Dzisiaj same konkrety! Przygotowałam dla Was zestawienie 50 stron i aplikacji, które uważam za niezbędne narzędzia w pracy wirtualnej asystentki. Praktycznie wszystkie spełniają swoje główne funkcje w wersjach bezpłatnych.
Lecimy? :)
Niektóre przekierowania we wpisie są linkami partnerskimi – jeśli zdecydujesz się na płatną wersję zaproponowanej aplikacji uzyskam dzięki temu zniżkę na swoją płatną wersję.
Komunikacja
Slack
Slack stał się dobrze wszystkim znanym i niezbędnym narzędziem do komunikacji wewnątrz zespołu poprzez kanały grupowe lub prywatne wiadomości. Jako asystentka możesz zostać podpięta do “workspace’ów” kilku klientów i sprawnie się między nimi przełączać. Dzięki integracjom i wtyczkom Slack ułatwia nie tylko komunikację, ale też organizację innych kwestii jak planowanie spotkań czy porządkowanie notatek. W podstawowej wersji aplikacja jest darmowa.
Workplace
To narzędzie do komunikacji zespołowej przygotowane przez samego Facebooka. Umożliwia korzystanie ze znanych z Messengera funkcji, takich jak chat’y, konwersacje grupowe, czy rozmowy wideo. Oferuje też możliwość podpięcia szeregu integracji, które znacznie ułatwią Twoją pracę. Dostęp w podstawowej wersji jest darmowy.
Trackowanie czasu
Toggl
Trackery czasu są świetną opcją, która zwiększa produktywność, a z perspektywy klienta transparentność Twojej pracy. Możesz używać go zarówno online jak i offline, sporządzać raporty ze swojej pracy, kontrolować aktywność i wiele więcej. Dodatkowo Toggl jest zupełnie darmowy więc nie ma się nad czym zastanawiać i warto z niego korzystać już od samego początku.
Hubstaff
To bardzo prosty tracker, ale z opcją bardzo rozbudowanych raportów, które niestety są dostępne dopiero w płatnej wersji. Głównie przydaje się przy zarządzaniu pracą zespołową, ale z powodzeniem możesz go też używać do rejestracji własnego czasu – dla jednej osoby jest w wersji darmowej.
Zarządzanie projektami
Trello
Jest prostym narzędziem, dzięki któremu wszystkie swoje zadania “to do” możesz umieścić w jednym miejscu i sprawnie nimi zarządzać. Do organizacji zadań na kartach Trello możesz skorzystać z techniki kanban lub stworzyć swój system. Dzięki dostępnym integracjom możesz połączyć go z innymi narzędziami, z których korzystasz, a Trello używać jako bazę.
Asana
Asana tworzy alternatywę dla Trello ułatwiając zarządzanie projektami i zadaniami wewnątrz zespołu. Możesz łatwo tworzyć projekty – tablice dla klientów, a następnie zarządzać zadaniami wewnątrz nich nadając im kategorie, terminy, priorytety i dyskutować na bieżąco o postępach w pracy.
Notion
Aplikacja służy do organizowania pracy, przechowywania danych i zarządzania projektami. Posiada rozbudowane funkcje umożliwiające tworzenie i organizację zadań, notatek, dokumentów i kalendarza. Umożliwia uporządkowanie i synchronizowanie materiałów za pomocą chmury.
Nozbe
Jeszcze jedno narzędzie do zarządzania projektami, tym razem polskiej produkcji. Tak jak poprzednie programy, umożliwia zarządzanie zadaniami w zespole, określanie terminów, komentowanie etapów pracy. Ceny za użytkowanie zaczynają się od 19 zł netto miesięcznie.
Wystawianie faktur
Fakturownia
Fakturownia jest systemem, który pomaga zaoszczędzić czas przy wystawianiu i organizacji dokumentów księgowych. Możesz mieć do niego dostęp z dowolnego urządzenia, ponieważ dane zapisywane są w chmurze. W bezpłatnej wersji możesz wystawić 3 faktury, jeśli zdecydujesz się na korzystanie w szerszym zakresie, rejestrując się przez powyższego linka otrzymasz 20% zniżki.
Szybkafaktura
Kolejny przydatny program do wystawiania faktur działający w chmurze. Oprócz standardowych możliwości, jak wystawianie faktur czy tworzenie raportów, posiada też wbudowanego OCR’a, który bardzo ułatwia wprowadzanie dokumentów do systemu.
Tworzenie i edycja grafik
Canva
Canva jest prostym i intuicyjnym narzędziem do tworzenia grafik, posiada sporą bibliotekę darmowych zdjęć i projektów, a także szablonów, dzięki którym stworzysz grafikę na dowolne social media, logo, prezentację czy co tylko sobie wymyślisz.
Pixlr
Oparty na chmurze darmowy zestaw narzędzi do tworzenia, obróbki i udostępniania zdjęć. Aplikacja działa bezpośrednio w przeglądarce i jest odpowiednia zarówno do prostych, jak i bardziej zaawansowanych edycji.
Smartmockups
Czasem tworząc grafiki zarówno własnych produktów elektronicznych, czy też produktów naszych klientów, szukamy opcji bezpłatnych mockupów. Na tej stronie znajdziesz oprócz płatnych zdjęć, również sporą bazę bezpłatnych mockupów, z możliwością automatycznego wczytania do nich wybranego przez nas zdjęcia.
Remove.bg
Program do usuwania tła ze zdjęć. Po prostu. Więcej komentować nie trzeba :)
TinyPNG
Prosta stronka do kompresji plików graficznych png i jpg, by “ważyły” jak najmniej przy umieszczaniu ich w sieci. Alternatywą są też EasyResize oraz ImageCompressor na WebsitePlanet.
Wideokonferencje
Hangouts (obecnie Google Meet)
Hangouts jest jedną z usług Google do przeprowadzania wideokonferencji, którego warto używać jeśli nie potrzebujesz zbyt wielu funkcji. Spotkanie można łatwo utworzyć z poziomu skrzynki Gmail lub Kalendarza.
Zoom
Zoom jest platformą do organizowania spotkań, z której możesz korzystać z przeglądarki lub pobierając program. Ułatwia spotkania grupowe (które nie zawsze są proste do przeprowadzenia), oraz ma szereg dostępnych opcji jak nagrywanie spotkania, udostępnianie ekranu, tablic czy integracja ze Slackiem.
Przechowywanie haseł
Programy te to takie “sejfy”, w których możesz bezpiecznie przechować wszystkie poufne dostępy, hasła, numery kart kredytowych i notatki. Przeważnie posiadają też wtyczki do przeglądarek, dzięki czemu dostęp do potrzebnych danych masz pod ręką z szybkim dostępem. Świetnie sprawdzają się w pracy zespołowej, bo umożliwiają przekazywanie dostępów do stron i aplikacji bez pokazywania treści hasła.
LastPass
1Password
Planowanie postów w social mediach
Moje dwa ulubione programy do Buffer i Creator Studio. Dzięki nim możesz mieć pod kontrolą wszystkie social media i zarządzać publikacjami postów z jednego miejsca. Buffer w darmowym planie umożliwia zaplanowanie z dowolnym wyprzedzeniem dziesięć kolejnych postów określając czas publikacji. Narzędzie Facebooka jakim jest Creator Studio umożliwia zarządzanie wszystkimi stronami na Facebooku i kontami na Instagramie w jednym miejscu. Służy do planowania, tworzenia i edytowania postów. Pomaga w monitorowaniu skuteczności udostępnianych treści i zarządzaniu nimi.
Buffer
Creator Studio
Zdjęcia stockowe
Pixabay, Unsplash i Freepik to kopalnia zarówno darmowych jak i płatnych zdjęć i grafik, które możesz wyszukać dzięki tagom w kilkunastu językach. Dobrą informacją jest fakt, że zasoby tych bibliotek się nie pokrywają, dzięki czemu możesz bez końca przeglądać galerie, aż znajdziesz idealną grafikę. Większość tych materiałów udostępniona jest na darmowej licencji.
Pixabay
Unsplash
Freepik
Nagrywanie ekranu
Loom
Prosty, ale bardzo przydatny program do nagrywania tego, co dzieje się na ekranie Twojego komputera. Dodatkowo, jeśli masz podłączoną kamerkę z mikrofonem, możesz na bieżąco komentować to, co w danym momencie robisz. Przydaje się do nagrywania filmów instruktażowych.
Planowanie spotkań
Google Calendar
Moje ulubione narzędzie do planowania. Jest w nim wszystko, czego mi trzeba. Można zapraszać osoby, które chcesz, by uczestniczyły w spotkaniu, ustawiać dowolnie powiadomienia o zbliżającym się terminie wydarzenia, stworzyć link do wideokonferencji bezpośrednio z poziomu planowanego terminu, a wszystko to dostępne na dowolnym urządzeniu.
Calendly
Jeśli akurat przeprowadzasz rekrutację lub po prostu masz nawał spotkań, Calendly będzie świetnym narzędziem. Ty uzupełniasz w kalendarzu swoją dostępność, a osoby, z którymi się umawiasz wybierają pasującą im porę.
Doodle
Prosta, ale mega przydatna aplikacja do planowania spotkań, jeśli ma w nich uczestniczyć więcej osób. Tworzysz wydarzenie i określasz kilka przedziałów czasowych, następnie pozostałe osoby zaznaczają te terminy, które im też odpowiadają.
Narzędzia do newsletterów
Jest ich sporo na rynku, ale wymienię dwa, z których możesz z powodzeniem korzystać bezpłatnie. Przy czym moim faworytem jest tutaj stanowczo MailerLite, ponieważ jego obsługa jest bardzo intuicyjna, posiada rozbudowane raporty na temat kampanii mailowych, łatwe do ustawienia workflow’y i… po prostu do mnie przemawia :)
MailerLite
MailChimp
ActiveCampain
Przechowywanie plików
Dwa rozwiązania, które obecnie mają przewagę na rynku. Dostęp do swoich plików możesz mieć zarówno z poziomu przeglądarki, jak i za pomocą aplikacji do synchronizacji danych, zainstalowanej na komputerze. Google Drive w bezpłatnej wersji udostępnia 15GB przestrzeni w chmurze, Dropbox sporo mniej, bo 2GB.
Google Drive
Dropbox
Microsoft OneDrive
Notatki
Evernote
Chociaż na pierwszy rzut oka wydaje się być zwykłym notatnikiem, który można zastąpić każdym innym, to szybko przekonasz się, że Evernote ma do zaoferowania o wiele więcej. Co takiego? Możesz na bieżąco zapisywać przydatne linki i artykuły, a także katalogować i szybko odszukiwać potrzebne dokumenty lub skorzystać z integracji z innymi programami, jak na przykład ta ze Slackiem lub Trello, dzięki którym możesz podpinać i wysyłać ważne wiadomości bezpośrednio do swojej bazy.
Google Keep
Dużo prostsze narzędzie niż Evernote, ale również bardzo przydatne. Dodatkowo możesz mieć dostęp do swoich notatek z poziomu Gmail’a czy innych googlowych narzędzi.
Tworzenie ankiet i formularzy
Jeśli chcesz zebrać informacje od większej liczby osób to zarówno Google Forms, jak i Typeform będą narzędziami, które Ci się przydadzą. Możesz w nich dowolnie tworzyć zamknięte i otwarte pytania i wiele opcji odpowiedzi, a następnie zebrane informacje wyeksportować do arkusza kalkulacyjnego i sprawnie przetwarzać.
Google Forms
Typeform
Wtyczki do WordPressa
Yoast SEO
Jest jedną z najpopularniejszych wtyczek do WordPressa, która z pewnością przyda się jeśli prowadzisz bloga swojego lub w imieniu klienta. Pomaga w optymalizacji treści zamieszczanych na stronie materiałów pod kątem SEO.
Head & Footer Code
Służy do dodawania niestandardowych fragmentów kodu do strony, nawet jeśli nie jesteś programistą. Może to być kod weryfikacji dla różnych usług, niestandardowy styl teksu czy konwersja kodu śledzenia Google Analytics. Jest to niezawodna, lekka i łatwa w użytkowaniu wtyczka.
Contact Form 7
Contact Form to wtyczka, która umożliwia tworzenie formularzy na stronę www. Można dzięki niej stworzyć np. formularz kontaktowy, który przekieruje wiadomości prosto do Twojej skrzynki e-mail.
Podpisywanie umów
Hellosign
Drukowanie, podpisywanie i skanowanie dokumentów często pochłania sporo czasu, szczególnie przy pracy zdalnej. Na szczęście znalazłam na to sposób i znacznie skróciłam cały proces. Hello Sign jest prostym narzędziem, dzięki któremu możemy podpisywać swoje dokumenty elektronicznie.
Autenti
To platforma umożliwiająca podpisywanie dokumentów za pomocą zwykłego i kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Pozwala na złożenie wielu podpisów pod jednym dokumentem. Darmowa wersja przewiduje przekazanie do podpisu 5 dokumentów przez jednego użytkownika w miesiącu.
Szybkie przesyłanie wrażliwych danych
Privenote
Jest to darmowa usługa internetowa, zapewniająca użytkownikom łatwą wymianę zaszyfrowanych notatek przez Internet. Wiadomości są przechowywane w certyfikowanym serwerze, a dostęp do nich można uzyskać tylko za pośrednictwem określonego adresu URL.
Quickforget
To druga prosta strona internetowa, która daje możliwość dzielenia się poufnymi informacjami tekstowymi, np. hasłami. Pozwala na ustawienie daty wygaśnięcia zamieszczonego “sekretu”, a następnie wygenerowanie adresu URL do udostępnienia wiadomości w bezpieczny sposób.
Inne przydatne
Sejda
Sejda to edytor PDF, dzięki któremu możesz konwertować, edytować, podpisywać, wyodrębniać lub usuwać strony, zmieniać rozmiar pliku i wiele innych. Program jest dostępny w wersji do pobrania, ale pliki są też przechowywane w chmurze i możesz korzystać z tego narzędzia z poziomu przeglądarki.
Feedly
Świetne narzędzie do agregowania wszystkich interesujących nas artykułów w jednym miejscu. Jeśli chcesz śledzić na bieżąco blogi czy portale informacyjne z wyszczególnieniem tematów, które Cię najbardziej interesują, to Feedly jest moim zdaniem do tego niezastąpione.
Spotify
To mój dość subiektywny wybór, dlatego, że bardzo często słucham muzyki podczas pracy. Jeśli i Ty jesteś fanką muzycznych rytmów w trakcie realizacji zadań, to warto zainwestować 19,99 zł miesięcznie w płatną wersję.
Convertio
Strona, na której przekonwertujesz praktycznie każdy plik audio, video czy obrazu. Przydaje się, jeśli potrzebujemy przekonwertować np. plik JPG na PNG, plik NUMBERS na XLSX czy cokolwiek innego. Strona obsługuje ponad 300 formatów. Ma też wtyczkę na Chroma.
ColorZilla
ColorZilla to wtyczka do przeglądarki, która umożliwia pobranie koloru z dowolnego miejsca na otwartej stronie w przeglądarce i użycie go w innym programie. Za pomocą narzędzia pobierzemy zarówno kolor w zapisie RGB, HSV, jak i wersji HTML.
Przyda Wam się zestawienie? :) Znalazłyście wśród nich narzędzia dla wirtualnej asystentki, które Wam się przydadzą? A może pominęłam jakiś program bądź stronę, które powinny się tu znaleźć? Jeśli tak, to wrzućcie informację w komentarzu!
