Dzisiaj same konkrety! Przygotowałam dla Ciebie zestawienie 50 stron i aplikacji, które uważam za niezbędne narzędzia dla wirtualnej asystentki. Oczywiście nie musisz znać ich wszystkich, rozpoczynając swoją karierę w branży zdalnej asysty. Jednak istnieje duża szansa, że prędzej czy później będziesz miała z nimi styczność, pracując ze swoimi klientami, lub szukając dla nich optymalnych rozwiązań.
Lecimy? :)
Niektóre przekierowania we wpisie są linkami partnerskimi – jeśli zdecydujesz się na płatną wersję zaproponowanej aplikacji, otrzymam z tego tytułu prowizję lub zniżkę na swoją płatną wersję.
Komunikacja
Slack
Slack stał się dobrze wszystkim znanym i niezbędnym narzędziem do komunikacji wewnątrz zespołu, poprzez kanały grupowe lub prywatne wiadomości. Jest to jeden z najczęściej używanych komunikatorów w zespołach pracujących zdalnie. Jako asystentka możesz zostać podpięta do “workspace’ów” kilku klientów i sprawnie się między nimi przełączać. Dzięki integracjom i wtyczkom Slack może posiadać szereg dodatkowych funkcji ułatwiających pracę, takich jak planowanie spotkań bezpośrednio z poziomu aplikacji, czy wygodne udostępnianie plików na Dysku Google.
Pumble
Komunikator, z którego korzystamy w naszej agencji VAssistance. Twórcami jest ta sama ekipa, co stworzyła Clockify, czyli świetny tracker czasu pracy, o którym nieco niżej. Pumble jest całkowicie darmowy i świetnie zastępuje wspomnianego wyżej Slacka, który w bezpłatnej wersji ma od jakiegoś czasu wprowadzonych kilka ograniczeń. W Pumble również możesz tworzyć kanały do rozmów, prowadzić konwersacje w wątkach, czy w łatwy sposób udostępniać pliki między osobami z zespołu. Jeśli szukasz slackowej alternatywy dla swojego klienta, to spokojnie możesz zaproponować mu to rozwiązanie.
Trackowanie czasu
Trackery czasu są świetną opcją, która zwiększa produktywność, a z perspektywy klienta – transparentność Twojej pracy. Możesz ich używać zarówno online jak i offline, sporządzać raporty ze swojej pracy, kontrolować aktywność i wiele więcej.
Toggl
Jedna z najpopularniejszych aplikacji do śledzenia czasu, używana chętnie również przez wirtualne asystentki. Wersja bezpłatna spokojnie wystarczy Ci do współpracy z klientami, a dodatkowo masz możliwość generowania raportów i trackowania swojej pracy zarówno na komputerze, jak i aplikacji na telefonie.
Hubstaff
Mocno rozbudowany tracker z szeregiem możliwych do wygenerowania raportów i dodatkowymi funkcjami, ale już w wersji płatnej. Chętnie używany w większych zespołach. Obecnie nie ma wersji darmowej, tylko 14-dniową wersję próbną, jednak jeśli Twój klient szuka rozbudowanego narzędzia do śledzenia czasu pracy swojego zespołu, to spokojnie możesz mu go polecić.
Clockify
To kolejne narzędzie, z którego korzystamy w agencji VAssistance. Sama aplikacja jest dość prosta w użyciu, natomiast umożliwia tworzenie klientom bardzo szczegółowych i estetycznych wizualnie raportów, udostępnionych za pomocą wygenerowanego linka. Narzędzie spokojnie wystarcza w wersji bezpłatnej, nawet przy większym zespole, więc może być dobrą alternatywą dla płatnego, wspomnianego wyżej, Hubstaffa.
Tworzenie treści do social mediów i na bloga
ChatGPT
To narzędzie pewnie zna już każdy, a przynajmniej o nim słyszał. Natomiast zamieszczając je w dziale “Tworzenie treści…” absolutnie nie mam na myśli generowanie za jego pomocą tekstów “jak leci”. Jeśli natomiast cierpimy na chwilowy brak weny, warto sobie podyskutować z ChatemGPT co do pomysłów na tematy przyszłych postów. Zapytajmy go więc o określenie problemów osób, do których kierujemy swoje materiały. Z jakimi wyzwaniami się mierzą? Możemy też zapytać o tematy przyszłych wpisów na bloga, a nawet pokusić się o zaproponowanie do nich konspektów. Ale bądźmy ostrożne z generowaniem całych artykułów i wklejanie ich na bloga nawet bez ich czytania.
Zarządzanie projektami
Trello
Jest prostym narzędziem, dzięki któremu wszystkie swoje zadania “to do” możesz umieścić w jednym miejscu i sprawnie nimi zarządzać. Do organizacji zadań na kartach Trello możesz skorzystać z techniki kanban lub stworzyć swój system. Dzięki dostępnym integracjom możesz połączyć go z innymi narzędziami, z których korzystasz, a Trello używać jako bazę.
Asana
Asana jest nieco bardziej skomplikowanym narzędziem niż Trello, za to ma świetną funkcję powtarzalnych tasków – oznacza to, że gdy odpowiednio ustawisz sobie wybrane zadanie, to po oznaczeniu go jako zrealiowane, automatycznie odświeży Ci się ono na kolejny, zaplanowany przez Ciebie termin. Narzędzie świetnie sprawdza się do współpracy z klientami, bo ułatwia zarządzanie zadaniami, dodając im terminy, kategorie, priorytety i umożliwia omawianie na bieżąco postępów prac. Dodatkowo od dawna jest w języku polskim i spokojnie można z niej korzystać całkowicie bezpłatnie. Jeśli nowy klient wspomni Ci, że korzysta z narzędzia do zarządzania projektami, to z dużym prawdopodobieństwem będzie to właśnie Asana. :)
Notion
To kombajn do przechowywania i organizowania informacji, planowania pracy i i zarządzania projektami w jednym narzędziu. Posiada rozbudowane funkcje umożliwiające tworzenie i organizację zadań, notatek i dokumentów oraz łączenie je w bazy danych i w pełni dostosowywanie ich do swoich potrzeb. Jest to jedno z moich ulubionych narzędzi, bez których nie wyobrażam już sobie codziennej pracy. Więcej na temat Notion przeczytasz w tym wpisie: Podstawy Notion – co musisz wiedzieć, żeby zacząć.
Wystawianie faktur
Fakturownia
Fakturownia jest systemem, który pomaga zaoszczędzić czas przy wystawianiu i organizacji dokumentów księgowych. Możesz mieć do niego dostęp z dowolnego urządzenia, ponieważ dane zapisywane są w chmurze. W bezpłatnej wersji możesz wystawić 3 faktury. Jeśli zdecydujesz się na korzystanie w szerszym zakresie, rejestrując się przez tego linka otrzymasz 20% zniżki.
iFirma
Kolejny przydatny program do wystawiania faktur działający w chmurze, z którego korzysta sporo małych i większych przedsiębiorców. Podstawowa wersja jest bezpłatna i udostępnia szereg przydatnych funkcji. Dodatkowo, jeśli szukasz księgowej/księgowego, iFirma współpracuje z pokaźną bazą biur rachunkowych.
Tworzenie i edycja grafik
Canva
To narzędzie myślę, że już wszyscy znają. :) Canva jest intuicyjną aplikacją do tworzenia ładnych grafik, nawet przez osoby nie posiadające umiejętności graficznych. Posiada sporą bibliotekę darmowych zdjęć i projektów, a także szablonów, dzięki którym stworzysz grafikę na dowolne social media, logo, prezentację czy co tylko sobie wymyślisz.
Pixlr
Oparty na chmurze, darmowy zestaw narzędzi do tworzenia, obróbki i udostępniania zdjęć. Aplikacja działa bezpośrednio w przeglądarce i jest odpowiednia zarówno do prostych, jak i bardziej zaawansowanych edycji.
KlingAI
Strona do generowania pięknych grafik za pomocą AI. Możesz wygenerować grafiki według własnego pomysłu, wpisując treść prompta, a możesz też skorzystać z gotowych prac innych autorów.
Smartmockups
Czasem tworząc grafiki, zarówno własnych produktów elektronicznych, czy też produktów naszych klientów, szukamy opcji bezpłatnych mockupów. Na tej stronie znajdziesz, oprócz płatnych zdjęć, również sporą bazę bezpłatnych mockupów, z możliwością automatycznego wczytania do nich wybranego przez nas zdjęcia.
Snapedit Background Remover
Popularny Remove.bg do szybkiego usuwania tła ze zdjęć, zastąpiłam już jakiś czas temu Snapedit’em, który ma też inne ciekawe funkcje, takie jak usuwanie obiektów ze zdjęć, usuwanie tekstu, czy blurrowanie tła. I przede wszystkim – możesz pobrać gotowe zdjęcia w wyższej rozdzielczości, niż wspomniany Remove.bg.
TinyPNG
Prosta stronka do kompresji plików graficznych png i jpg, by “ważyły” jak najmniej przy umieszczaniu ich w sieci. Alternatywą są też EasyResize oraz ImageCompressor na WebsitePlanet.
Edycja video
CapCut
Jeśli jako wirtualna asystentka chciałabyś zajmować tworzeniem i edycją video, to CapCut to Twoje must have, bo można z niego z powodzeniem korzystać w wersji bezpłatnej, a jest na prawdę świetnym narzędziem do obróbki filmów. Możesz z niego korzystać zarówno w aplikacji mobilnej, jak i na komputerze.
Wideokonferencje
Google Meet
Meet jako narzędzie do przeprowadzania rozmów online sprawdzi się bardzo dobrze, jeśli nie potrzebujesz zbyt wielu funkcji. Spotkanie można łatwo utworzyć z poziomu skrzynki Gmail lub Kalendarza.
Zoom
Zoom jest platformą do organizowania spotkań, z której możesz korzystać z przeglądarki lub pobierając program. Ułatwia spotkania grupowe oraz ma szereg dostępnych opcji jak nagrywanie spotkania, udostępnianie ekranu, czy tablic.
Przechowywanie haseł
Programy te, to takie “sejfy”, w których możesz bezpiecznie przechować wszystkie poufne dostępy, hasła, numery kart kredytowych i notatki. Przeważnie posiadają też wtyczki do przeglądarek, dzięki czemu dostęp do potrzebnych danych masz zawsze pod ręką. Świetnie sprawdzają się w pracy zespołowej, bo umożliwiają przekazywanie dostępów do stron i aplikacji bez pokazywania treści hasła.
LastPass
1Password
Planowanie postów w social mediach
Dwa rozwiązania, z których miałam okazję korzystać najczęściej, to Buffer i Business Suite od Meta. Dzięki nim możesz mieć pod kontrolą wszystkie social media i zarządzać publikacjami postów z jednego miejsca. Buffer w darmowym planie umożliwia zaplanowanie z dowolnym wyprzedzeniem dziesięć kolejnych postów określając czas publikacji. Narzędzie Meta Business Suite umożliwia zarządzanie wszystkimi stronami na Facebooku i kontami na Instagramie w jednym miejscu. Służy do planowania, tworzenia i edytowania postów. Pomaga w monitorowaniu skuteczności udostępnianych treści i zarządzaniu nimi.
Buffer
Meta Business Suite (dawniej Creator Studio)
Zdjęcia stockowe
Pixabay, Unsplash i Freepik to kopalnia zarówno darmowych jak i płatnych zdjęć i grafik, które możesz wyszukać dzięki tagom w kilkunastu językach. Dobrą informacją jest fakt, że zasoby tych bibliotek się nie pokrywają, dzięki czemu możesz bez końca przeglądać galerie, aż znajdziesz idealną grafikę. Większość tych materiałów udostępniona jest na darmowej licencji.
Pixabay
Unsplash
Freepik
Nagrywanie ekranu
Loom
Prosty, ale bardzo przydatny program do nagrywania tego, co dzieje się na ekranie Twojego komputera. Dodatkowo, jeśli masz podłączoną kamerkę z mikrofonem, możesz na bieżąco komentować to, co w danym momencie robisz. Przydaje się do nagrywania filmów instruktażowych.
Planowanie spotkań
Google Calendar
Moje ulubione narzędzie do planowania. Jest w nim wszystko, czego mi trzeba. Można zapraszać osoby, które chcesz, by uczestniczyły w spotkaniu, ustawiać dowolnie powiadomienia o zbliżającym się terminie wydarzenia, stworzyć link do wideokonferencji bezpośrednio z poziomu planowanego terminu, a wszystko to dostępne na dowolnym urządzeniu.
Calendly
Jeśli akurat przeprowadzasz rekrutację, lub po prostu masz nawał spotkań, Calendly będzie świetnym narzędziem. Ty uzupełniasz w kalendarzu swoją dostępność, a osoby, z którymi się umawiasz wybierają pasującą im porę spotkania i rezerwują sobie termin za pomocą udostępnionego im linka.
Doodle
Prosta, ale mega przydatna aplikacja do planowania spotkań, jeśli ma w nich uczestniczyć więcej osób. Tworzysz wydarzenie i określasz kilka przedziałów czasowych, następnie pozostałe osoby zaznaczają te terminy, które im też odpowiadają. Dzięki temu zamiast wymiany kilkunastu maili w celu określenia wspólnie wolnego dla wszystkich terminu, wszystko można przyspieszyć za pomocą tego narzędzia.
Narzędzia do newsletterów
Jest ich sporo na rynku, ale wymienię dwa, z których możesz z powodzeniem korzystać bezpłatnie. Przy czym moim faworytem jest tutaj stanowczo MailerLite, ponieważ jego obsługa jest bardzo intuicyjna, posiada rozbudowane raporty na temat kampanii mailowych, łatwe do ustawienia workflow’y i… po prostu do mnie przemawia. :)
MailerLite
Rejestrując się przez powyższy link otrzymasz $20 zniżki na zakup płatnej wersji.
MailChimp
Przechowywanie plików
Trzy rozwiązania, które obecnie mają przewagę na rynku. Dostęp do swoich plików możesz mieć zarówno z poziomu przeglądarki, jak i za pomocą aplikacji do synchronizacji danych, zainstalowanej na komputerze.
Google Drive
Dropbox
Microsoft OneDrive
Notatki
Evernote
Chociaż na pierwszy rzut oka wydaje się być zwykłym notatnikiem, który można zastąpić każdym innym, to szybko przekonasz się, że Evernote ma do zaoferowania o wiele więcej. Co takiego? Możesz na bieżąco zapisywać przydatne linki i artykuły, a także katalogować i szybko odszukiwać potrzebne dokumenty lub skorzystać z integracji z innymi programami, jak na przykład ze Slackiem lub Trello, dzięki którym możesz podpinać i wysyłać ważne wiadomości bezpośrednio do swojej bazy w Evernote.
Google Keep
Dużo prostsze narzędzie niż Evernote, ale również bardzo przydatne. Dodatkowo możesz mieć dostęp do swoich notatek z poziomu Gmail’a czy innych googlowych narzędzi.
Tworzenie ankiet i formularzy
Jeśli chcesz zebrać informacje od większej liczby osób, to zarówno Google Forms, jak i Tally będą narzędziami, które Ci się przydadzą. Możesz w nich dowolnie tworzyć zamknięte i otwarte pytania i wiele opcji odpowiedzi, a następnie zebrane informacje wyeksportować do arkusza kalkulacyjnego i sprawnie przetwarzać.
Google Forms
Tally
Wtyczki do WordPressa
Yoast SEO
Narzędzia dla wirtualnej asystentki mogą też obejmować wtyczki do WordPressa. Jest jedną z najpopularniejszych, która z pewnością przyda się, jeśli prowadzisz bloga (swojego lub w imieniu klienta). Pomaga w optymalizacji treści zamieszczanych na stronie materiałów pod kątem SEO.
Head & Footer Code
Służy do dodawania niestandardowych fragmentów kodu do strony, nawet jeśli nie jesteś programistą. Może to być kod weryfikacji dla różnych usług, niestandardowy styl teksu czy konwersja kodu śledzenia Google Analytics. Jest to niezawodna, lekka i łatwa w użytkowaniu wtyczka.
Contact Form 7
Contact Form to wtyczka, która umożliwia tworzenie formularzy na stronę www. Można dzięki niej stworzyć np. formularz kontaktowy, który przekieruje wiadomości prosto do Twojej skrzynki e-mail.
Szybkie przesyłanie wrażliwych danych
Privnote
Narzędzia dla wirtualnej asystentki to również strony do przesyłania wrażliwych danych. Jedną z nich jest Privnote – darmowa strona zapewniająca użytkownikom łatwą wymianę zaszyfrowanych notatek przez Internet. Wiadomości są przechowywane w certyfikowanym serwerze, a dostęp do nich można uzyskać tylko za pośrednictwem określonego adresu URL.
Quickforget
To druga prosta strona internetowa, która daje możliwość dzielenia się poufnymi informacjami tekstowymi, np. hasłami. Pozwala na ustawienie daty wygaśnięcia zamieszczonego “sekretu”, a następnie wygenerowanie adresu URL do udostępnienia wiadomości w bezpieczny sposób.
Inne przydatne
Sejda
Sejda to edytor PDF, dzięki któremu możesz konwertować, edytować, podpisywać, wyodrębniać lub usuwać strony, zmieniać rozmiar pliku i wiele innych. Program jest dostępny w wersji do pobrania, ale pliki są też przechowywane w chmurze i możesz korzystać z tego narzędzia z poziomu przeglądarki.
Feedly
Świetne narzędzie do agregowania wszystkich interesujących nas artykułów w jednym miejscu. Jeśli chcesz śledzić na bieżąco blogi, czy portale informacyjne, z wyszczególnieniem tematów, które Cię najbardziej interesują, to Feedly jest moim zdaniem do tego niezastąpione.
Spotify
To mój dość subiektywny wybór, dlatego, że bardzo często słucham muzyki podczas pracy. Jeśli i Ty jesteś fanką muzycznych rytmów w trakcie realizacji zadań, to warto zainwestować w płatną wersję.
Convertio
Strona, na której przekonwertujesz praktycznie każdy plik audio, video czy obrazu. Przydaje się, jeśli potrzebujemy przekonwertować np. plik JPG na PNG, plik NUMBERS na XLSX czy cokolwiek innego. Strona obsługuje ponad 300 formatów. Ma też wtyczkę na Chrome.
ColorZilla
ColorZilla to wtyczka do przeglądarki, która umożliwia pobranie koloru z dowolnego miejsca na otwartej stronie w przeglądarce i użycie go w innym programie. Za pomocą narzędzia pobierzemy zarówno kolor w zapisie RGB, HSV, jak i wersji HTML.
Przyda Wam się zestawienie? :) Znalazłyście wśród nich narzędzia dla wirtualnej asystentki, które Wam się przydadzą? A może pominęłam jakiś program, bądź stronę, które powinny się tu znaleźć? Jeśli tak, to wrzućcie informację w komentarzu. :)
Mój wpis się przydał? Możesz się odwdzięczyć stawiając mi kawę. :)
