fbpx
Menu Zamknij

Narzędzia dla wirtualnej asystentki – moje TOP 40

top40 narzedzia dla wirtualnej asystentki

Dzisiaj same konkrety! Przygotowałam dla Was zestawienie 40 stron i aplikacji, które uważam za niezbędne narzędzia w pracy wirtualnej asystentki. Praktycznie wszystkie spełniają swoje główne funkcje w wersjach bezpłatnych. To taka moja zapowiedź, wstęp do tego, nad czym pracowałam dla Was z moim zespołem przez ostatni miesiąc…

… ponieważ w tym tygodniu uruchomiłam w końcu zakładkę ze Sklepem, gdzie możecie zakupić mój pierwszy płatny poradnik – “Narzędzia, które powinnaś znać będąc Wirtualną Asystentką cz.I”. Jest to krótki, 31-stronicowy materiał, ale znajdziecie w nim samą esencję, czyli te programy, których najczęściej używam w swojej pracy oraz opisy funkcji, z których korzystam regularnie i bardzo podnoszą moją efektywność we współpracy z klientami. Zapraszam też do zapoznania się z darmowym fragmentem (do pobrania TUTAJ), jeśli masz jeszcze wątpliwości, czy poradnik jest dla Ciebie.

A teraz lecimy – narzędzia dla wirtualnej asystentki podzielone na kategorie :).

Komunikacja

Slack

Slack stał się dobrze wszystkim znanym i niezbędnym narzędziem do komunikacji wewnątrz zespołu poprzez kanały grupowe lub prywatne wiadomości. Jako asystentka możesz zostać podpięta do “workspace’ów” kilku klientów i sprawnie się między nimi przełączać. Dzięki integracjom i wtyczkom Slack ułatwia nie tylko komunikację, ale też organizację innych kwestii jak planowanie spotkań czy porządkowanie notatek. W podstawowej wersji aplikacja jest darmowa.

slack

Workplace

To narzędzie do komunikacji zespołowej przygotowane przez samego Facebooka. Umożliwia korzystanie ze znanych z Messengera funkcji, takich jak chat’y, konwersacje grupowe, czy rozmowy wideo. Oferuje też możliwość podpięcia szeregu integracji, które znacznie ułatwią Twoją pracę. Dostęp w podstawowej wersji jest darmowy.

workplace

Trackowanie czasu

Toggl

Trackery czasu są świetną opcją, która zwiększa produktywność, a z perspektywy klienta transparentność Twojej pracy. Możesz używać go zarówno online jak i offline, sporządzać raporty ze swojej pracy, kontrolować aktywność i wiele więcej. Dodatkowo Toggl jest zupełnie darmowy więc nie ma się nad czym zastanawiać i warto z niego korzystać już od samego początku.

toggl

Hubstaff

To bardzo prosty tracker, ale z opcją bardzo rozbudowanych raportów, które niestety są dostępne dopiero w płatnej wersji. Głównie przydaje się przy zarządzaniu pracą zespołową, ale z powodzeniem możesz go też używać do rejestracji własnego czasu – dla jednej osoby jest w wersji darmowej.

Powyższy link jest linkiem referencyjnym, który da Ci 10% zniżki na zakup wersji dla zespołu.

narzędzia dla wirtualnej asystentki hubstaff

Zarządzanie projektami

Trello

Jest prostym narzędziem, dzięki któremu wszystkie swoje zadania “to do” możesz umieścić w jednym miejscu i sprawnie nimi zarządzać. Do organizacji zadań na kartach Trello możesz skorzystać z techniki kanban lub stworzyć swój system. Dzięki dostępnym integracjom możesz połączyć go z innymi narzędziami, z których korzystasz, a Trello używać jako bazę. 

trello narzędzia dla wirtualnej asystentki

Asana

Asana tworzy alternatywę dla Trello ułatwiając zarządzanie projektami i zadaniami wewnątrz zespołu. Możesz łatwo tworzyć projekty – tablice dla klientów, a następnie zarządzać zadaniami wewnątrz nich nadając im kategorie, terminy, priorytety i dyskutować na bieżąco o postępach w pracy.

asana narzędzia dla wirtualnej asystentki

Nozbe

Jeszcze jedno narzędzie do zarządzania projektami, tym razem polskiej produkcji. Tak jak poprzednie programy, umożliwia zarządzanie zadaniami w zespole, określanie terminów, komentowanie etapów pracy. Ceny za użytkowanie zaczynają się od 19 zł netto miesięcznie.

nozbe

Wystawianie faktur

Fakturownia

Fakturownia jest systemem, który pomaga zaoszczędzić czas przy wystawianiu i organizacji dokumentów księgowych. Możesz mieć do niego dostęp z dowolnego urządzenia, ponieważ dane zapisywane są w chmurze. W bezpłatnej wersji możesz wystawić 3 faktury, jeśli zdecydujesz się na korzystanie w szerszym zakresie, rejestrując się przez powyższego linka otrzymasz 20% zniżki.

narzędzia dla wirtualnej asystentki fakturownia

Szybkafaktura

Kolejny przydatny program do wystawiania faktur działający w chmurze. Oprócz standardowych możliwości, jak wystawianie faktur czy tworzenie raportów, posiada też wbudowanego OCR’a, który bardzo ułatwia wprowadzanie dokumentów do systemu.

szybka faktura

Tworzenie i edycja grafik

Canva

Canva jest prostym i intuicyjnym narzędziem do tworzenia grafik, posiada sporą bibliotekę darmowych zdjęć i projektów, a także szablonów, dzięki którym stworzysz grafikę na dowolne social media, logo, prezentację czy co tylko sobie wymyślisz.

canva

Remove.bg

Program do usuwania tła ze zdjęć. Po prostu. Więcej komentować nie trzeba :)

remove bg

TinyPNG

Prosta stronka do kompresji plików graficznych png i jpg, by “ważyły” jak najmniej przy umieszczaniu ich w sieci. Alternatywą są też EasyResize oraz ImageCompressor na WebsitePlanet.

tinypng

Wideokonferencje

Hangouts

Hangouts jest jedną z usług Google do przeprowadzania wideokonferencji, którego warto używać jeśli nie potrzebujesz zbyt wielu funkcji. Spotkanie można łatwo utworzyć z poziomu skrzynki Gmail lub Kalendarza. 

hangouts

Zoom

Zoom jest platformą do organizowania spotkań, z której możesz korzystać z przeglądarki lub pobierając program. Ułatwia spotkania grupowe (które nie zawsze są proste do przeprowadzenia), oraz ma szereg dostępnych opcji jak nagrywanie spotkania, udostępnianie ekranu, tablic czy integracja ze Slackiem.

zoom

Przechowywanie haseł

Programy te to takie “sejfy”, w których możesz bezpiecznie przechować wszystkie poufne dostępy, hasła, numery kart kredytowych i notatki. Przeważnie posiadają też wtyczki do przeglądarek, dzięki czemu dostęp do potrzebnych danych masz pod ręką z szybkim dostępem. Świetnie sprawdzają się w pracy zespołowej, bo umożliwiają przekazywanie dostępów do stron i aplikacji bez pokazywania treści hasła.

LastPass

lastpass

1Password

1password

Planowanie postów w social mediach

Moje dwa ulubione programy do Hootsuite i Buffer. Dzięki nim możesz mieć pod kontrolą wszystkie social media i zarządzać publikacjami postów z jednego miejsca. Buffer w darmowym planie umożliwia zaplanowanie z dowolnym wyprzedzeniem dziesięć kolejnych postów określając czas publikacji. W Hootsuite możesz zaplanować aż 30 postów, a wszystko odbywa się za pomocą intuicyjnego kalendarza publikacji. Posiada też zakładkę, gdzie możesz śledzić na bieżąco aktywność użytkowników danego konta social mediowego, którym zarządzasz. 

Buffer

buffer

Hootsuite 

narzędzia dla wirtualnej asystentki hootsuite

Zdjęcia stockowe

Pixabay, Unsplash i Freepik to kopalnia zarówno darmowych jak i płatnych zdjęć i grafik, które możesz wyszukać dzięki tagom w kilkunastu językach. Dobrą informacją jest fakt, że zasoby tych bibliotek się nie pokrywają, dzięki czemu możesz bez końca przeglądać galerie, aż znajdziesz idealną grafikę. Większość tych materiałów udostępniona jest na darmowej licencji.

Pixabay

pixabay

Unsplash

unsplash

Freepik

freepik

Nagrywanie ekranu

Loom

Prosty, ale bardzo przydatny program do nagrywania tego, co dzieje się na ekranie Twojego komputera. Dodatkowo, jeśli masz podłączoną kamerkę z mikrofonem, możesz na bieżąco komentować to, co w danym momencie robisz. Przydaje się do nagrywania filmów instruktażowych. 

loom

Planowanie spotkań

Google Calendar

Moje ulubione narzędzie do planowania. Jest w nim wszystko, czego mi trzeba. Można zapraszać osoby, które chcesz, by uczestniczyły w spotkaniu, ustawiać dowolnie powiadomienia o zbliżającym się terminie wydarzenia, stworzyć link do wideokonferencji bezpośrednio z poziomu planowanego terminu, a wszystko to dostępne na dowolnym urządzeniu.

google calendar narzędzia dla wirtualnej asystentki

Calendly

Jeśli akurat przeprowadzasz rekrutację lub po prostu masz nawał spotkań, Calendly będzie świetnym narzędziem. Ty uzupełniasz w kalendarzu swoją dostępność, a osoby, z którymi się umawiasz wybierają pasującą im porę. 

calendly

Doodle

Prosta, ale mega przydatna aplikacja do planowania spotkań, jeśli ma w nich uczestniczyć więcej osób. Tworzysz wydarzenie i określasz kilka przedziałów czasowych, następnie pozostałe osoby zaznaczają te terminy, które im też odpowiadają. 

doodle narzędzia dla wirtualnej asystentki

Planowanie postów na Instagramie

Oba narzędzia są proste w użyciu i oprócz standardowej funkcji jaką jest planowanie postów, dostarczają też (w bezpłatnej wersji) podstawowe dane analityczne.

Later

later

Planoly

planoly

Narzędzia do newsletterów

Jest ich sporo na rynku, ale wymienię dwa, z których możesz z powodzeniem korzystać bezpłatnie. Przy czym moim faworytem jest tutaj stanowczo MailerLite, ponieważ jego obsługa jest bardzo intuicyjna, posiada rozbudowane raporty na temat kampanii mailowych, łatwe do ustawienia workflow’y i… po prostu do mnie przemawia :)

MailerLite

mailerlite narzędzia dla wirtualnej asystentki

MailChimp

mailchimp

Przechowywanie plików

Dwa rozwiązania, które obecnie mają przewagę na rynku. Dostęp do swoich plików możesz mieć zarówno z poziomu przeglądarki, jak i za pomocą aplikacji do synchronizacji danych, zainstalowanej na komputerze. Google Drive w bezpłatnej wersji udostępnia 15GB przestrzeni w chmurze, Dropbox sporo mniej, bo 2GB.

Google Drive

google drive

Dropbox

dropbox

Notatki

Evernote

Chociaż na pierwszy rzut oka wydaje się być zwykłym notatnikiem, który można zastąpić każdym innym, to szybko przekonasz się, że Evernote ma do zaoferowania o wiele więcej. Co takiego? Możesz na bieżąco zapisywać przydatne linki i artykuły, a także katalogować i szybko odszukiwać potrzebne dokumenty lub skorzystać z integracji z innymi programami, jak na przykład ta ze Slackiem lub Trello, dzięki którym możesz podpinać i wysyłać ważne wiadomości bezpośrednio do swojej bazy.

narzędzia dla wirtualnej asystentki evernote

Google Keep

Dużo prostsze narzędzie niż Evernote, ale również bardzo przydatne. Dodatkowo możesz mieć dostęp do swoich notatek z poziomu Gmail’a czy innych googlowych narzędzi.

google keep

Tworzenie ankiet i formularzy

Jeśli chcesz zebrać informacje od większej liczby osób to zarówno Google Forms, jak i Typeform będą narzędziami, które Ci się przydadzą. Możesz w nich dowolnie tworzyć zamknięte i otwarte pytania i wiele opcji odpowiedzi, a następnie zebrane informacje wyeksportować do arkusza kalkulacyjnego i sprawnie przetwarzać.

Google Forms

google forms narzędzia

Typeform

typeform

Wtyczki do WordPressa

Yoast SEO

Jest jedną z najpopularniejszych wtyczek do WordPressa, która z pewnością przyda się jeśli prowadzisz bloga swojego lub w imieniu klienta. Pomaga w optymalizacji treści zamieszczanych na stronie materiałów pod kątem SEO. 

narzędzia dla wirtualnej asystentki yoast seo

Contact Form 7

Contact Form to wtyczka, która umożliwia tworzenie formularzy na stronę www. Można dzięki niej stworzyć np. formularz kontaktowy, który przekieruje wiadomości prosto do Twojej skrzynki e-mail.

contact form 7

Inne przydatne

Hellosign

Drukowanie, podpisywanie i skanowanie dokumentów często pochłania sporo czasu, szczególnie przy pracy zdalnej. Na szczęście znalazłam na to sposób i znacznie skróciłam cały proces. Hello Sign jest prostym narzędziem, dzięki któremu możemy podpisywać swoje dokumenty elektronicznie.

hellosign

Sejda

Sejda to edytor PDF, dzięki któremu możesz konwertować, edytować, podpisywać, wyodrębniać lub usuwać strony, zmieniać rozmiar pliku i wiele innych. Program jest dostępny w wersji do pobrania, ale pliki są też przechowywane w chmurze i możesz korzystać z tego narzędzia z poziomu przeglądarki. 

sejda

ColorZilla

ColorZilla to wtyczka do przeglądarki, która umożliwia pobranie koloru z dowolnego miejsca na otwartej stronie w przeglądarce i użycie go w innym programie. Za pomocą narzędzia pobierzemy zarówno kolor w zapisie RGB, HSV, jak i wersji HTML.

colorzilla

Przyda Wam się zestawienie? :) Znalazłyście wśród nich narzędzia dla wirtualnej asystentki, które Wam się przydadzą? A może pominęłam jakiś program bądź stronę, które powinny się tu znaleźć? Jeśli tak, to wrzućcie informację w komentarzu!

Powiązane Wpisy

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *