Niezbędne cechy dobrej Wirtualnej Asystentki - Asystentka Level Master
Menu Zamknij

Cechy wirtualnej asystentki, które powinnaś posiadać, by być dobra w tym zawodzie

cechy wirtualnej asystentki

Dzisiaj będzie szczerze do bólu. Prowadzenie własnej firmy, której zadaniem jest świadczenie usług wirtualnej asysty, to nie kaszka z mleczkiem. Jeśli chcesz odnosić sukcesy jako Wirtualna Asystentka, Twoją odpowiedzialnością nie będzie jedynie wspieranie klienta w bieżących zadaniach. Musisz mieć przede wszystkim umiejętność zarządzania nimi, ale i komunikowania się z samym klientem, tak by zlecone Ci zadania realizować skutecznie. Cechy wirtualnej asystentki, które tu wymieniam są niezbędne, by być dobrym na tym stanowisku. Niestety sporej części WA ich brakuje. 

Niezbędne cechy wirtualnej asystentki to…

Niezawodność

Ta cecha wydaje się być oczywista, ale niestety dla wielu WA – nie jest. Trudno mi tu przytoczyć historie klientów, ponieważ dotychczas pracowałam głównie z osobami, dla których byłam pierwszą WA. Natomiast jako przykład mogę podać sytuacje w mojej agencji. Przez mój zespół przetoczyło się co najmniej kilka osób (zarówno kobiet, jak i mężczyzn), które potrafiły proste zadanie realizować kilka, jak nie kilkanaście dni, nie informując o postępach ani klienta, ani mnie. Później, jako osoba zarządzająca zespołem, musiałam się gęsto tłumaczyć, dlaczego na realizację trzeba było tak długo czekać.

Słyszałam też o przypadkach, gdy przedsiębiorca po długim procesie selekcji wybrał już do współpracy wirtualną asystentkę, a ona po prostu urywała kontakt. Przestawała odpisywać na maile i odbierać od niego telefony.

Są to sytuacje moim zdaniem nie do przyjęcia! I w dużej mierze psują młodą jeszcze w Polsce branżę wirtualnej asysty. Asystentka, która podejmie się pracy z takim „zrażonym” klientem będzie musiała dłużej starać się o to, by zaufał, że jest osobą kompetentną.

Serio, potrafię się nieźle wkurzyć czytając o takich sytuacjach lub będąc ich bezpośrednim świadkiem w trakcie rekrutacji do naszego zespołu.

Profesjonalizm jest w tej branży podstawą. Więc jeśli chcesz być traktowana poważnie, to Twoim obowiązkiem jest odpowiadać na telefony klienta i odpisywać na jego wiadomości. Jeśli nie od razu, to przynajmniej tego samego dnia.

Świetne umiejętności komunikacyjne

Już na samym początku współpracy z klientem powinnaś poinformować go o tym, jak wygląda współpraca z Tobą i ustalić w jaki sposób będziesz się z nim komunikowała, w tym: jak będziesz dostarczała swoje wyniki pracy, czy chce być informowany na bieżąco o postępach, czy woli otrzymać już ostateczny efekt realizacji. Powinnaś też doprecyzowywać szczegóły zanim zabierzesz się za zlecone zadania.

Byłoby idealnie, gdyby wszyscy klienci potrafili delegować precyzyjnie. Niestety – większość tego nie potrafi.

Prawdopodobnie najczęściej będziesz dostawała:

  • krótkie polecenia, wyrwane z kontekstu, bez zapoznania Ciebie z celem samego zadania,
  • przekazane jako DW (do Twojej wiadomości) maile, ze ścianą tekstu lub historią kilkunastu odcinkowej konwersacji i dopiskiem „możesz to załatwić?”,
  • kilka zadań naraz, których treść się powiela, lub – co gorsza – wzajemnie wyklucza,
  • zadania, do których realizacji nie będziesz miała uprawnień.

Dlatego w zależności od zadania, Twoim celem będzie:

  • dopytanie o szerszy kontekst – jeśli czujesz, że jest to niezbędne do poprawnej realizacji,
  • dokładne zapoznanie się z całą treścią przesłanej Ci konwersacji mailowej (jeśli taką otrzymałaś) i zrozumienie procesu, którym masz się zająć,
  • jeśli otrzymałaś kilka zadań, które w jakiś sposób są ze sobą powiązane – uporządkowanie ich i poprzez parafrazowanie treści, upewnienie się, że dobrze rozumiesz, co jest do zrobienia,
  • ustalenie uprawnień z klientem, jeśli ich nie posiadasz; jeśli np. masz prowadzić profil fanpage na FB, a nie otrzymałaś dostępu, powinnaś możliwie szybko przypomnieć o tym osobie, która miała Ci go nadać; jeśli klient przesłał Ci plik z arkuszem kalkulacyjnym zabezpieczonym hasłem, którego nie otrzymałaś – także powinnaś mu o tym dać znać jak najszybciej.

Częstotliwość komunikacji również warto ustalić już na samym początku współpracy. Są klienci, którzy wolą być na bieżąco z każdym zleceniem i dostawać codziennie informacje zwrotne. Niektórzy – prześlą Ci zadanie i będą czekali na efekt. Są też i tacy, którzy będą chcieli raz w tygodniu zdzwonić się, żeby omówić aktualne statusy zadań.

Formy komunikacji również mogą być zróżnicowane. Niektórzy klienci wszystkie zadania zlecają mi mailem – nigdy nawet nie miałam z nimi okazji porozmawiać, choćby telefonicznie. Inni mają potrzebę przedyskutowywania ze mną każdego pomysłu. A zdecydowana większość preferuje zlecać zadania za pomocą wybranego komunikatora, typu Slack lub Workplace. Również uważam, że jest to dobre rozwiązanie. Dużo łatwiej jest znaleźć wstecz potrzebny fragment konwersacji. A przede wszystkim – chroni mnie to w sytuacjach spornych z klientem, gdy każda strona ma swoją rację. Wtedy wystarczy screen z danej rozmowy i sprawa jest jasna.

Umiejętne zarządzanie czasem

Będziesz pracowała z klientami, którzy będą przekonani, że są Twoim jedynym lub najważniejszym klientem i będą oczekiwali pełnej uwagi. I jeśli będziesz umiała sprawić, by tak się czuli, będą Cię traktowali jak jedną z najważniejszych osób w zespole.

Jak tego dokonać, gdy pod swoją opieką będziesz miała kilku, a nawet kilkunastu klientów? I kiedy będziesz miała naprawdę sporo do zrobienia w ciągu całego dnia?

Kluczowe jest tutaj planowanie pracy. Powinnaś to robić z wyprzedzeniem, zostawiając sobie też rezerwę na sytuacje nieprzewidziane.

Tematowi planowania zadań poświęciłam jeden cały odcinek mojego bezpłatnego mini-kursu mailowego „Na co zwrócić uwagę zaczynając pracę jako Wirtualna Asystentka”. Zachęcam, by się na niego zapisać.

Zaradność i spryt

Czasami początkujące wirtualne asystentki pytają mnie o kwestie, które bez problemu znalazłyby, gdyby choć chwilę poszperały w Google.

W tej pracy będziesz proszona o robienie wielu rzeczy, których nigdy dotąd nie robiłaś. I będziesz musiała się dowiedzieć, jak je zrobić. Jeśli nie nauczysz się jak sprawnie rozwiązywać problemy klientów, nigdy nie będziesz Asystentką Level Master.

Oczywiście trudno wymagać, żebyś była Alfą i Omegą, nie możesz wiedzieć wszystkiego. Dopóki jesteś fair w stosunku do klienta i nie usiłujesz go przekonać, że potrafisz więcej niż w rzeczywistości, to jest to w porządku. 

Z drugiej strony, klienci też nie będą oczekiwali, że wiesz wszystko. Jeśli nigdy wcześniej nie robiłaś tego, co zostało Ci zlecone – powiedz im o tym. Jeszcze lepsze wrażenie wywrzesz na nich, gdy powiesz im, że doszkolisz się z nowego tematu we własnym zakresie, by nie uczyć się nowej umiejętności ich kosztem. Następnie znajdź materiały, które Ci pomogą w nauce i szkól się!

Umiejętność czytania ze zrozumieniem

Teoretycznie – sprawa oczywista. W praktyce – temat kuleje u sporej ilości dziewczyn, które zaczynają karierę jako wirtualne asystentki.

Sama nie uważam się za specjalistkę od delegowania zadań. Przeczytałam trochę artykułów na ten temat, przeszłam dwa szkolenia z komunikacji i zarządzania zespołem. I z całą pewnością znam większość sposobów, jak robić to źle :). Ale powiedzmy, że podstawy znam i staram się tak precyzować zadania, które ma do wykonania mój zespół, żeby było jak najmniej wątpliwości co do tego, co jest do zrobienia.

Ale jeśli zlecam zadanie o treści „wykorzystaj szablon, który Ci udostępniłam w Canvie, podstaw do niego tylko nowe zdjęcie i zmień tekst na inny”, a ktoś robi mi grafikę całkowicie od zera, to chyba ma kłopoty z czytaniem…

Dostajemy od naszych klientów czasem bardzo złożone, kilkuetapowe zadania. Jeśli asystentka nie przeczyta nawet i kilka razy treści tego, co ma do zrobienia, to na bank nie wykona zadania dobrze. Więc jeśli widzę, że ktoś ma problem z poprawną realizacją banalnej sprawy, to niestety… Nie poświęcę więcej czasu takiej osobie.

Umiejętność wzbudzania zaufania i realizacji oczekiwań

Musisz wiedzieć, co masz do zrobienia, ale powinnaś też zadbać o to, by klient był pewien, że wiesz, co robisz ;).

Często osoba, która się do Ciebie zgłasza, pierwszy raz nawiązuje kontakt z WA. Dlatego też, może nie wiedzieć, jak taka współpraca wygląda. Jeśli nie poprowadzisz jej za rączkę, może się zniechęcić. Zwykle klienci będą oczekiwali od Ciebie, że przeprowadzisz ich przez proces wdrażania się we współpracę. Dlatego tak ważne jest byś na bieżąco wyjaśniała jak pracujesz.

To pokaże klientowi, że można Ci zaufać, a na tym Ci zależy, prawda? Dodatkowo, przejmując odpowiedzialność za proces wdrożenia, pokazujesz swoją pewność siebie w tym, co robisz. A lubimy pracować z ludźmi, którzy wiedzą co robią, szczególnie w biznesie. 

A co jeśli trafi Ci się nieufny klient? Skoro nie pracujesz u klienta w biurze, to może mieć poczucie, że nie ma pojęcia czy naprawdę realizujesz dla niego zadania i ile czasu Ci to zajmuje. W takim wypadku świetną kartą przetargową będzie pokazanie mu, że może zweryfikować Twoją pracę, dzięki narzędziom, na których pracujesz. 

W naszej agencji korzystamy z Hubstaffa, z kilku powodów:

  • z jednej strony oferuje naliczanie czasu, dzięki czemu klient może wykorzystać swój pakiet co do sekundy
  • robi screeny z pracy, więc możesz pokazać czym się zajmowałaś; ale tu uwaga – jeśli klient sprawdza Cię na każdym kroku, to znak, że albo ma ku temu powód, albo to leży w jego naturze, i wtedy warto się poważnie zastanowić, czy jest sens ciągnąć taką współpracę

Zaangażowanie w biznes klienta

Ważne jest, by nie ograniczać się wyłącznie do zadań, które są Ci zlecane. Dla większości klientów będzie istotne to, czy angażujesz się w biznes, który prowadzą. Kiedy będziesz się wykazywała proaktywną postawą, na pewno to docenią. Jeśli widzisz, że w biznesie klienta można coś zrobić lepiej, powiedz mu o tym.

Ale uważaj, żeby nie przesadzić w drugą stronę – żebyś nie zaczęła się zachowywać jak Wyrocznia. W naszym zespole pracowała przez chwilę dziewczyna, która zawsze wszystko wiedziała najlepiej i niezależnie jak krótkie i proste byłoby zadanie – zawsze musiała dodać swoje 3 grosze. Ostatecznie, zamiast realizować swoje taski, zasypywała naszą Asanę komentarzami ze swoimi „nie-akceptującymi-sprzeciwu” sugestiami. Szybko się rozstałyśmy…

Wniosek

Prowadzenie własnego biznesu to ciężka praca. Jeśli myślisz, że zawód WA umożliwi Ci zarobienie pieniędzy w łatwy i szybki sposób, to bardzo się mylisz. Jeśli nie posiadasz powyższych cech, to zastanów się dwa razy, czy chcesz iść w tym kierunku. I czy wirtualna asysta to temat dla Ciebie.

Jeśli jednak czujesz, że są to cechy wirtualnej asystentki, które definiują Ciebie, to jesteś na dobrej drodze do bycia Asystentką Level Master. I możesz być z siebie dumna :).

To jak? Posiadasz te cechy, czy jeszcze sporo pracy przed Tobą? Pochwal się w komentarzu!

Powiązane Wpisy

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *