkowo myślisz o tym jak rozwijać siebie. Chcesz poszerzać zakres usług i jednocześnie być obecna w życiu swojej rodziny, przyjaciół.
Nagle pojawia się problem: jak to wszystko pogodzić, jak znaleźć na to czas? A w tym fachu, czas to pieniądz. I to dosłownie. Blokada, jaka powstaje w wyniku stresu, powoduje spadek Twojej kreatywności, frustrację i zmęczenie. Ciężko Ci ruszyć z trudnym zadaniem dla klienta. Pojawia się wypalenie i myśl “po co mi to wszystko było”.
Brzmi to znajomo? Myślę, że tak. Ponieważ tak było też w moim przypadku.
Getting Things Done rozwiązaniem?
Do czasu, do kiedy w moje ręce nie wpadła książka Davida Allena “Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”. Na ten tytuł natykałam się wielokrotnie na różnych blogach, często też słyszałam o niej opinie od znajomych. W końcu to publikacja okrzyknięta przez New York Times bestsellerem wszechczasów! Po prostu musiałam ją w końcu przeczytać…
Jak podkreśla autor, poradnik dedykowany jest wszystkim tym, którzy chcą odciążyć swoją głowę, realizować codzienne zadania efektywnie, otworzyć swój umysł na kreatywność i realizować dalekosiężne plany. David Allen twierdzi, że metoda sprawdzi się równie dobrze w przypadku “studenta, księdza jak i gospodyni domowej”. Jednak podczas czytania odniosłam wrażenie, że ciągle mocno skupiona jest na świecie korporacji. Czyli osób, które codziennie muszą mierzyć się z trudnymi wyzwaniami, tysiącami telefonów, maili, projektów oraz decyzji.
I doskonale wpisujemy się tutaj MY – wirtualne asystentki! Przy naszej różnorodności zadań, ilości spraw do zapamiętania – metoda ta jest nam niezbędna do efektywnego działania. I do zachowania dobrego zdrowia psychicznego :). Dlatego też jestem skłonna stwierdzić, że jest to pozycja, którą w pierwszej kolejności powinnaś przeczytać jeśli myślisz o wskoczeniu w zawód WA. A jeśli już działasz w naszym zdalnym świecie od jakiegoś czasu, zastosowanie tej metody pozwoli Ci wzbić swój biznes na nieznane dotąd horyzonty.
Co znajdziesz w książce?
Ponad czterystustronicowy materiał napisany jest przystępnym językiem i dobrze się go czyta. Cała metoda przedstawiona jest w logicznym ciągu, który pozwala analizować każdy jej element. Oczywiście, jak to w poradniku, otrzymujesz rady i zadania do wykonania. Musisz być świadoma, że nie jest to książka, którą przeczytasz w jeden wieczór (nie tylko ze względu na jej objętość). Chodzi o to, że jeśli postanowisz ją TYLKO przeczytać, bez zastosowania choćby najmniejszych działań, na pewno nie zobaczysz efektów. Co ciekawe, metoda skonstruowana jest tak, że wdrożenie nawet niewielkich jej elementów przynosi spore poczucie odprężenia, panowania nad sprawami.
Jedną z najważniejszych i szeroko omawianych koncepcji, na których opiera się metoda GTD, jest koncepcja “otwartej pętli”. Zakłada ona, że nawet najdrobniejsza sprawa, wobec której nie podjęliśmy decyzji co do jej dalszych kroków, pracuje stale w podświadomej części mózgu. Każda nieodpisana wiadomość, nowe zadanie do wykonania, zaległa wizyta u lekarza, dążąc w naszym umyśle do zamknięcia, angażuje nasze “moce przerobowe” tu i teraz. A to powoduje problemy z koncentracją, niepokój, czy przewlekłe zmęczenie.
Cała treść książki wysycona jest różnego rodzaju radami, kolejnymi elementami układanki, które tworzą spójny efekt, określany przez autora stanem umysł jak woda.
Wymienię tutaj kilka podstawowych działań, które przyniosły mi najszybsze efekty:
- spisywanie wszystkiego, co zaprząta mój umysł do specjalnie do tego stworzonego systemu do zarządzania zadaniami (w moim przypadku – do Asany),
- zasada dwóch minut – “jeśli coś zajmie Ci mniej niż 2 minuty, zrób to od razu”,
- najbliższe działanie – określenie najbliższego fizycznie dostrzegalnego działania, które przybliży mnie do zakończenia danej sprawy,
- gromadzenie materiałów referencyjnych (czyli wszystkich artykułów, materiałów, które w przyszłości mogą okazać mi się przydatne), w odpowiednich katalogach w moim systemie do zarządzania zadaniami.
Czy metoda Getting Things Done ma minusy?
Jednym z minusów opisanej metody jest to, że nie odnosi się ona do aktualnych narzędzi i możliwości, jakie daje nam technologia. Brakuje konkretnych wskazań programów, przykładów ich wykorzystania. (Choć zgrabnie uzupełnia to Michał Śliwiński w swojej książce “10 kroków do maksymalnej produktywności“). Dla niektórych może to być plus, ponieważ nie przedstawia konkretnego rozwiązania, które jesteśmy zmuszeni zastosować. Jest nam przez to łatwiej dopasować to, co my lubimy, do narzędzi, których do tej pory używaliśmy.
Jeśli nie miałaś wcześniej styczności z metodą GTD i zaczynasz od zera, może wydawać Ci się skomplikowana, a jej wdrożenie – mocno angażujące. Dlatego sporo osób ma za małą motywację, aby zabrać się za jej wdrażanie. Przedstawione w treści historie, z mojego punktu widzenia, czasem są zbyt ogólne. Myślę, że przydałoby się więcej inspiracji i motywacji do działania, prawdziwych historii czy przykładów osób, które dzięki temu odniosły sukces. Sama takich inspiracji szukałam np. na blogach.
Jak poleca sam autor, jest to treść, po którą warto sięgnąć ponownie. Optymalny czas na ponowną weryfikację wdrażania metody to trzy do sześciu miesięcy. Wtedy też można dostrzec elementy, które się przeoczyło i ma się wrażenie, że jest to zupełnie inna książka.
Jak na mnie wpłynęło wdrożenie tej metody?
Nie budzę się z bólem w żołądku z myślą, że „Mam tyle do zrobienia! Od czego zacząć? Jak ja się wyrobię?”. Odblokowałam swoją głowę. Pozwoliło mi to na wyzwolenie kreatywności, która jest tak potrzebna w pracy wirtualnej asystentki do owocnego wykonywania zadań. W końcu fantazja klientów nie zna granic. ;)
Zaczęłam bardziej świadomie wykorzystywać swoje naturalne procesy twórcze. I nabrałam nawyku zapisywania wszystkich pomysłów, które pojawiają się w mojej głowie nieraz zupełnie niespodziewanie. A często są to naprawdę świetne pomysły :D
I choć samo wdrożenie metody wymaga dyscypliny oraz wyrobienia w sobie nawyków, szczególnie w początkowym etapie, to szczerze polecam ten wysiłek każdej z Was. :)
