Wiele razy w rozmowach z osobami, które czytają mojego bloga, czy poznają mnie osobiście, pojawia się pytanie: Jak to się stało, że zostałam wirtualną asystentką? Często słyszę, że ktoś myśli o tej ścieżce zawodowej, ale nie wie, jak zacząć, boi się pierwszych kroków lub nie jest pewien, czy to odpowiednia droga. Z drugiej strony rozmawiam też z przedsiębiorcami, osobami, które chcą zatrudnić wirtualną asystentkę, ale mają trudności z zatrudnieniem odpowiedniej osoby. Lub współpracują już z WA, ale coś nie gra i nie są zadowoleni ze współpracy. Dlatego postanowiłam podzielić się swoją historią – opowiedzieć, jak wyglądał mój początek w tej branży, jakie decyzje doprowadziły mnie do miejsca, w którym jestem dziś. Jak wyglądało budowanie przeze mnie agencji wirtualnych asystentek. I jakie wnioski wyciągnęłam po latach.
Prawie osiem lat temu zrealizowałam swoje pierwsze zadanie jako wirtualna asystentka. Nie wiedziałam wtedy, że stanie się to moją ścieżką zawodową na dłużej. W grudniu minęło siedem lat od zarejestrowania mojej spółki pod agencję VAssistance. I choć droga do tego miejsca, w którym jestem teraz nie była prosta, dziś wiem, że była to jedna z najlepszych decyzji w moim życiu zawodowym.
Jeśli inspiruje Cię nie tylko czytanie o sukcesach innych, ale lubisz też poczytać o tym, jakie poważne błędy można popełnić prowadząc swój biznes, zapraszam do lektury. To moja historia, bez podkładu, bez pudru, bez owijania w ładne sreberka. ;)
Wolisz słuchać? Wskakuj na YouTube…
… lub odpal podcast
Początki: skąd pomysł na pracę jako wirtualna asystentka?
Zanim zostałam wirtualną asystentką, miałam za sobą różne doświadczenia zawodowe, które – choć wtedy nie zdawałam sobie z tego sprawy – świetnie przygotowały mnie do tej roli. Pracowałam w różnych miejscach, zdobywając umiejętności organizacyjne, administracyjne i komunikacyjne. W każdej pracy starałam się działać efektywnie i znajdować rozwiązania, które usprawniały codzienne obowiązki. Dzięki temu nauczyłam się planowania, priorytetyzowania zadań i szybkiego reagowania na nieprzewidziane sytuacje – a to wszystko okazało się kluczowe w mojej późniejszej pracy jako wirtualna asystentka.
Nie wszystkie moje doświadczenia zawodowe były jednak pozytywne. W jednej z firm doświadczyłam mobbingu, co sprawiło, że praca stała się dla mnie ogromnym obciążeniem psychicznym. Codzienny stres i niezdrowa atmosfera zaczęły odbijać się na moim samopoczuciu i motywacji. Mimo moich wysiłków, by zachować profesjonalizm i wykonywać obowiązki najlepiej, jak potrafię, ostatecznie zostałam zwolniona. Był to dla mnie trudny moment, ale jednocześnie punkt zwrotny – sytuacja, która zmusiła mnie do zastanowienia się, czego naprawdę chcę od życia zawodowego i jaką ścieżkę chcę obrać.
W jednej z firm doświadczyłam mobbingu, co sprawiło, że praca stała się dla mnie ogromnym obciążeniem psychicznym.
Kontynuując swoją karierę w kolejnej firmie czułam, że tradycyjna forma zatrudnienia mnie ogranicza. Wiele godzin spędzonych w biurze, konieczność dostosowywania się do sztywnych ram czasowych i brak elastyczności w organizowaniu własnego dnia zaczęły mi coraz bardziej doskwierać. Potrzebowałam zmiany – czegoś, co da mi większą swobodę i możliwość decydowania o tym, jak i kiedy pracuję. Nie chciałam już być zależna od jednego pracodawcy ani tkwić w schematach, które nie pozwalały mi w pełni wykorzystać mojego potencjału.
To właśnie wtedy zaczęłam szukać alternatywy dla tradycyjnego zatrudnienia. Chciałam odzyskać kontrolę i uniknąć sytuacji, w której będę zależna od toksycznego środowiska. Już od czasów studiów marzyłam o własnej firmie, ale czułam, że brakuje mi wiedzy i doświadczenia, by od razu pójść tą drogą. Wydawało mi się, że potrzebuję jeszcze kilku lat pracy na etacie, by zdobyć odpowiednie kompetencje. Jednak po tym, co mnie spotkało, zaczęłam się zastanawiać, czy rzeczywiście muszę czekać. Może to był właśnie ten moment, by spróbować czegoś nowego? Stworzyć dla siebie takie miejsce pracy, w którym będę czuła się dobrze i niezależnie? Nie wiedziałam jeszcze dokładnie, w jakim kierunku pójdę, ale jedno było pewne – nie chciałam już więcej pracować w miejscu, które odbiera mi poczucie własnej wartości.
Praca u znajomego przedsiębiorcy
Przełomem okazała się propozycja znajomego przedsiębiorcy, który opowiedział mi o zawodzie wirtualnej asystentki. To właśnie u niego stawiałam pierwsze kroki – realizowałam proste zadania, które pozwalały mi stopniowo wdrażać się w ten świat. Dzięki tej współpracy nauczyłam się korzystania z narzędzi do pracy zdalnej i zyskałam pierwsze praktyczne doświadczenia.
Z każdym kolejnym zadaniem coraz bardziej utwierdzałam się w przekonaniu, że ta ścieżka może być dla mnie idealnym rozwiązaniem. Praca w roli wirtualnej asystentki dawała mi możliwość organizowania własnego czasu, różnorodność zadań i niezależność, której tak bardzo brakowało mi wcześniej. Im więcej się uczyłam, tym bardziej dostrzegałam potencjał tej branży i zaczęłam poważnie rozważać budowanie swojej kariery w tym kierunku.
Jak zostałam wirtualną asystentką: pierwsze poważne kroki w zawodzie
Decyzja o wejściu na ścieżkę wirtualnej asysty była dla mnie ekscytująca, ale jednocześnie pełna niepewności. Nie miałam jeszcze dokładnego planu, ale wiedziałam, że chcę spróbować.
Nadal realizowałam zadania dla kolegi, a w tym samym czasie zaczęłam pracę w biurze rachunkowym mojego partnera. Była to kolejna okazja, by poszerzyć swoje umiejętności i lepiej zrozumieć świat biznesu od strony formalnej, a jednocześnie dało mi to płynność finansową, która umożliwiała spokojne poszukiwanie pierwszych zleceń.
To mój partner odegrał kluczową rolę w moim zrozumieniu, jak działa własna firma. Stał się moim mentorem na początkowym etapie mojej biznesowej drogi. To on nauczył mnie podstaw prowadzenia działalności gospodarczej, wprowadził w tematy księgowe i po części w kwestie prawne. Dzięki niemu zaczęłam rozumieć, jak wygląda rozliczanie przedsiębiorców, jakie są obowiązki podatkowe i na co zwracać uwagę przy współpracy z klientami. To on również pomógł mi wybrać odpowiednią formę rozliczania się, co pozwoliło mi uniknąć wielu błędów na starcie. Ta wiedza okazała się nieoceniona w mojej późniejszej pracy z innymi przedsiębiorcami – mogłam lepiej rozumieć ich potrzeby, a także sprawniej wspierać ich w organizacji biznesu.
To mój partner odegrał kluczową rolę w moim zrozumieniu, jak działa własna firma. Stał się moim mentorem na początkowym etapie mojej biznesowej drogi.
Fota z 2017 roku. Jeszcze brunetka. :)
Zdjęcie w biurze mojego partnera i praca nad prezentacją dla pierwszego klienta.
Pierwsze wyzwania
Jednym z wyzwań na początku moich działań było dla mnie ustalenie, jak powinnam wyceniać swoją pracę. Nie miałam jeszcze dużej pewności siebie i obawiałam się, że jeśli zażądam zbyt wysokiej stawki, nie znajdę klientów. Z drugiej strony, nie chciałam pracować za grosze, bo wiedziałam, ile czasu i wysiłku wkładam w każde zadanie. To był moment, w którym zaczęłam analizować rynek i szukać punktu odniesienia – czytać o doświadczeniach innych wirtualnych asystentek, pytać bardziej doświadczonych osób i stopniowo budować swój model współpracy.
Ważnym dla mnie momentem było pozyskanie pierwszego większego klienta. To był moment, który dał mi pewność, że obrałam właściwą drogę. Klientem była firma z branży IT, a moje zadanie rekrutacyjne polegało na wyszukaniu VR-roomów w Polsce. Choć temat był dla mnie nowy, podeszłam do niego metodycznie. Nie ograniczyłam się do podstawowego researchu. Przygotowałam szczegółową tabelę z lokalizacjami, danymi kontaktowymi i opisem oferty każdego miejsca. Chciałam, aby klient nie tylko otrzymał listę VR-roomów, ale także miał łatwość w podjęciu decyzji.
Chcąc wykazać się inicjatywą, postanowiłam zrobić coś więcej niż tylko standardowe zestawienie. Z treści zadania wynikało, że firma organizuje imprezę integracyjną – ich zespół pracował w pełni zdalnie, a co kilka miesięcy spotykali się w Warszawie, by spędzić razem czas. Wiedząc o tym, poza listą VR-roomów przygotowałam także propozycje pobliskich restauracji, sugerując miejsca na wspólny posiłek. Dodatkowo zapytałam klienta, czy potrzebuje rekomendacji noclegu, na wypadek gdyby ktoś z zespołu musiał zostać na dłużej. To podejście zrobiło na kliencie duże wrażenie. Właśnie dokładność, samodzielność i umiejętność przewidywania potrzeb sprawiły, że to mnie wybrano do współpracy. Ten moment uświadomił mi, jak ważne jest wychodzenie poza schemat i dostarczanie realnej wartości klientowi. Uczę zresztą o tym w moim kursie dla początkujących wirtualnych asystentek (lekcja 6).
Pierwsze miesiące w roli wirtualnej asystentki nauczyły mnie, że kluczowe jest nie tylko to, co potrafię, ale także to, jak podchodzę do współpracy z klientami. Zrozumiałam, że niezależność zawodowa wiąże się z dużą odpowiedzialnością, ale daje też ogromne możliwości. Każde kolejne zlecenie budowało moją pewność siebie i utwierdzało mnie w przekonaniu, że podjęłam dobrą decyzję.
Zdjęcie z mojej pierwszej sesji biznesowej :)
Rosnąca liczba klientów i decyzja o zatrudnieniu pierwszej osoby do pomocy
Z czasem moja działalność zaczęła nabierać tempa. Coraz więcej klientów zgłaszało się do mnie z różnorodnymi zleceniami, a ja zaczęłam zauważać, że moje możliwości czasowe są ograniczone. Mimo że wirtualna asysta dawała mi niezależność, to jednoosobowa działalność miała swoje limity – nie mogłam przyjmować nieskończonej liczby zleceń, a jednocześnie nie chciałam odmawiać ciekawych projektów.
Na początku wydawało mi się, że wystarczy znaleźć kogoś, komu będę mogła delegować część zadań administracyjnych […]
To skłoniło mnie do podjęcia pierwszej poważnej decyzji biznesowej – zatrudnienia osoby do pomocy. Na początku wydawało mi się, że wystarczy znaleźć kogoś, komu będę mogła delegować część zadań administracyjnych i organizacyjnych, aby odciążyć siebie i zwiększyć efektywność. Proces ten okazał się jednak bardziej wymagający, niż się spodziewałam. Już pierwsze próby współpracy z asystentką (tak, wirtualna asystentka też powinna mieć swoją asystentkę :)) pokazały mi, jak ważne jest dobranie odpowiednich osób do zespołu – nie tylko pod kątem umiejętności, ale także samodzielności i podejścia do pracy.
Znalezienie i zatrudnienie odpowiedniej osoby było wymagającym i czasochłonnym procesem. Jednak powiększenie zespołu było dla mnie krokiem milowym. Po raz pierwszy poczułam, że mogę realnie rozwijać swoją działalność i budować coś większego niż tylko własne miejsce pracy. To doświadczenie nauczyło mnie też, jak ważna jest umiejętność delegowania.
Założenie agencji VAssistance
Po pierwszych doświadczeniach z zatrudnianiem wirtualnych asystentek zaczęłam dostrzegać jeszcze większy potencjał w mojej działalności. Przestałam patrzeć na siebie jako na jednoosobową firmę. Zaczęłam myśleć o stworzeniu własnej agencji, w której mogłabym obsługiwać większą liczbę klientów, a jednocześnie rozwijać zespół profesjonalnych asystentek.
Decyzja ta dojrzewała we mnie stopniowo. Wiedziałam, że nie chcę być jedynie pośrednikiem między klientem a asystentkami, ale że zależy mi na tym, aby mój zespół rzeczywiście reprezentował wysoką jakość usług i miał wspólne standardy pracy. To oznaczało, że musiałam zadbać nie tylko o rekrutację, ale też o wdrożenie nowych osób, wyznaczenie procesów i zapewnienie spójnej obsługi klientów.
Początkowo budowanie zespołu było dla mnie ekscytujące, ale także pełne wyzwań. Pojawiły się kwestie organizacyjne, odpowiedzialność za inne osoby i konieczność efektywnego zarządzania zarówno zadaniami, jak i relacjami w zespole. Był to moment, w którym po raz pierwszy doświadczyłam, jak bardzo prowadzenie własnego biznesu różni się od bycia freelancerem.
Pierwsze logo agencji
Trudności w budowaniu zespołu
Początkowo myślałam, że najlepszym rozwiązaniem będzie zatrudnianie osób zupełnie nowych w zawodzie i przyuczenie ich do pracy według moich standardów. Wydawało mi się to logiczne – miałam już doświadczenie, wiedziałam, jak działa branża, więc chciałam dzielić się tą wiedzą i wprowadzać początkujące asystentki do zawodu.
Niestety, szybko okazało się, że to podejście miało wiele wad. Osoby bez doświadczenia często nie były przygotowane na realia pracy z klientami, brakowało im umiejętności organizacyjnych, a przede wszystkim – samodzielności. Potrzebowały znacznie więcej wsparcia, co w efekcie sprawiało, że zamiast oszczędzać czas, spędzałam go na poprawianiu ich pracy i tłumaczeniu podstawowych kwestii.
Największym problemem było to, że wirtualna asysta wymaga szybkiego dostosowania się do różnych klientów i ich potrzeb. Osoby, które nie miały wcześniej doświadczenia w pracy na własny rachunek, często nie potrafiły efektywnie zarządzać swoimi zadaniami, a brak proaktywności powodował, że nie nadawały się do samodzielnej współpracy z klientami. Uświadomiłam sobie, że jeśli chcę budować sprawnie działający zespół, muszę zatrudniać osoby, które mają już doświadczenie w pracy zdalnej, potrafią myśleć strategicznie i samodzielnie podejmować decyzje. Dzięki temu zaczęłam znacznie lepiej dobierać ludzi do mojego zespołu, co miało ogromny wpływ na jakość usług i moją własną efektywność.
Dopracowanie procesu rekrutacji
Po pierwszych trudnościach z doborem odpowiednich osób do zespołu zrozumiałam, że muszę usprawnić proces rekrutacyjny i skupić się na praktycznych umiejętnościach kandydatek. Zamiast opierać się na samych deklaracjach o doświadczeniu, postanowiłam stworzyć formularz rekrutacyjny. Zawarte w nim pytania pozwalały mi ocenić, jak dana osoba podchodzi do realnych wyzwań, z jakimi może spotkać się w pracy wirtualnej asystentki. Kandydatki musiały odpowiedzieć, jak poradziłyby sobie w konkretnych sytuacjach. Na przykład co zrobiłyby, gdyby klientka zostawiła w kawiarni reklamówkę z zakupami. Jakie kroki by podjęły, aby szybko odzyskać dla klientki zgubione rzeczy? Czy potrafią wykazać się inicjatywą i logicznym myśleniem w nieprzewidzianych sytuacjach? Wiele kandydatek odpowiadając na to pytanie pokazywało, że nie mają jeszcze umiejętności myślenia o wirtualnej asyście jak o pracy zdalnej. Pisały w formularzu, że pojechałyby do kawiarni i same odebrały zgubę – a przecież z założenia mogą pracować w dużej odległości od klientki – na drugim końcu Polski. Albo nie czytały ze zrozumieniem polecenia i odpowiadały, że zadzwoniłyby do klientki i poinformowały o zostawionej reklamówce. Dzięki temu jednemu pytaniu odpadało już sporo osób.
Kolejne pytanie dotyczyło rezerwacji noclegu dla klienta wyjeżdżającego na konferencję w Warszawie. Nie wystarczyło po prostu znaleźć mu hotel. Kluczowe było zadanie odpowiednich pytań, takich jak preferowana lokalizacja noclegu, budżet, standard pokoju czy dodatkowe oczekiwania. Odpowiedzi na to pytanie pokazywały, czy kandydatka potrafi przewidywać potrzeby klienta i dopytywać o szczegóły.
Odpowiedzi na to pytanie pokazywały, czy kandydatka potrafi przewidywać potrzeby klienta i dopytywać o szczegóły.
Sprawdzałam również, czy przyszłe asystentki umieją myśleć strategicznie. Jednym z zadań było zaproponowanie rozwiązania problemu awiza na ważne pismo sądowe, gdy klient przebywa za granicą przez kilka tygodni. Kandydatka musiała nie tylko wymyślić, jak rozwiązać tę sytuację na bieżąco, ale także zaproponować sposób, który pozwoli uniknąć podobnych problemów w przyszłości.
Dzięki takiemu procesowi rekrutacyjnemu po pierwsze wyeliminowałam od razu osoby, które zgłaszały się na stanowisko, mimo że nie spełniały warunków podanych w ogłoszeniu. Między innymi warunkiem koniecznym było minimum 2-letnie doświadczenie w zawodzie i komunikatywny angielski. (Jeśli jesteś osobą, która aplikowała na to ogłoszenie i zostałaś odrzucona na kilku pierwszych pytaniach, to nie gniewaj się – po prostu nie spełniłaś podstawowych warunków :( ).
Zyskałam też większą pewność, że wybieram osoby, które nie tylko mają doświadczenie, ale także potrafią myśleć analitycznie, są samodzielne i przewidują potrzeby klientów. To pozwoliło mi budować zespół składający się z profesjonalnych i zaangażowanych osób, które faktycznie potrafiły odciążyć mnie w codziennej pracy.
Założenie bloga Asystentka Level Master i budowanie marki osobistej
Równolegle z rozwojem agencji zaczęłam budować swoją markę osobistą. Wiedziałam, że w tej branży liczy się nie tylko doświadczenie, ale także widoczność w sieci, w tym w social mediach. Jednocześnie od zawsze lubiłam pomagać innym w nauce i dzielić się swoimi spostrzeżeniami, dlatego naturalnym krokiem było stworzenie przestrzeni, w której mogłabym to robić na większą skalę.
Tak powstał blog Asystentka Level Master, który miał być miejscem, gdzie mogę dzielić się swoimi doświadczeniami, poradami i wskazówkami dla innych wirtualnych asystentek. Chciałam stworzyć przestrzeń, w której osoby zainteresowane tą branżą mogą znaleźć praktyczne informacje i inspirację do rozwoju. Wiedziałam, jak trudne mogą być początki, dlatego chciałam pomóc innym unikać błędów, które sama popełniłam na starcie.
Pierwsze logo Asystentki Level Master (brzydkie ;))
Z czasem blog zaczął przyciągać coraz więcej czytelniczek, a publikowane treści pomogły mi umocnić swoją pozycję specjalistki w dziedzinie wirtualnej asysty. Dzięki temu nie tylko zyskałam większą widoczność w branży, ale także zaczęłam otrzymywać propozycje współpracy od klientów, którzy szukali kogoś z wiedzą i doświadczeniem.
Co więcej, prowadzenie bloga i mojego newslettera pozwoliło mi poznać mnóstwo niesamowitych kobiet pełnych pasji do swojego zawodu. :) Każda z nich miała swoją unikalną historię i swoją drogę w biznesie, a rozmowy z nimi były dla mnie ogromną dawką inspiracji. Dzięki tym kontaktom zrozumiałam, jak wiele wartości można czerpać z wymiany doświadczeń i jak ważne jest budowanie społeczności, która wspiera się nawzajem na różnych etapach kariery.
Nie zawsze było tak kolorowo
Decyzja o zostaniu wirtualną asystentką i założenie agencji były dla mnie przełomowe. Ale jeszcze większym wyzwaniem okazało się utrzymanie się w tym zawodzie. Każda ścieżka zawodowa ma swoje wzloty i upadki, a praca na własny rachunek to nie tylko elastyczność i niezależność, ale także duża odpowiedzialność i konieczność radzenia sobie z kryzysami, których również było sporo.
Jednym z większych wyzwań było dla mnie zrozumienie, że nawet najlepiej wykonywana praca nie gwarantuje pełnego zadowolenia klienta. Każdy ma inne oczekiwania, a nie zawsze są one jasno określone na początku współpracy. Zdarzało się, że mimo pełnego zaangażowania byłam traktowana bardziej jako firma zewnętrzna niż część zespołu – nie miałam realnego wpływu na procesy, ale jednocześnie oczekiwano ode mnie pełnej dyspozycyjności i lojalności.
Nie brakowało również sytuacji, w których moje próby samodzielnego podejmowania decyzji, które uważałam za słuszne i korzystne dla klienta, spotykały się z nieprzyjemnymi reakcjami.
Przykład „miłej” rozmowy z klientem. Moim zadaniem było szybkie ustalenie dat urodzin osób z zespołu. Wiedziałam, że od księgowości dostanę odpowiedź
za kilka dni, bo mają ważniejsze tematy na głowie. Ponieważ zespół pracował stacjonarnie w biurze, a ja pracowałam zdalnie, więc poprosiłam
jedną z koleżanek o zapytanie o te daty osób, które siedziały w tym samym pomieszczeniu. Kwestia 5 minut jej czasu. Jednak klient miał inne zdanie. :)
Bywałam karcona w sposób, który nie pozostawiał miejsca na dyskusję. Takie doświadczenia nauczyły mnie, że w pracy wirtualnej asystentki niezwykle ważna jest umiejętność balansowania między inicjatywą a dostosowaniem się do sposobu pracy samego klienta.
Pojawiały się też przypadki, gdy klienci oczekiwali ode mnie znacznie więcej, niż zakładała nasza współpraca – chcieli, abym nie tylko asystowała, ale wręcz prowadziła ich biznes, podejmowała kluczowe decyzje i rozwiązywała problemy strategiczne. Jednak gdy proponowałam renegocjację warunków finansowych, uznawali to za niedopuszczalne i kończyli współpracę, nie dostrzegając, że ich oczekiwania wykraczały daleko poza standardowe usługi wirtualnej asysty.
Nie brakowało też klientów, którzy mimo pełnego zadowolenia z mojej pracy, próbowali zbijać moją stawkę, gdy decydowałam się na jej podniesienie. Nie liczyła się dla nich jakość mojej pracy ani zaangażowanie – liczyło się tylko to, by płacić jak najmniej.
Więcej o przypadkach trudnych klientów znajdziesz w tym wpisie: Trudny klient – jak go rozpoznać i jak sobie z nim radzić
Były również sytuacje, gdy klienci próbowali budować relację bardziej na poziomie osobistym niż zawodowym. Część z nich chciała nawiązać przyjacielskie kontakty, ale gdy nie spełniałam ich emocjonalnych oczekiwań, szybko zmieniali swoje nastawienie, co kończyło się nieporozumieniami lub zakończeniem współpracy. To doświadczenie pokazało mi, jak ważne jest utrzymanie zdrowego dystansu i jasne określenie granic już na początku współpracy.
Każda z tych sytuacji była dla mnie lekcją. Nauczyłam się, że w tej branży kluczowa jest asertywność, umiejętność komunikowania swoich oczekiwań i świadomość własnej wartości. Nie każdy klient będzie idealnym partnerem biznesowym, a nie każda współpraca jest warta utrzymania jej za wszelką cenę.
Nie każdy klient będzie idealnym partnerem biznesowym, a nie każda współpraca jest warta utrzymania jej za wszelką cenę.
Nie mniej trudne były sytuacje, gdy świetne osoby odchodziły z mojego zespołu. Współpracowałam z naprawdę wartościowymi asystentkami, które pomagały mi rozwijać agencję i świadczyć usługi na wysokim poziomie. Kiedy z różnych powodów decydowały się odejść – czy to z powodu zmiany ścieżki kariery, czy innych zobowiązań – musiałam szybko reorganizować pracę, szukać nowych osób i ponownie wdrażać je do zespołu. Było to czasochłonne i wymagało dużych nakładów mojej energii. Kosztowało mnie też sporo stresu.
Najbardziej dotkliwy kryzys nadszedł, gdy podjęłam się współpracy z nieetycznym klientem. Z początku wydawało się to świetną okazją – zlecał mi bardzo dużo pracy, co dawało stabilne przychody. Problem polegał na tym, że jego metody działania budziły moje wątpliwości, a dodatkowo ogromna ilość obowiązków sprawiała, że nie miałam już czasu na promowanie swojej marki i zdobywanie nowych klientów. Byłam całkowicie pochłonięta tą współpracą, a kiedy w końcu podjęłam decyzję o odejściu, znalazłam się w trudnej sytuacji – zostałam praktycznie bez klientów i bez możliwości szybkiego pozyskania nowych.
W tamtym momencie kluczowe okazało się coś, o czym często wspominam w swoich materiałach – poduszka finansowa. Dzięki oszczędnościom, które udało mi się zgromadzić, mogłam przetrwać ten trudny okres, nie wpadając w panikę i podejmując przemyślane decyzje, co powinnam zrobić dalej.
Każde z tych doświadczeń nauczyło mnie czegoś cennego. Dzięki nim wiem, jak ważne jest dbanie o swoje granice, selektywne dobieranie klientów i świadome zarządzanie finansami. Były momenty, w których myślałam, że może powinnam rzucić to wszystko i wrócić na etat. Jednak za każdym razem dochodziłam do wniosku, że niezależność i możliwość pracy na własnych zasadach są dla mnie warte każdej trudności.
Moje rady dla osób, które chcą zostać wirtualnymi asystentkami
Decyzja o zostaniu wirtualną asystentką może wydawać się łatwa – praca zdalna, elastyczność, brak szefa nad głową. Jednak rzeczywistość pokazuje, że ten zawód wymaga nie tylko umiejętności organizacyjnych, ale także silnej psychiki, umiejętności zarządzania relacjami i zdolności do radzenia sobie z niepewnością. Przeszłam długą drogę – od początków w biurze rachunkowym i pracę dla znajomego przedsiębiorcy, aż po prowadzenie własnej agencji. W tym czasie zdobyłam doświadczenia, które nauczyły mnie, co jest naprawdę ważne w tej branży.
Oto moje najważniejsze wnioski dla tych z Was, które myślą o pracy jako wirtualna asystentka:
Znajdź mentora – ucz się od tych, którzy przeszli tę drogę przed Tobą
Rozpoczynając karierę w branży wirtualnej asysty, możesz czuć się zagubiona. Rynek jest pełen możliwości, ale też pułapek, których trudno uniknąć nie mając doświadczenia. Dlatego warto znaleźć mentora, czyli osobę, która już przeszła tę drogę i może pomóc Ci uniknąć błędów, które sama popełniła na początku.
Mentor może być kimś, kto podzieli się swoimi doświadczeniami, doradzi w trudnych momentach i wskaże najlepsze ścieżki rozwoju. Może to być osoba, którą obserwujesz w social mediach, do której zapiszesz się na kurs, albo ktoś, z kim nawiążesz bezpośrednią relację. Dzięki wsparciu kogoś bardziej doświadczonego szybciej zrozumiesz realia branży, unikniesz wielu frustracji i podejmiesz lepsze decyzje już na starcie.
Nie myśl o sobie jak o „pomocy do wszystkiego” – myśl jak o partnerze biznesowym
Na początku wielu asystentek wpada w pułapkę myślenia, że ich zadaniem jest wykonywanie poleceń i bycie „od wszystkiego”. Ja też przez to przeszłam. Chciałam, by klienci byli zadowoleni, więc zgadzałam się na coraz szerszy zakres obowiązków, często bez renegocjacji warunków. To prowadziło do sytuacji, w których klienci traktowali mnie nie jak partnera, ale jak kogoś, kto ma im po prostu odciążyć dzień – bez uwzględnienia mojej wiedzy i kompetencji.
Z czasem zrozumiałam, że skuteczna wirtualna asystentka to nie tylko “wykonawca” zadań, ale ktoś, kto potrafi myśleć strategicznie i wprowadzać realną wartość w biznes klienta. Warto od początku budować swoje usługi w taki sposób, by klienci postrzegali Cię jako profesjonalistkę, a nie „dodatkowe ręce do pracy”.
Ustal granice – i trzymaj się ich konsekwentnie
Praca wirtualnej asystentki może pochłonąć Cię całkowicie, jeśli nie określisz jasnych granic. Zdarzało mi się odbierać wiadomości późnym wieczorem, zgadzać się na dodatkowe zadania „na cito” i dostosowywać swój harmonogram do klientów, nie myśląc o własnych potrzebach. Efekt? Przepracowanie, frustracja i momenty całkowitej niechęci do dalszych działań.
Granice dotyczą nie tylko godzin pracy, ale także zakresu obowiązków, sposobu komunikacji i relacji z klientami. Niektórzy próbowali budować ze mną relację na poziomie osobistym, a potem czuli się rozczarowani, gdy nie spełniałam ich emocjonalnych oczekiwań. Inni oczekiwali ode mnie prowadzenia ich biznesu, ale gdy proponowałam renegocjację warunków, kończyli współpracę. Wyciągnęłam z tego wnioski – teraz od początku jasno określam zasady współpracy i nie pozwalam na ich przekraczanie.
Wybieraj klientów świadomie – nie każdy klient jest dobrym klientem
Początkujące asystentki często chcą zdobyć jak najwięcej zleceń, co prowadzi do przyjmowania każdej możliwej współpracy. Sama też na początku tak robiłam – dopóki nie przekonałam się, że nie każdy klient jest wart mojego czasu i zaangażowania. Zanim zdecydujesz się na długoterminową współpracę, warto zastanowić się, czy metody działania klienta są zgodne z Twoimi wartościami. Zaangażowanie w jeden projekt może dawać stabilność, ale jeśli pochłonie cały Twój czas, stracisz możliwość rozwoju i pozyskiwania nowych klientów. Uzależnienie się od jednego zleceniodawcy lub akceptowanie działań, które budzą wątpliwości, może prowadzić do sytuacji, w której nagłe zakończenie współpracy zostawi Cię bez stabilnego źródła dochodu i planu awaryjnego.
Dbaj o swoją markę – to ona daje Ci stabilność
Nie opieraj swojej działalności wyłącznie na poleceniach i znajomościach – to może działać przez jakiś czas, ale nie zapewni Ci długoterminowej stabilności. Jeśli chcesz, aby klienci sami do Ciebie trafiali, musisz konsekwentnie budować swoją markę osobistą. Pokazuj w sieci swoje umiejętności, dziel się wiedzą, bierz udział w branżowych dyskusjach. Networking to nie tylko okazjonalne kontakty – to stałe budowanie widoczności i pozycji eksperta. Dzięki temu, nawet jeśli jeden klient odejdzie, zawsze będziesz miała możliwość szybkiego zdobycia kolejnych zleceń.
Prowadź swój biznes jak biznes – nie jak dorywcze zajęcie
Wielu osobom wydaje się, że praca jako wirtualna asystentka to po prostu wykonywanie zleceń. Ale jeśli chcesz, by była to stabilna ścieżka zawodowa, musisz myśleć jak przedsiębiorczyni.
To oznacza:
- Jasno określone usługi i cennik
- Umowy zabezpieczające Twoje interesy
- Planowanie finansów i zabezpieczenie się na trudniejsze momenty
- Długofalowe budowanie marki osobistej
Gdy przyjdzie trudniejszy moment – na przykład nagła utrata kluczowego klienta – to, jak sobie poradzisz, zależy od wcześniejszych przygotowań. Jeśli zadbasz o poduszkę finansową i strategię pozyskiwania klientów, unikniesz stresu i będziesz mogła skupić się na odbudowie swojej działalności zamiast działać pod presją. Prowadząc własny biznes, zawsze warto myśleć długofalowo i zabezpieczać się na niespodziewane sytuacje.
Moje rady dla przedsiębiorców, którzy współpracują lub myślą o współpracy z wirtualną asystentką
Współpraca z wirtualną asystentką może znacząco usprawnić prowadzenie biznesu, ale jej sukces zależy od obu stron. Przedsiębiorcy często mają błędne wyobrażenia o tym, jak powinna wyglądać taka współpraca, co prowadzi do nieporozumień i frustracji.
Oto kilka kluczowych wskazówek, które pomogą Ci uniknąć typowych błędów i zbudować efektywną relację z asystentką:
Traktuj wirtualną asystentkę jak partnera biznesowego, a nie „pomoc biurową”
Wirtualna asystentka to nie tylko wykonawca poleceń. To osoba, która może wnieść realną wartość w Twoją firmę. Jeśli dasz jej przestrzeń na inicjatywę, przemyślane podejmowanie decyzji i optymalizację procesów, skorzystasz na tym o wiele bardziej niż wtedy, gdy będziesz traktować ją wyłącznie jako osobę do odhaczania listy zadań.
Jasno określ zakres obowiązków i oczekiwania
Jednym z najczęstszych powodów problemów we współpracy jest brak jasnych ustaleń na początku. Zanim zaczniesz współpracę, dokładnie określ, czego oczekujesz. Jakie zadania będą należeć do asystentki? Jak często chcesz mieć od niej informacje o statusach zleconych zadań? W jakich godzinach będzie dostępna? Im bardziej konkretne będą ustalenia, tym mniej nieporozumień pojawi się po drodze.
Nie oczekuj, że asystentka będzie prowadzić Twój biznes za Ciebie
Wirtualna asystentka może odciążyć Cię w wielu zadaniach, ale nie przejmie za Ciebie pełnej odpowiedzialności za firmę. Jeśli oczekujesz, że będzie podejmować strategiczne decyzje, zarządzać Twoimi klientami i rozwijać biznes w Twoim imieniu, powinieneś znaleźć wspólnika lub zatrudnić managera, a nie asystentkę.
Szanuj jej czas, kompetencje i ustalone granice
Dobra wirtualna asystentka to profesjonalistka, która zna swoją wartość i ustala jasne zasady współpracy. Nie oczekuj, że będzie dostępna o każdej porze dnia i nocy ani że będzie realizować pilne zadania „na już” bez wcześniejszego uprzedzenia. Jeśli umawiacie się na konkretne godziny pracy, respektuj je i nie zakładaj, że odpowie Ci w weekendy czy późnym wieczorem.
Nie każda asystentka będzie idealnie pasować do Twojego stylu pracy – daj sobie czas na dopasowanie
Każdy przedsiębiorca ma inny sposób działania, a każda asystentka ma swoje metody pracy. Nie oczekuj, że od pierwszego dnia wszystko będzie działać perfekcyjnie. Daj sobie i jej czas na dopasowanie, testowanie systemów komunikacji i wypracowanie najlepszych rozwiązań.
Nie zatrudniaj kogoś tylko dlatego, że jest najtańszy
Decydując się na współpracę z wirtualną asystentką, kieruj się jej umiejętnościami, doświadczeniem i podejściem do pracy, a nie tylko ceną. Osoby oferujące bardzo niskie stawki często mają mniejsze doświadczenie, wymagają długiego wdrażania i nie zawsze będą w stanie sprostać Twoim wymaganiom. Inwestycja w doświadczoną osobę pozwoli Ci zaoszczędzić czas i uniknąć frustracji.
Pamiętaj, że dobra współpraca to inwestycja, a nie koszt
Wirtualna asystentka nie jest zbędnym wydatkiem, ale osobą, która może pomóc Ci lepiej zarządzać czasem i skalować Twój biznes. Jeśli podejdziesz do tej współpracy strategicznie, z czasem zobaczysz, że przynosi Ci realne oszczędności – zarówno czasu, jak i pieniędzy.
Na zakończenie
Moja droga do zostania wirtualną asystentką była pełna wyzwań, ale również cennych lekcji. Od pierwszego zlecenia, przez rozwój własnej działalności, aż po założenie agencji VAssistance – każde doświadczenie kształtowało mnie jako przedsiębiorczynię. Praca na własnych zasadach daje mi niezależność, ale wymaga też konsekwencji i świadomych decyzji. Mam nadzieję, że moja historia będzie dla Ciebie inspiracją. :)
A może Ty też myślisz o tej ścieżce? Podziel się swoimi przemyśleniami w komentarzu!
ZAPISZ SIĘ NA MASTEROWY NEWSLETTER
To jedyny taki newsletter w branży freelancerskiej!
Co środę otrzymasz ode mnie przydatne treści, w tym polecenia wartościowych artykułów, filmów na YouTube, podcastów, narzędzi do pracy zdalnej oraz pro-tipów przydatnych freelancerom.
Bądź też na bieżąco z tym, co dzieje się u Asystentki Level Master.
