Jak zostać wirtualną asystentką? 17 kroków, które powinnaś wykonać

Praca w zawodzie wirtualnej asystentki nie jest usłana różami. Wiąże się z intensywnym rozwojem i wymaga dużego poświęcenia. Natomiast daje wolność, której nie zaznasz pracując na etacie. Jeśli szukasz informacji jak zostać wirtualną asystentką – dobrze trafiłaś!

Zajmowałam się już w życiu różnymi rzeczami. Sprzedawałam ubezpieczenia i inwestycje. Byłam przedstawicielem handlowym, pracowałam też w dużym serwisie samochodowym (więcej tutaj). Jednak praca wirtualnej asystentki to najciekawszy zawód jaki dotychczas wykonywałam. Ogrom wiedzy, jaki pozyskałam w tym czasie jest tak duży, że mogę z czystym sumieniem powiedzieć, że w ciągu swojej kilkuletniej kariery zawodowej nie nauczyłam się tyle, co przez pół roku pracy jako wirtualna asystentka.

Ale ta praca to nie tylko mnóstwo nowej wiedzy. To wolność. Wolność, której nigdy nie czułam pracując na etacie. Ponad wszystko uwielbiam możliwość decydowania o tym, gdzie pracuję i z kim. Drugim ważnym atutem jest bezpieczeństwo – moje dochody nie są uzależnione od jednej firmy. Trzecim – możliwość decydowania o tym, w jakim kierunku chcę się rozwijać zawodowo.

Jednak praca wirtualnej asystentki to też odpowiedzialność. Za biznes klienta, za powierzone Ci zadania. Osoby, z którymi współpracujesz z czasem obdarzają Cię bardzo dużym zaufaniem i już nie ma wymówek, że źle się czujesz czy jesteś zmęczona. Klienci wierzą, że gdy zwrócą się do Ciebie z pomocą – dostaną ją.

Jeśli nie boisz się wyzwań, a marzysz o ciekawej pracy i zawodowej wolności, czytaj dalej. :)

Wolisz słuchać? Wskakuj na YouTube…

… lub odpal podcast

Jak zostać wirtualną asystentką

1. Nie słuchaj malkontentów

Zawsze znajdą się osoby, które będą Cię odwodziły od założenia swojej firmy. Wiele osób, zwłaszcza ze starszego pokolenia, postrzega tylko zatrudnienie na etacie, jako “prawdziwą pracę”. Natomiast Ty skup się na realizacji swoich założeń i nie daj się odwieść od podjętej decyzji. Kiedy zdobędziesz klientów i przybędzie pieniędzy na koncie, każdy z niedowiarków zmieni zdanie.

2. Zrób research i przygotuj się

Przejrzyj możliwie dużo stron innych wirtualnych asystentek. Zanotuj sobie spostrzeżenia, informacje, które zwróciły Twoją uwagę. Zastanów się w jaki sposób chcesz się prezentować i jakie dokładnie usługi oferować. Wypisz swoje mocne strony i zakres zadań, które dotychczas wykonywałaś, i w których czujesz się dobrze. 

3. Poznaj narzędzia niezbędne w pracy online

Praca zdalna wymaga znajomości programów i stron, które umożliwią Ci sprawną realizację zadań zleconych przez klientów. Jako wirtualna asystentka powinnaś biegle znać nie tylko pakiet Office. W dzisiejszych czasach to za mało. Chcąc utrzymać swoją pozycję na rynku i świadczyć usługi na najwyższym poziomie, musisz opanować narzędzia niezbędne w pracy online. Zacznij od mojej listy Top 50 narzędzi dla WA. Nie musisz znać ich wszystkich, żeby być skuteczna na starcie swojej pracy, ale warto przynajmniej znać je z nazwy.

4. Zorganizuj swoje finanse

Upewnij się, czy możesz sobie pozwolić na zatrudnienie na własny rachunek. Jeśli pracujesz na etacie, podejmij decyzję, czy przejdziesz na freelance etapami, czy zdecydujesz się na duży krok, czyli rzucenie etatu. Zapewnij sobie rezerwy finansowe, które wystarczą na minimum 3 miesiące bez zleceń, byś nadal zachowała ten sam poziom życia jak dotychczas.

Mimo, że uruchomienie swojej działalności jako wirtualna asystentka nie wymaga jakichś wielkich nakładów finansowych na początek, to zdobycie pierwszych klientów może trochę potrwać. Zwłaszcza, jeśli zdecydujesz się na płatność z dołu, pamiętaj, że musisz jeszcze wykonać pracę dla nich i poczekać, aż Ci zapłacą. Dlatego rezerwy finansowe są tak ważne.

Ustal swoje miesięczne wydatki i policz, ile minimalnie musisz zarobić, żeby wystarczyło Ci na przeżycie. Możesz też zacząć od dorabiania sobie po godzinach pracy etatowej i odłożyć trochę pieniędzy. Możesz też spróbować przekonać swojego obecnego przełożonego, by pozwolił Ci pracować częściowo zdalnie. To pozwoli Ci oszczędzić czas na dojazdach i da większe pole do manewru przy pozyskiwaniu nowych zleceń.

5. Stwórz swoją markę

Zacznij od nazwy dla swojej działalności, następnie stwórz logo i do niego dopasuj pozostałą identyfikację wizualną. Stwórz lub zleć stworzenie swojej strony internetowej. Polecam zrobić ją samodzielnie, ponieważ znajomość obsługi WordPressa jest jedną z podstawowych umiejętności, jakie powinna posiadać wirtualna asystentka. Skorzystaj z gotowego szablonu, przygotuj coś prostego, uzupełnij treścią. Nie dopieszczaj jej w nieskończoność, po prostu ją zrób i wrzuć do sieci. Ale zadbaj o to, by nie wyglądała jak landrynka. Chcesz być postrzegana jako poważna, posiadająca swój biznes profesjonalistka? Więc niech Twoja online’owa wizytówka nie wali po oczach cukierkowym różem…

Wyjątek: jeśli masz zamiar specjalizować się w tworzeniu stron www, wtedy Twoja witryna powinna być estetyczna, dopracowana i zoptymalizowana pod kątem wyszukiwarek internetowych. W końcu będzie Twoją “pierwszą pracą w portfolio”.

Nie licz na to, że Twoja witryna od razu znajdzie się na pierwszych miejscach w wynikach wyszukiwania i zacznie do Ciebie spływać lawina ofert. Traktuj ją jak wizytówkę, odsyłając do niej swoich potencjalnych klientów, z którymi prowadzisz rozmowy. Zadbaj jednak o to, aby oferta na Twojej stronie była napisana językiem korzyści i odpowiadała na potrzeby klienta. Zamieść na niej treści wskazujące potencjalnemu klientowi profity ze współpracy z Tobą, a chętniej zdecyduje na Twoje usługi.

Zapoznaj się z artykułem Jak napisać ofertę, która sprzedaje? autorstwa Bartka Popiela, w którym znajdziesz wskazówki, co powinna zawierać świetna oferta zamieszczona na stronie. 

6. Wybierz formę wykonywanej działalności

To dobry moment na decyzję w jaki sposób legalnie rozliczać się ze swoich przychodów. Możliwości masz sporo. Możesz zdecydować się na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Posiadanie spółki ma sporo atutów, ale wymaga prowadzenia pełnej księgowości – co oznacza, że jeśli nie jesteś księgową z doświadczeniem, będziesz musiała znaleźć sobie biuro rachunkowe i płacić za ich usługi (w przypadku prowadzenia spółki te opłaty są wyższe niż przy obsłudze działalności gospodarczej).

Możesz nawiązać współpracę z Inkubatorem Przedsiębiorczości lub innym podobnym tworem. Takie rozwiązanie umożliwia ograniczenie kosztów na samym początku, ale ma też wady. Jednak to temat na inny artykuł.

A może na razie nic nie zakładać i rozliczać się za pomocą takiego portalu jak Useme? Można, ale przez Useme rozliczysz wyłącznie zlecenia, których realizacja prowadzi do stworzenia jakiegoś “dzieła” (grafiki, artykułu, kodu strony www). Przy dłuższych współpracach i szerszym zakresie otrzymanych zadań – nie zda egzaminu.

Jeśli zdecydujesz się na jednoosobową działalność, powinnaś podjąć decyzję, czy kwestiami księgowymi chcesz się zajmować sama, czy zlecić to do biura rachunkowego. Jaką formę opodatkowania wybierzesz? Czy chcesz być zarejestrowana jako VATowiec? Jest tu sporo kwestii do ustalenia, dlatego warto się skonsultować z dobrym biurem rachunkowym, żeby podpowiedzieli Ci jaka forma rozliczenia będzie dla Ciebie najbardziej korzystna. 

Sporo przydatnej wiedzy na temat form rozliczania się znajdziesz też w tym materiale: Po ludzku o działalności gospodarczej i podatkach, czyli jak rozliczać się jako wirtualna asystentka.

7. Określ grupę osób, do których wyjdziesz z ofertą

Odpowiedz sobie na pytania:

• kogo chcesz wspierać (czy będą to specjaliści, freelancerzy, małe zespoły, osoby prywatne) i jaką branżę (blogosferę, branżę beauty, IT, e-commerce, prawniczą, coachów, czy jeszcze inną, w której czujesz się dobrze)
• jaki zakres zadań chcesz realizować (wspierać klientów w zakresie social mediów, pisać artykuły i opisy produktów, być łącznikiem między klientem a księgowością, obsługiwać blogi i tworzyć strony www, organizować eventy, świadczyć usługi sprzedażowe i pozyskiwanie leadów, czy może przejąć podstawowe zadania asystenckie takie jak research, przygotowywanie raportów, czy ofert) 
• jakich zadań nie chcesz i nie lubisz wykonywać (są osoby, które nie znoszą sprzedawać przez telefon, a są i takie, które świetnie się w tym czują i mają doskonałe wyniki; najważniejsze to ustalić czego nie chcesz robić i po prostu takich zadań nie przyjmować – w końcu przechodzisz “na swoje” nie po to, by robić coś, czego nie cierpisz, prawda?)

8. Ustal personę swojego idealnego klienta

To nic innego jak pogłębiona analiza Twojej grupy docelowej. Najgorsze, co możesz zrobić, to oferować swoje usługi wszędzie i wszystkim. To nie działa.

Dzięki odpowiedzi na kilka pytań, będziesz w stanie ustalić gdzie Twój potencjalny klient się znajduje i… tam go właśnie szukać.

Jak stworzyć personę klienta:

A. Przeanalizuj w jakim wieku ta osoba może być (może być to przedział wiekowy). W innych miejscach trafisz na młode osoby, które dopiero rozkręcają swój biznes, a w innych na osoby w wieku 40-50 lat, które mają już ugruntowaną pozycję na rynku.

B. Zastanów się, gdzie ta osoba mieszka. Czy jest to mała miejscowość, czy duże miasto? Nawiązując współpracę z klientem z dużego miasta możesz z założenia oczekiwać wyższej stawki za swoją pracę. Natomiast klienci spoza dużych miast są bardziej nastawieni na długą współpracę (ale nie udało mi się ustalić jednoznacznie z czego to wynika :)).

C. Czym się zajmuje zawodowo? Jeśli na przykład celujesz w biznesy kobiece, znajdziesz je na spotkaniach networkingowych przeznaczonych stricte dla kobiet, albo na kobiecych grupach biznesowych na Facebooku, ale jeśli szukasz specjalistę w branży budowlanej, to już swoje poszukiwania będziesz prowadziła w zupełnie innych miejscach, prawda?

D. Ile zarabia i czy stać go/ją na Twoje usługi? Możesz zdecydować się na wspieranie firm, które mają już ugruntowaną pozycję, a tym samym stabilny cashflow. Ale takie firmy mają też swoje procedury i sposoby pracy, do których będziesz musiała się dostosować. Możesz też wybierać startup’y czy młode firmy, w których będziesz miała duży wpływ na ich rozwój, ale będziesz musiała liczyć się z tym, że taki młody twór może zniknąć z rynku, a Ty stracisz klienta.

E. Jakie ma problemy i jak możesz je rozwiązać? Oczywiście, że problemem większości przedsiębiorców jest za mało godzin w dobie. Ale dla jednego pisanie tekstów na bloga, by ściągnąć na stronę klientów i poprawić SEO będzie przykrym obowiązkiem, a dla drugiego to będzie pasja i core jego biznesu.

9. Znajdź swoją niszę i zacznij się specjalizować

Znalezienie niszy jest o tyle istotne, że zamiast zastanawiać się czego ludzie mogą chcieć, a następnie oferować te usługi, lepiej określić w czym jesteś naprawdę dobra, co lubisz robić i w jakim kierunku chcesz się rozwijać, a następnie znaleźć osoby, które takich usług potrzebują. 

Na Twoją niszę mogą składać się: zakres oferowanych usług, branża, która nie jest Ci obca, określona grupa osób (np. prawnicy, coache, osoby zajmujące się szkoleniami). Bycie specjalistą w danej niszy robi z Ciebie osobę, do której będzie kierować zapytania określona grupa klientów. 

Zostając wirtualną asystentką nastaw się na realizację zadań, które lubisz. Jaki jest sens rezygnowania z ciepłej posady po to, aby robić coś, co nie będzie sprawiało Ci frajdy?

10. Wybierz dogodną dla Ciebie metodę rozliczania i stawkę

Możesz rozliczać się w oparciu o przepracowane godziny, możesz też bazować na rozliczeniu projektowym. 

Jeśli doprecyzowałaś już swoją niszę i wchodzisz na rynek pracy zdalnej jako specjalista, możesz spokojnie zaproponować wyższe stawki za swoje usługi. Przejrzyj cenniki konkurencji, najlepiej wirtualnych asystentek, które działają w tej samej branży co Ty i ustal satysfakcjonujące Cię ceny za swoje usługi. 

Różnice w stawkach poszczególnych WA mogą wynikać z różnic w poziomie wiedzy, specjalizacji, działaniu w określonej branży. Nie lekceważ swoich umiejętności. Wirtualne asystentki mają w zwyczaju zaniżać swoje stawki (choć są i takie, które oczekują wynagrodzenia stanowczo zbyt wysokiego w stosunku do swoich umiejętności), dlatego dobrze przeanalizuj jaką stawkę chcesz zaoferować, ponieważ jej podniesienie nie będzie takie łatwe, zwłaszcza klientom, z którymi już współpracujesz. Pamiętaj, że zawsze znajdą się ludzie, którzy chętnie zapłacą za Twoją wiedzę.

11. Przygotuj swoją ofertę w formie PDF’a

W sieci pojawia się sporo ogłoszeń klientów, którzy poszukują wirtualnej asystentki. Odpowiedzi na nie jest jeszcze więcej. Jak więc wyróżnić się na tle konkurencji? Przygotuj świetną ofertę w pdf, którą prześlesz klientowi w odpowiedzi na ogłoszenie. Taką, która zachęci go do podjęcia współpracy właśnie z Tobą.

O tym co powinna taka oferta zawierać mówi Jacek Kłosiński w swoim podcast’cie Jak zrobić dobrą ofertę. Na co musisz przede wszystkim zwrócić uwagę? Postaraj się, aby Twoja oferta była dostosowana do potrzeb tego właśnie klienta. Na swojej stronie zamieszczasz propozycję usług skierowaną do Twojej określonej grupy docelowej. Natomiast oferta w PDF’ie ma być odpowiedzią na konkretne ogłoszenie konkretnej osoby.

12. Naucz się sprzedawać

Prowadzenie każdego biznesu wiąże się ze sprzedażą swoich towarów czy usług. Dopóki firma nie rozwinie się na tyle, by przedsiębiorca mógł zatrudnić handlowca, musi to robić sam. 

Nie musisz od razu iść w nachalną sprzedaż. Zacznij z rozwagą. Dopracuj swój profil na LinkedIn, przygotuj sobie dobry elevator pitch (tzw. zagrywkę windową) i wybierz się na kilka spotkań networkingowych. Załóż swój fanpage na FB i zaproś znajomych, poproś ich też by polecili dalej Twoje usługi. Dodaj się do kilku branżowych grup na Facebooku i zacznij dzielić się wiedzą. 

Wybierz się na 2-3 szkolenia z zakresu sprzedaży. Takie spotkania to też świetne miejsca do nawiązania nowych kontaktów czy spotkania pierwszych klientów.

Testuj różne pomysły marketingowe, żeby sprawdzić, co najlepiej działa u Ciebie. 

13. Pozyskaj pierwszych klientów

Pozyskiwanie klientów to proces składający się z wielu elementów. Dlatego nie oczekuj, że efekty pojawią się w moment. Budowanie swojej pozycji na rynku wymaga czasu. Działaj na kilka frontów. Próbuj różnych rozwiązań.

Co możesz zrobić na początek:

• zaproponuj znajomym wsparcie w codziennych zadaniach w zamian za referencje i polecenie dalej Twoich usług
• bądź na grupach na Facebooku, gdzie są Twoi potencjalni klienci, dziel się wiedzą i pomagaj
• poznaj problemy osób na tych grupach i rozwiązuj je pisząc artykuły na swoim blogu i podsyłając je zainteresowanym osobom
• wyróżniaj się na tle konkurencji i podkreślaj, w czym jesteś dobra
• reaguj na ogłoszenia o rekrutacjach zamieszczanych na grupach dla wirtualnych asystentek (najwięcej ogłoszeń pojawia się tutaj: Wirtualna Asystentka – ogłoszenia, informacje, wsparcie)

Czego na pewno nie rób:

• nie spamuj
• odpuść sobie wysyłanie nachalnych wiadomości do osób na grupach facebookowych
• nie rezygnuj jeśli Twoje odpowiedzi na ogłoszenia rekrutacyjne przejdą bez echa

14. Dziel się wiedzą z innymi wirtualnymi asystentkami

Wymieniaj doświadczenia. Nawiązuj współprace. Uczcie się wspólnie nowych umiejętności. Jeśli trafiłaś na klienta, który szuka ekspertki z innego zakresu niż Twój, polecaj znajome osoby. Uwierz mi, że takie osoby z czasem zaczną polecać Ciebie.

Nie traktuj innych wirtualnych asystentek jako konkurencji, ponieważ ich specjalizacja najprawdopodobniej będzie inna od Twojej. 

15. Postaw na ciągły rozwój

Zarówno w zakresie nowych technologii, własnej niszy, bardziej efektywnej pracy. Bądź na bieżąco z wiedzą, narzędziami. Czytaj materiały branżowe, zarówno z zakresu marketingu, prowadzenia biznesu czy sprzedaży. Świetnie sprawdza się do tego aplikacja Feedly. Subskrybujesz interesujące Cię blogi i masz wszystko w jednym miejscu.

Doszkalaj się. Mnóstwo dobrych kursów znajdziesz na Udemy. Jest tam sporo świetnych materiałów w promocyjnych cenach.

Pamiętaj także o rozwoju osobistym, tym wewnętrznym, bo nie samą pracą człowiek żyje. 

I pamiętaj, aby zachować balans pomiędzy pracą, a życiem osobistym. 

16. Opanuj podstawy czytania w myślach / zostań wróżką ;)

To już tak bardziej żartobliwie, ale większość klientów dopiero uczy się delegowania zadań i niewiele jest osób, które robią to dobrze. Dlatego weź za pewnik to, że niejednokrotnie będziesz musiała się nieźle nagimnastykować, żeby dotrzeć do sedna tego, czego klient od Ciebie oczekuje. Wymaga to sporo cierpliwości, ale jest do opanowania. 

17. Nie pozwól robić z siebie specjalistki od wszystkiego

To drugi główny grzech naszych klientów. Oczekują, że będziemy wiedziały i umiały wszystko. Chcieliby, byśmy były jednocześnie specjalistką od marketingu, copywriterką, byśmy tworzyły świetne strony internetowe, znalazły w sieci dosłownie wszystko. Do tego znały się na księgowości i sprawach kadrowych, załatwiały każdą sprawę urzędową od ręki oraz umiały ogarniać pierdylion innych rzeczy ot tak. Dobrze wiemy, że jest to niemożliwe. Dlatego jeśli klient oczekuje od Ciebie znajomości ustawy o rachunkowości, grzecznie mu przypomnij, że nie jesteś księgową, ale skontaktujesz się z odpowiednią osobą w jego biurze rachunkowym i postarasz się uzyskać odpowiedzi na jego pytania.

BONUS

Bazując na swojej dotychczasowej pracy, przygotowałam listę zadań, które i Ty możesz wykonywać na początku swojej kariery. Są to sprawy, które nie wymagają specjalistycznej wiedzy czy doświadczenia i może je wykonać praktycznie każdy. Korzystaj. :)

• sporządzanie raportów z czasu pracy pracowników wg wytycznych klientów
• wsparcie w zakresie organizacji imprez integracyjnych, wyjazdów na konferencje (research i rezerwacja hotelu, atrakcji, restauracji, zakup biletów, rozliczenie wyjazdu, załatwienie faktur)
• wsparcie procesu rekrutacji (przygotowanie ogłoszenia, publikacja na portalach z ogłoszeniami, wstępna segregacja kandydatów, przeprowadzanie rozmów wstępnych)
• kontakt telefoniczny lub mailowy z kontrahentem lub podwykonawcą w celu uzyskania oferty lub dopytania o jej szczegóły
• badanie rynku, konkurencji
• miękka windykacja dłużników
• przygotowanie zestawienia zbliżających się eventów branżowych
• przypomnienia o płatnościach
• przygotowanie zestawienia szkoleń branżowych
• research w sieci artykułów, poradników, audiobooków lub video na określony temat
• bieżąca obsługa zamówień do biura (zamawianie artykułów spożywczych, materiałów biurowych, wizytówek, innych materiałów marketingowych)
• znalezienie “złotej rączki” do wymiany bądź naprawy sprzętu
• research ofert ubezpieczeniowych
• przygotowanie zestawienia książek o określonej tematyce
• przygotowanie grafik, treści postów, planowanie publikacji w social mediach
• research drukarni w celu wydruku wizytówek, ulotek lub innych materiałów
• research kancelarii prawnej, umówienie spotkania z notariuszem
• przepisywanie notatek odręcznych
• przygotowywanie streszczeń artykułów czy poradników
• research specjalistów opieki medycznej, rezerwacja terminów wizyty
• przypominanie o ważnych wydarzeniach
• research i zamawianie prezentów, kwiatów
• rezerwacja stolika w restauracji
• zakup biletów do kina
• planowanie wyjazdów wypoczynkowych 
• research wydarzeń sportowych
• wsparcie w zakresie wyszukiwania informacji na interesujący temat
• rezerwacja przeglądu samochodu, zamówienie i umówienie wymiany opon
• research szkoleń, kursów, warsztatów
• research ofert na zakup telefonu

Podsumowanie

Jak widzisz jest sporo elementów, o które musisz zadbać wkraczając w zawód wirtualnej asystentki. Każda z nas kiedyś przeszła tę drogę. Jednak jest to zajęcie, które daje ogromne możliwości rozwoju i satysfakcji z wykonywanej pracy. Nie jest to lekka praca, ale uwierz mi – warto!

Dlatego niech nie przeraża Cię liczba 17 kroków. Wiele z nich łączy się ze sobą i wynika jeden z drugiego. A część być może wykonałaś już intuicyjnie. Jeśli więc po przeczytaniu tego materiału nie zadrżała Ci powieka i dalej uważasz, że zawód wirtualnej asystentki jest dla Ciebie, to gratuluję. I mam nadzieję, że choć trochę rozwiałam Twoje wątpliwości co do tego, jak zostać wirtualną asystentką.

Zatem nie zwlekaj dłużej i do dzieła. Zanim osiągniesz sukces, musisz zrobić pierwszy krok.