W dzisiejszym cyfrowym świecie, efektywność i szybkość komunikacji są kluczowe dla zachowania konkurencyjności i produktywności w naszej pracy. Gmail, jako jedna z najpopularniejszych platform do zarządzania e-mailami, oferuje szereg funkcji, które pomagają nam usprawnić codzienną komunikację. Od automatycznych sugestii treści po zaawansowane opcje bezpieczeństwa, Gmail stara się dostarczać narzędzia, które ułatwiają nie tylko zarządzanie skrzynką odbiorczą, ale i zapewniają większą kontrolę nad wysyłanymi wiadomościami.
W tym wpisie zebrałam i opisałam kilka przydatnych funkcji Gmaila, które przyczyniają się do podniesienia efektywności mojej pracy. Sprawdź, czy z nich korzystasz, a jeśli nie, to namawiam, żeby zacząć. :)
1. Sugerowanie treści wiadomości
Dzięki systemom sztucznej inteligencji, Gmail może sugerować słowa lub zdania podczas pisania wiadomości mailowych. Gdy zaczynasz pisać e-mail, Gmail analizuje kontekst i treść Twojej wiadomości, a następnie na bieżąco proponuje dokończenia zdań, które mogą pasować do rozpoczętego przez Ciebie tekstu. Sugerowane dokończenia są wyświetlane jaśniejszym kolorem tekstu i można je zaakceptować, naciskając klawisz “Tab” na klawiaturze, co automatycznie wstawia sugestię do wiadomości. Funkcja ta jest zdolna do adaptowania się do stylu pisania użytkownika, co z czasem może prowadzić do coraz trafniejszych sugestii.
Jak włączyć tę funkcję:
Przejdź do ustawień Gmaila – kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu i wybierz Zobacz wszystkie ustawienia. Znajdziesz się automatycznie w zakładce Ogólne. Przewiń w dół do sekcji Inteligentne tworzenie wiadomości i zaznacz opcję Włącz sugerowanie tekstu. Poniżej znajdziesz też sekcję Personalizowanie Inteligentnego tworzenia wiadomości. Tu warto również zaznaczyć Personalizowanie włączone.
2. Korzystanie z szablonów odpowiedzi
Funkcja tworzenia szablonów wiadomości w Gmail, pozwala użytkownikom zapisywać określone formaty i treści wiadomości e-mail, aby móc je później łatwo używać jako bazę dla kolejnych wiadomości. Jest to niezwykle przydatne narzędzie dla osób często wysyłających e-maile o podobnej treści – na przykład wyceny dla swoich klientów, czy ogólne oferty.
Jak aktywować tę funkcję:
Przejdź do ustawień Gmaila – kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu, a następnie wybierz Zobacz wszystkie ustawienia. Otwórz zakładkę Zaawansowane – znajdziesz ją w górnej części menu ustawień. Aktywuj sekcję Szablony oznaczając Włącz i zapisz zmiany na dole strony.
Jak tworzyć i używać szablonów?
Po aktywowaniu funkcji, możesz tworzyć i zarządzać szablonami według poniższych kroków:
- Tworzenie nowego szablonu: Otwórz okno nowej wiadomości, wpisz treść, którą chcesz zapisać jako szablon. Kliknij trzy pionowe kropki w prawym dolnym rogu okna wiadomości. Wybierz Szablony, a następnie Zapisz wersję roboczą jako szablon -> Zapisz jako nowy szablon. Nadaj szablonowi nazwę i zatwierdź.
- Używanie szablonu: Aby użyć zapisanego szablonu, rozpocznij tworzenie nowej wiadomości. Kliknij trzy pionowe kropki i wybierz Szablony. Wybierz nazwę szablonu, który chcesz użyć, z sekcji Wstaw szablon. Szablon zostanie automatycznie wstawiony do treści wiadomości.
- Edytowanie szablonu: Aby edytować istniejący szablon, wstaw go do nowej wiadomości. Dokonaj potrzebnych zmian, a następnie ponownie wybierz Szablony -> Zapisz wersję roboczą jako szablon. Wybierz szablon, który chcesz zaktualizować, i zatwierdź zmiany.
Przykłady wykorzystania:
- przygotowywanie szablonów ofert – pozostaje tylko wprowadzenie drobnych zmian i mamy gotowego maila do wysłania
- odpowiadanie na często zadawane pytania klientów
- wysyłanie gotowej wiadomości przy podpisywaniu umowy z klientem
- wysyłanie maili z fakturami
3. Cofanie wysyłki
Funkcja cofania wysyłki w Gmail to opcja, która umożliwia użytkownikowi anulowanie nadanej wiadomości e-mail w krótkim czasie po jej wysłaniu.
Po kliknięciu Wyślij, na dole ekranu pojawia się pasek z informacją, że wiadomość została wysłana, wraz z opcją Cofnij. Gmail zatrzymuje wysłaną wiadomość na określony przez Ciebie czas (5, 10, 20 lub 30 sekund), dając Ci możliwość anulowania wysyłki.
Aby skorzystać z tej opcji, musisz ją najpierw aktywować w ustawieniach Gmaila. Możesz to zrobić, przechodząc w Ustawienia (ikonka koła zębatego) -> Zobacz wszystkie ustawienia -> Ogólne. W sekcji Cofnij wysyłanie znajdziesz opcję do ustalenia czasu, przez który możesz anulować wysłaną wiadomość. Następnie zapisz zmiany na dole strony.
Przykłady wykorzystania:
- poprawienie błędów ortograficznych, które wyłapiesz już po kliknięciu Wyślij
- zorientowanie się, że wybrałeś nieodpowiedniego odbiorcę lub nie załączyłeś dodatkowej osoby
- przypominasz sobie, że coś jeszcze powinno zostać napisane w wiadomości
4. Wysyłanie maili w trybie poufnym
Funkcja wysyłania maili w trybie poufnym w Gmail to zaawansowana opcja zabezpieczeń, która pozwala na kontrolę nad treścią wysyłanych wiadomości e-mail. Dzięki niej nadawca ma możliwość ustalenia ograniczeń dotyczących tego, co odbiorca może zrobić z otrzymaną wiadomością – na przykład zabronić jej przekazywania, kopiowania, drukowania czy pobierania. Ponadto, funkcja umożliwia ustawienie daty wygaśnięcia dla wysłanej wiadomości, po której treść maila staje się niedostępna dla odbiorcy. Może także wymagać od odbiorcy wprowadzenia kodu dostępu przesłanego SMS-em lub e-mailem, by móc odczytać treść wiadomości.
Jak użyć tej funkcji?
Podczas pisania nowego e-maila w Gmail, kliknij ikonę zegara z zamkiem na dole panelu tworzenia wiadomości, aby aktywować tryb poufny. Po aktywacji, możesz ustawić datę wygaśnięcia wiadomości, po której nie będzie ona już dostępna dla odbiorcy, oraz zdecydować, czy wymagać od odbiorcy kodu dostępu. Jeśli wybierzesz opcję wymagania kodu dostępu, możesz określić, czy kod ma zostać wysłany przez SMS czy e-mail. W przypadku SMS, musisz podać numer telefonu odbiorcy.
Dlaczego warto używać trybu poufnego?
Jest to idealne rozwiązanie, gdy potrzebujesz wysłać informacje wymagające dodatkowej ochrony, takie jak dane osobowe, informacje finansowe czy poufne dane biznesowe. Możliwość ustawienia daty wygaśnięcia pozwala na automatyczne usunięcie wiadomości po określonym czasie, co jest przydatne w przypadku informacji, które nie powinny być przechowywane dłużej niż jest to konieczne.
Warto pamiętać, że mimo wielu zalet, tryb poufny nie jest w stanie całkowicie zapobiec kopiowaniu lub udostępnianiu treści. Odbiorcy nadal mogą robić zdjęcia ekranu wiadomości lub używać innych metod do zapisania treści przed jej wygaśnięciem. Nie zapewnia więc pełnej ochrony przed wszystkimi formami nieautoryzowanego udostępniania, ale stanowi dodatkową warstwę bezpieczeństwa dla ważnych informacji.
5. Funkcja “Wyślij jako”
Funkcja Wyślij jako w Gmail pozwala użytkownikom wysyłać e-maile z różnych adresów lub aliasów z jednego konta Gmail. Jest to przydatne dla osób, które posiadają kilka adresów e-mail (na przykład osobisty, służbowy czy do projektów specjalnych) i chcą zarządzać nimi z jednego miejsca, bez konieczności przełączania się między różnymi kontami.
Używając tej funkcji, możesz dodać do swojego konta Gmail dodatkowe adresy e-mail, z których będziesz mógł/mogła wysyłać wiadomości. Gdy skonfigurujesz tę opcję, podczas tworzenia nowej wiadomości będziesz miał/a możliwość wybrania, z którego adresu e-mail chcesz ją wysłać.
Jak skonfigurować funkcję “Wyślij jako”?
Otwórz ustawienia Gmaila – kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu i wybierz Zobacz wszystkie ustawienia. Przejdź do zakładki Konta – znajdziesz ją w górnej części menu ustawień. W sekcji Wyślij jako kliknij Dodaj inny adres e-mail. Wprowadź informacje o adresie e-mail: podaj nazwę i adres e-mail, z którego chcesz wysyłać. Możesz również zdecydować, czy chcesz traktować ten adres jako alias. Skonfiguruj serwer SMTP. To wymaga podania nazwy użytkownika, hasła, serwera SMTP i portu. Gmail wyśle wiadomość z linkiem weryfikacyjnym na dodany adres e-mail. Musisz kliknąć ten link lub wprowadzić kod weryfikacyjny, aby potwierdzić, że masz uprawnienia do korzystania z tego adresu.
6. Odkładanie wiadomości na później
Funkcja odkładania wiadomości na później pozwala użytkownikom tymczasowo ukryć wiadomości z ich skrzynki odbiorczej, aby mogły one ponownie się pojawić w wyznaczonym, późniejszym czasie. Jest to szczególnie przydatne, gdy otrzymujesz e-mail, którym chcesz się zająć później, ale obawiasz się, że możesz o nim zapomnieć.
Kiedy odkładasz wiadomość na później, jest ona tymczasowo usuwana ze skrzynki odbiorczej i przechowywana w specjalnej sekcji Odłożone, by automatycznie pojawić się z powrotem w wyznaczonym czasie. Jest to bardzo przydatna funkcja gdy organizujesz swoją skrzynkę za pomocą metodologii Inbox 0.
7. Kropki i plusy w adresach e-mail
Funkcja ta jest jedną z mniej znanych, ale bardzo użytecznych opcji, które oferuje ten klient pocztowy. Pozwala ona na lepszą organizację korespondencji i ułatwia zarządzanie subskrypcjami oraz filtrowanie wiadomości.
Gmail ignoruje kropki w nazwach adresów e-mail. Oznacza to, że adresy e-mail takie jak jan.kowalski@gmail.com, jankowalski@gmail.com i jan.k.owalski@gmail.com są traktowane jako ten sam adres.
Z kolei dodając plus (+) i dowolny ciąg znaków po swoim nazwisku, ale przed @gmail.com, tworzysz unikalny adres, który również kieruje wiadomości do Twojej głównej skrzynki odbiorczej. Gmail ignoruje ten dodatkowy ciąg znaków, co pozwala na tworzenie nieograniczonej liczby unikalnych adresów e-mail, które są traktowane jako Twój główny adres.
Przykłady wykorzystania:
- Możesz używać różnych wariantów swojego adresu e-mail podczas rejestracji na różnych stronach, aby łatwiej zarządzać, skąd otrzymujesz wiadomości. Na przykład, używając jan.kowalski@gmail.com przy rejestracji na portalach zakupowych, a jankowalski@gmail.com na stronach, które używasz do spraw służbowych. Możesz utworzyć filtry w Gmail, które automatycznie sortują przychodzące wiadomości na podstawie użytego adresu e-mail.
- Możesz subskrybować różne serwisy, używając adresów takich jak jankowalski+news@gmail.com dla newsletterów, jankowalski+shopping@gmail.com dla ofert sklepów itd. To ułatwia organizację subskrypcji i ustawianie filtrów dla przychodzących wiadomości.
- Jeśli obawiasz się, że strona może sprzedawać Twoje dane, użyj adresu z dodatkowym identyfikatorem, np. jankowalski+websitename@gmail.com. Jeżeli otrzymasz spam na ten adres, będziesz wiedział, która strona jest źródłem problemu.
8. Priorytetyzacja wyświetlanych wiadomości
Funkcja sortowania wiadomości w Gmail pozwala użytkownikom na efektywną organizację swojej skrzynki odbiorczej poprzez automatyczne grupowanie, filtrowanie i priorytetyzowanie wiadomości. Chociaż Gmail nie oferuje tradycyjnego “sortowania” znanego z innych klientów pocztowych, jak sortowanie według daty, nadawcy czy tematu, to jednak zapewnia mnóstwo dodatkowych rozwiązań do zarządzania wiadomościami, takie jak etykiety, filtry i wyszukiwanie zaawansowane, które umożliwiają skuteczne sortowanie wiadomości.
Etykietowanie pozwala na kategoryzowanie wiadomości według zdefiniowanych przez użytkownika kryteriów. Możesz np. utworzyć etykiety dla różnych projektów, nadawców lub typów wiadomości.
Filtry w Gmail umożliwiają automatyczne stosowanie akcji do przychodzących wiadomości, np. przypisywanie etykiet, archiwizowanie, oznaczanie jako przeczytane, przesyłanie dalej czy usuwanie. Filtry można tworzyć na podstawie różnych kryteriów, takich jak nadawca, odbiorca, temat wiadomości czy zawarte w niej słowa.
Przykłady wykorzystania:
- Automatyczne kategoryzowanie projektów: Możesz ustawić filtry, aby wszystkie wiadomości związane z konkretnym projektem były automatycznie oznaczane odpowiednią etykietą. To pozwala na szybkie odnalezienie wszystkich e-maili dotyczących danego projektu.
- Zarządzanie subskrypcjami: Utwórz etykietę Newslettery i filtr, który wszystkie wiadomości zawierające słowo “subskrypcja” automatycznie przydziela do tej kategorii.
Wyszukiwanie zaawansowane – Gmail oferuje także rozbudowane opcje wyszukiwania, pozwalające na efektywne sortowanie wiadomości poprzez wyszukiwanie ich według konkretnych kryteriów. Możesz na przykład wyszukiwać wiadomości od określonego nadawcy z danego okresu, zawierające pewne słowa w treści czy z załącznikami określonego typu.
Przykłady wykorzystania:
- Wyszukiwanie wiadomości od konkretnego nadawcy: Użyj operatora “from:” aby znaleźć wszystkie wiadomości od określonej osoby.
- Znajdowanie wiadomości z załącznikami: Operator “has:attachment” pomoże Ci szybko odnaleźć wszystkie e-maile zawierające załączniki.
- Filtrowanie według daty: Możesz użyć operatorów “before:”, “after:” lub “within:” aby znaleźć wiadomości z konkretnego zakresu dat.
9. Skróty klawiszowe
Skróty klawiaturowe w Gmail pozwalają na szybką i efektywną obsługę skrzynki pocztowej bez konieczności użycia myszki. Używanie ich może znacznie przyspieszyć Ci pracę.
Aby włączyć skróty, przejdź do Ustawienia -> Ogólne, a następnie włącz skróty klawiszowe. Skróty możesz dostosować do własnych potrzeb poprzez menu Zaawansowane i zaznaczenie opcji Niestandardowe skróty klawiszowe.
Listę skrótów do Gmail znajdziesz TUTAJ.
10. Łatwe rezygnowanie z subskrypcji
Funkcja szybkiego rezygnowania z subskrypcji w Gmail pozwala użytkownikom łatwo zrezygnować z otrzymywania newsletterów i innych masowych wiadomości e-mailowych bez konieczności przeszukiwania treści wiadomości w poszukiwaniu małego, często ukrytego linku do rezygnacji.
Gmail umieszcza opcję Anuluj subskrypcję na górze wiadomości, obok adresu nadawcy oraz po prawej stronie przy poszczególnych mailach na głównej liście wszystkich wiadomości.
Na zakończenie
Znajomość i wykorzystanie funkcji oferowanych przez Gmail może znacząco podnieść efektywność komunikacji e-mailowej oraz zarządzania czasem i informacjami w kontekście pracy zdalnej. Od prostych rozwiązań, jak sugestie treści czy tworzenie szablonów, po zaawansowane opcje, takie jak tryb poufny czy zarządzanie wieloma adresami e-mail z jednego konta, Gmail oferuje szeroki wachlarz możliwości. Dzięki tym funkcjom możemy nie tylko oszczędzić czas, ale również zwiększyć bezpieczeństwo naszych danych i poprawić organizację pracy. Wykorzystanie tych narzędzi pozwoli każdemu użytkownikowi dostosować swoją skrzynkę odbiorczą do indywidualnych potrzeb, co jest kluczowe w dynamicznie zmieniającym się środowisku pracy.
